onapply BMS
Funktionshandbuch

Alle Funktionen im Überblick.
Alle Antworten auf Ihre Fragen.

Alle Funktionen, alle Antworten

Mit onapply können Sie kinderleicht Stellenanzeigen erstellen, auf über 1.600 Jobbörsen schalten und in sozialen Netzwerken teilen. Gestalten Sie individuelle Bewerbungsformulare, versenden Sie automatische Eingangsbestätigungen und erhalten Sie eine mobiloptimierte Karriereseite. Teilen Sie Bewerberprofile mit Ihren Kollegen, versenden Sie Massenemails, legen Sie Rekrutierungsteams an und nutzen Sie Statistiken um Ihr Anzeigenbudget zu optimieren.
Hier finden Sie alle Funktionen im Überblick. So finden Sie im Handumdrehen die richtigen Mitarbeiter!

onapply BMS Funktionen

Einstellungen

Profil
Organisation
Design
Karriereseite
E-Mail

Ausschreibungen

Dashboard / Übersicht über Ihre Ausschreibungen
Erstellen einer Stellenanzeige
Stellenanzeigen Baukasten

Karriereseite

Bearbeitung der Karriereseite

Bewerbungen

Dashboard / Übersicht über Ihre Bewerbungen
Detailansicht Bewerber
Bewerbungen manuell hinzufügen

Kalender

Bewerber einladen
Wunderschöne Funktion

Statistiken

Dashboard

Einstellungen

Profil

Im Profil-Reiter der Einstellungen können Sie Ihre persönlichen Daten hinterlegen und Ihr onapply Passwort festlegen.

Hier haben Sie außerdem die Möglichkeit, unseren Newsletter zu abonnieren oder Ihr Profil zu löschen (was uns sehr traurig machen würde).

Organisation

Unter dem Reiter "Organisation" haben wir mehrere Funktionen versteckt, die wir hier im Einzelnen durchgehen werden.

Unternehmensdaten

In diesem Bereich können Sie Ihre Unternehmensdaten hinterlegen.

Wenn Sie eine URL zu Ihrem Impressum angeben, wird dieses auf Ihrer Karriereseite verlinkt.

Im Feld "Preispaket" können Sie jederzeit sehen, welche onapply Edition Sie gerade nutzen.

Benutzer

Achtung: Diese Funktion können Sie nur nutzen, wenn Sie die Personaler-, Manager-, oder Team-Edition gebucht haben.

Sie müssen onapply nicht allein nutzen, sondern können dieses Erlebnis auch mit Ihren Kollegen teilen. Wie das geht? Ganz einfach!
Klicken Sie einfach auf das gelbe Pluszeichen um Ihre Kollegen einzuladen.

Je nachdem, welche Freiheiten Ihre Kollegen haben sollen, haben Sie hier die Möglichkeit, Rollen zu vergeben.
Vom Betrachter bis zum Administrator ist alles dabei.

Eine persönliche Nachricht dazu und schwupps, kann Ihr Team mit Ihnen zusammen onapply nutzen.

Bewerbungsphasen

Achtung: Diese Funktion können Sie nur nutzen, wenn Sie die Personaler-, Manager-, oder Team-Version gebucht haben.

Um Ihnen die Kommunikation mit Ihren Bewerbern zu erleichtern, haben Sie die Möglichkeit, in onapply Ihren individuellen Bewerbungsprozess mit bis zu acht Bewerbungsphasen abzubilden. Sie sehen dann in der Bewerbungsübersicht direkt, welchen Status ein Bewerber hat oder können die Filter-Funktion nutzen um sich alle Bewerber, die sich in einer bestimmten Bewerbungsphase befinden, anzeigen zu lassen. So können Sie zum Beispiel allen Bewerbern mit dem Status "Absage" eine Absage per Email zukommen lassen.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie den Bewerbungsprozess in den Einstellungen verändern, erhalten alle existierenden Bewerbungen den Status "neu".

