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onapply bms
Funktionshandbuch

Alle Funktionen im Überblick.
Alle Antworten auf Ihre Fragen.

Alle Funktionen, alle Antworten

Mit onapply bms können Sie kinderleicht Stellenanzeigen erstellen, auf Jobbörsen schalten und in sozialen Netzwerken teilen. Gestalten Sie individuelle Bewerbungsformulare und erhalten Sie eine mobil-optimierte Karriereseite. Teilen Sie Bewerberprofile mit Ihren Kollegen, versenden Sie automatische Eingangsbestätigungen und personalisierte Serienmails, legen Sie Rekrutierungsteams an und nutzen Sie Statistiken, um Ihr Anzeigenbudget zu optimieren.

Hier finden Sie alle Funktionen im Überblick.
So finden Sie im Handumdrehen die richtigen Mitarbeiter!

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Dashboard

Auf dem Dashboard erhalten Sie einen übersichtlichen und klar strukturierten Überblick über alle wichtigen Daten.

Folgende Daten haben Sie direkt nach dem Login auf dem Schirm:
• Ausschreibungen
• Bewerbungen
• Aufgaben
• Nachrichteneingang


Ausschreibungen

Bewahren Sie mit Hilfe des Dashboards stets einen Überblick über alle aktiven Ausschreibungen und über die bald ablaufenden Ausschreibungen.


Bewerbungen

Hier sehen Sie auf einen Blick, wenn neue Bewerbungen eingegangen sind, sowie die Anzahl der Bewerbungen in den jeweiligen Phasen.


Aufgaben

Im Dashboard erscheinen alle offenen ToDo’s. Mit der Übersicht aller offenen Aufgaben wird die Zusammenarbeit mit Ihrem Team noch einfacher und schneller.


Eingang

Im Eingang erhalten Sie eine Übersicht über alle Kommentar-Erwähnungen, Feedback-Anfragen und Feedbacks. Somit müssen Sie nicht mehr sofort auf die Feedback E-Mail reagieren, sondern können im Dashboard alle Benachrichtigungen sehen und der Reihe nach abarbeiten. Sobald Sie eine Benachrichtigung anklicken, verschiebt sie sich in "Letzte Anzeigen".

Einstellungen

Sie finden die Einstellungen im Menü links oben in der Ecke, gekennzeichnet durch ein Hamburger-Menü-Icon.

Über die Einstellungen können Sie folgende Reiter ansteuern:
• Ihr Profil
• Organisation
• Design
• Karriereseite
• E-Mail

Ihr Profil: Persönliche Daten & Passwort

Im Profil-Reiter der Einstellungen können Sie Ihre persönlichen Daten hinterlegen und Ihr onapply Passwort festlegen oder ändern.

Hier haben Sie außerdem die Möglichkeit, unseren Newsletter zu abonnieren oder Ihr Profil zu löschen (was uns sehr traurig machen würde).

Organisation

Unter dem Reiter "Organisation" gelangen Sie zu folgenden Funktionen:
• Unternehmensdaten
• Benutzer
• Bewerbungsphasen
• allgemeine Einstellungen


Unternehmensdaten

In diesem Bereich können Sie Ihre Unternehmensanschrift und Webseite hinterlegen. Wenn Sie eine URL zu Ihrem Impressum angeben, wird dieses auf Ihrer Karriereseite verlinkt. Im Feld "Ihre Edition" können Sie jederzeit sehen, welche onapply Edition (Personaler, Manager, Team) Sie gerade nutzen.


Benutzer

Holen Sie Ihre Kollegen mit an Bord und verwalten Sie sie. Klicken Sie einfach auf das orangene Pluszeichen, um Ihre Kollegen einzuladen.

Unter Bereich können Sie eingeben, in welcher Abteilung der Benutzer arbeitet (nur für Ihre Übersichtszwecke). Fügen Sie weitere Abteilungen hinzu, indem Sie das Pluszeichen klicken.

Sie können Ihren Kollegen Rollen zuweisen.


Hauptverwaltung Benutzerrollen

Mit diesen Benutzerrollen (Betrachter, Benutzer, Manger und Administrator) ist es möglich alle Ausschreibungen zu sehen, sie haben jedoch verschiedene Rechte (z.B. können Betrachter keine Ausschreibung erstellen).


Standort- und Abteilungsmanagement

Mit dieser Funktion können Sie Nutzer einladen, die nur ihnen zugewiesene Ausschreibungen betrachten können (Ausschreibungs-Manager und Betrachter).
Wenn Sie die Team-Edition nutzen, steht Ihnen die Funktion zur Verfügung.

Sie können Personen hinzufügen, indem Sie ihre E-Mail Adresse eingeben. Anschließend können Sie eine persönliche Nachricht hinzufügen, die in Ihrer Einladungsmail angezeigt wird.

Als letztes klicken Sie auf einladen, um den Benutzer anzulegen. Der Benutzer erhält daraufhin eine E-Mail mit einem Einladungslink. Diesen muss er anklicken und wird dann gebeten ein Passwort für sein Benutzerkonto festzulegen. Falls Sie versehentlich die falsche Person eingeladen haben, können Sie die Einladung löschen.


Bewerbungsphasen

Die Bewerbungsphasen helfen Ihnen dabei die Übersicht zu behalten. In der Bewerberliste sehen Sie die aktuelle Phase des Bewerbers und können sie ändern.

Diese Phasen sind standardmäßig angegeben:
• Neu
• Vorauswahl
• Telefoninterview
• Interview
• Prüfung
• Eingestellt

Um die Phase an Ihre Unternehmensprozesse anzupassen, klicken Sie einfach auf das Dropdown Menü einer Phase und wählen Sie Ihren gewünschten Status aus.


Allgemeine Einstellungen

Hier können Sie festlegen, ob Sie Bewerbungsmails mit Anhängen (Lebensläufe, Zeugnisse, Motivationsschreiben etc.) erhalten möchten. Falls dem nicht so ist, entfernen Sie einfach das Häkchen mit einem Klick.

Design

Die Design-Einstellungen werden für die Gestaltung Ihrer Stellenanzeigen, Fragebögen und Karriereseite benötigt.


Logo

Laden Sie Ihr Logo hoch (Mindestgröße 200x200 Pixel). Tipp: Wenn Sie eine dunkle Unternehmens-Hintergrundfarbe nehmen, nutzen Sie eine helle Unternehmens-Textfarbe und umgekehrt.


Farben

Geben Sie