Allgemeine Einstellungen

Hier können Sie festlegen, ob Sie Bewerbungsemails mit Anhängen erhalten möchten. Falls dem nicht so ist, entfernen Sie einfach das Häkchen mit einem Klick.

Design

Hier können Sie Ihr Firmenlogo hochladen und Ihre CI-Farben hinterlegen.

Idealerweise hat Ihr Logo mindestens eine Größe von 200x200 Pixeln.

Karriereseite

Hier können Sie Ihre persönliche Karriereseite bearbeiten.

Der Vorteil einer onapply Karriereseite ist, dass Sie Ihre erstellten Ausschreibungen ganz einfach selbst anhand des "Status" in der Ausschreibungsübersicht on- und offline nehmen können. Sie benötigen dazu keine Hilfe Ihrer IT-Abteilung.

Oben finden Sie die URL zu Ihrer Karriereseite. Diese wurde bereits bei der Registrierung mit der Angabe Ihrer Homepage festgelegt. Sollten Sie diese URL nochmal ändern wollen, melden Sie sich bitte bei uns.

Sie können ein Bild für Ihre Karriereseite hochladen. Dieses sollte eine Größe von
1200 x 400 Pixel haben.

Hier ist außerdem Platz für einen kleinen "Über uns" Text. Lassen Sie Ihrer Kreativität freien Lauf und erzählen Sie Ihren Bewerbern, was sie über Ihr Unternehmen wissen sollten.

Möchten Sie ihre Karriereseite mit Google Analytics tracken?
Dann können Sie hier Ihren Trackingcode eingeben, diesen finden Sie in Ihrem Google Analytics Konto.

E-Mail

Unter E-Mail finden Sie Ihre E-Mail Vorlagen.

Damit Sie nicht vor dem Nichts stehen, haben wir bereits ein paar Standardvorlagen angelegt, die Sie anpassen und für sich nutzen können.

Um eine neue Vorlage anzulegen, klicken Sie einfach auf das gelbe Pluszeichen und es öffnet sich der Vorlagen-Editor. Zunächst geben Sie Ihrer Vorlage einen Namen und eine Beschreibung, die dann in der Übersicht angezeigt werden. Im nächsten Schritt geben Sie die Absender E-Mail Adresse ein und legen einen Betreff fest. 

Nutzen Sie das Variablen Drop-Down Menü um Variablen wie z. B. den Namen des Bewerbers, Ihre Unternehmensadresse oder verschiedene Einladungen hinzufügen. So brauchen Sie bei einer Änderung in Ihrer Unternehmensadresse nicht jede Vorlage einzeln abändern und können (in der Manager und Team Version) personalisierte Massenemails versenden.

Im Textfeld können Sie Ihre Mail ausformulieren und formatieren. Unter "Vorschau" können Sie sich jederzeit anschauen, wie Ihre Vorlage aktuell aussieht.

Unter "Automatisierte Vorlagen" finden Sie Vorlagen, die automatisch vom System verschickt werden. Dazu zählt die Eingangsbestätigung, die an jeden Bewerber versendet wird. Natürlich können Sie auch diese Vorlagen abändern und anpassen.

Darunter finden Sie alle E-Mail Adressen, die von Ihnen angelegt wurden. Auch hier können Sie über das gelbe Pluszeichen ganz einfach neue Adressen hinzufügen.

Ausschreibungen

Dashboard / Übersicht über Ihre Ausschreibungen

Beim Klick auf "Ausschreibungen" kommen Sie auf eine Übersicht all Ihrer Ausschreibungen. Hier sehen Sie auf den ersten Blick, welche Ausschreibungen momentan online sind und wie viele Bewerbungen jeweils eingegangen sind. Durch einen Klick auf Ausschreibungstitel, Stadt oder Bewerbungsschluss können Sie sich die Ausschreibungen nach dem entsprechenden Kriterium sortiert anzeigen lassen. Mit einem Klick auf "Stauts" können Sie sich außerdem alle Ausschreibungen die gerade on- bzw. offline sind, anzeigen lassen. Sie können auch einen Begriff in der Suchleiste oberhalb eingeben oder über das Dropdown-Feld die Position auswählen, die angezeigt werden soll.

Das Dashboard ist das Herzstück Ihrer Ausschreibungen. Von hier aus können Sie in Ihre bestehenden Stellenausschreibungen gehen, diese ändern, teilen oder löschen, und Sie können neue Ausschreibungen erstellen.

Erstellen einer Stellenausschreibung

Mit einem Klick auf das gelbe Plus-Zeichen auf ihrem Homescreen oder in der Ausschreibungsübersicht können Sie in wenigen Minuten eine neue Stelle ausschreiben.

Im ersten Schritt legen Sie den Ausschreibungstitel, die Abteilung, der die Vakanz zugeordnet wird, den Bewerbungsschluss sowie den Standort, an dem die Position zu besetzen ist, fest. Hier können Sie außerdem festlegen, wer in die Besetzung der Position mit einbezogen werden soll. Geben Sie dazu die Emailadressen aller Personen die mit der Rekrutierung für diese Position betraut sind ein. Sie werden später bei Eingang einer neuen Bewerbung benachrichtigt und haben Zugriff auf alle eingegangenen Bewerbungen für diese Ausschreibung.

Im zweiten Schritt können Sie die Stellenausschreibung einstellen. Für das beste Ergebnis empfehlen wir den Editor. Sie können jedoch auch ein PDF hochladen oder sogar ganz ohne Stellenausschreibung fortfahren (das macht Sinn, wenn Sie nur das Formular benutzen möchten).

Nun geht es im dritten Schritt darum, das Bewerbungsformular zu erstellen. Hier können Sie beim Bewerber alle relevanten Informationen abfragen, die Sie benötigen. Wir haben gelernt, dass zwei bis drei Fragen am besten funktionieren. Wenn Sie dem Bewerber im Rahmen von Dropdown- oder Checkbox-Fragen mehrere Antwortmöglichkeiten geben, können Sie die Antworten gewichten. Geben Sie der Antwortmöglichkeit, die Ihren Anforderungen am meisten entspricht, die höchste Gewichtung, und den anderen Antwortmöglichkeiten eine entsprechend niedrigere Gewichtung. onapply BMS errechnet anhand dieser Gewichtung, zu wie viel Prozent ein Bewerber Ihren Anforderungen entspricht. Diese Zahl sehen Sie später in der Bewerberübersicht und können dadurch besser geeignete Bewerber priorisieren und Ihre Zeit besser einteilen.

Bevor Ihre Stellenanzeige live geschaltet wird, können Sie sie im vierten Schritt überprüfen.

Alles richtig? Dann können Ihre Stellenanzeige und Ihr Formular das Licht der Welt erblicken. Die Anzeige ist automatisch auf Ihrer onapply Karriereseite zu sehen. Wenn Sie die Anzeige lieber erstmal als Entwurf speichern möchten, können Sie in der Ausschreibungsübersicht den Status auf offline setzen. Bereit für die Bewerbungen? Dann teilen Sie den Link zu Ihrer Ausschreibung jetzt in den sozialen Medien oder senden Sie ihn zusammen mit dem Link zum Bewerbungsformular z. B. an Ihre Ansprechperson bei onapply oder direkt an die Jobbörse, auf der Sie Ihre Anzeige schalten möchten.

Mit onapply haben Sie die Möglichkeit, Ihre Anzeigen direkt aus dem System heraus zu buchen. Dazu vereinbaren Sie mit uns Festpreise für die Jobbörsen Ihrer Wahl oder erwerben ein Anzeigenkontingent. Jetzt können Sie nach dem Erstellen Ihrer Ausschreibung unter "teilen" direkt auswählen, auf welcher Jobbörse Sie Ihre Anzeige schalten möchten. Unser Anzeigenservice wird benachrichtigt und leitet alles für Sie in die Wege. So sparen Sie noch mehr Zeit für die Anzeigenschaltung.

Stellenanzeigen Baukasten

Unser Stellenanzeigen Baukasten ermöglicht es Ihnen, mit wenigen Klicks eine gute Stellenanzeige zu erstellen.

Hierzu erstellen Sie einfach eine neue Ausschreibung und wählen "Stellenanzeigen Baukasten".
Jetzt gibt es 2 Möglichkeiten zur Auswahl: 1-spaltig und 2-spaltig, ganz klassische Stellenanzeigen-Designs. Ist die Wahl für ein Design gefallen, können Sie auch schon anfangen, die einzelnen Bereiche mit Leben zu füllen.

Warum sollten Sie den Stellenanzeigen Baukasten benutzen?
Mit unserem Baukasten können Sie Stellenanzeigen direkt im HTML-Format erstellen, nicht mehr als PDF. Und das hat folgende Vorteile:

1. Ihre Stellenanzeigen sind schöner: Die Stellenanzeige passt sich wegen des HTML-Formats automatisch an die Größe des Browsers Ihrer Bewerber an, dadurch fällt lästiges Zoomen und Scrollen weg.

2. Ihre Stellenanzeigen sind mobiloptimiert: Alle Anzeigen sind 100% mobiloptimiert. Das gewährleistet, dass Ihre Bewerber Ihre Anzeigen immer und überall anschauen können, auch mit dem Smartphone. Wie bei Punkt 1 fallen hier Zoomen und Scrollen weg.

3. Ihre Stellenanzeigen und Karriereseite sind für die Google-Suche optimiert: Durch das HTML-Format machen wir es dem Google-Bot einfach, Ihre Stellenanzeige zu crawlen und zu indexieren. So werden Sie überall gefunden. Das gilt für Stellenanzeigen wie für die Karriereseite.

4. Schnelleres Schalten auf Jobbörsen: Da Ihre Anzeige jetzt in HTML vorliegt, reicht es, Ihrem onapply Account Manager einfach den Link zu schicken. Diesen können wir dann direkt zur Bearbeitung an die Jobbörsen schicken.


Viel Spaß mit unserem Stellenanzeigen Baukasten!
Bei Fragen oder Problemen stehen wir Ihnen natürlich jederzeit zur Verfügung. Sie erreichen uns unter der TELEFONNUMMER!

Bewerbungen

Dashboard / Übersicht über Ihre Bewerbungen

Mit einem Klick auf "Bewerbungen" kommen Sie in die Übersicht über alle eingegangenen Bewerbungen auf Ihre Ausschreibungen. Hier sehen Sie auf den ersten Blick, wenn neue Bewerbungen eingegangen sind und den Status aller vorliegenden Bewerbungen. Von hier aus ist es möglich, Massenemails zu schreiben oder den Status mehrerer Bewerber gleichzeitig zu ändern. Ebenfalls können Sie nach einzelnen Bewerbern suchen, Bewerber bewerten, ablehnen oder zum Gespräch einladen.

Detailansicht Bewerber

Wenn Sie in Ihrem Dashboard auf den Namen eines einzelnen Bewerbers klicken, kommen Sie in seine Detailansicht.

Anhand der Sterne neben dem Namen des Bewerbers könne Sie eine Bewertung abgeben. In der Bewerbungsübersicht wird die durchschnittliche Bewertung des Bewerbers angezeigt.

Klicken Sie auf die drei Punkte oben rechts im Bewerberprofil, um verschiedene Aktionen durchzuführen. Hier können Sie den Bewerber in eine andere Bewerbungsphase verschieben oder ihn als Absage markieren. Sie können ihm eine individuelle Email oder eine Emailvorlage senden oder ihn zu einem telefonischen oder persönlichen Bewerbungsgespräch einladen, das Profil mit einem Kollegen teilen, eine nachträglich eingereichte Datei hinzufügen oder die Bewerbung löschen.

Welche dieser Aktionen mit dem Bewerber bereits durchgeführt wurden, beispielsweise welche Bewertungen gemacht und welche Emailvorlagen verschickt wurden, können Sie im Bewerberprofil weiter unten nachverfolgen.

Außerdem können Sie die Einzelheiten aus seinem Fragebogen sehen und, falls Sie bei der Erstellung des Fragebogens Gebrauch von der Gewichten-Funktion gemacht haben, wie hoch das Matching mit Ihren Ansprüchen ist. Hier werden auch hochgeladene Dateien, z. B. der CV, angezeigt.

Bewerbungen manuell hinzufügen

Falls sich eine Bewerbung nicht über onapply BMS herinkommt, sonder z. B. per Email oder per Post, haben Sie die Möglichkeit, Bewerbungen manuell hinzuzufügen. Hierzu klicken Sie einfach im Bewerbungen-Dashboard auf das gelbe Pluszeichen.
Im folgenden Ablauf können Sie
  • die passende Ausschreibung auswählen
  • die Bewerberdaten eintragen
Der manuell eingetragene Bewerber taucht nun gemeinsam mit den anderen im Dashboard auf und kann von Ihnen so behandelt werden, als wäre die Bewerbung über das System eingetroffen.

Kalender

Bewerber einladen

Über unseren Kalender können Sie Bewerber zum Telefoninterview oder Vorstellungsgespräch einladen. Einfach auf das gelbe Pluszeichen klicken und los geht's!

Termin

1. Geben Sie den Titel des Termins ein. Wenn Sie möchten, können Sie hier auch eine kurze Beschreibung eingeben, damit alle Teilnehmenden wissen, worum es bei dem Gespräch geht.

2. Wählen Sie den Bewerber aus, mit dem das Gespräch geführt werden soll. Anschließend geben Sie die E-Mail Adressen aller teilnehmenden Personen aus Ihrem Unternehmen an, die beim Termin dabei sein sollen.

3. Setzen Sie ein Datum, Zeit und Ort für das Gespräch.

E-Mail an Bewerber

Im nächsten Schritt wird die E-Mail an den Bewerber formuliert.

Hier haben Sie die Möglichkeit, eine Vorlage zu wählen (und anzupassen) oder eine vollkommen neue Mail zu schreiben.

Wenn Sie eine Vorlage benutzen wollen, wählen Sei einfach aus dem Dropdown-Menü die passende Mail aus.

Mit einem Klick auf den Vorschau-Button können Sie sich die fertige Mail vor dem Versand nochmal durchlesen und ggf. korrigieren.

Statistiken

Dashboard

Klicken Sie im oberen Menü auf den Punkt "Statistiken", gelangen Sie zunächst auf eine Übersichtsseite, auf der all Ihre Ausschreibungen zu sehen sind. Hier können Sie nach einzelnen Stellen suchen oder einfach aus der großen Liste auswählen. Angezeigt werden Ausschreibungen, deren Bewerbungsfrist bereits abgelaufen ist und solche, die noch aktiv sind.

In dieser Ansicht können Sie nach Ausschreibungstitel und nach Bewerbungsschluss sortieren. In der dritten Spalte sehen sie die Zahl der eingegangenen Bewerbungen. Mit einem Klick auf den Ausschreibungstitel gelangen Sie in die jeweiligen Statistiken der ausgewählten Ausschreibung.

Im Statistikbereich finden Sie folgende Informationen über Ihre Ausschreibung und die eingegangenen Bewerbungen:
Funktionen gleich benutzen!
HQ - Deutschland
On-apply GmbH
Solmsstraße 83
60486 Frankfurt am Main

Tel.: +49 (0)69 348 7986 0
Fax : +49 (0)69 348 7986 10
E-Mail: 
Impressum AGBs Nutzungsbedingungen Datenschutz
HQ - USA
onapply
720 University Ave 
Palo Alto, CA 94301

E-Mail: 
www.onapply.com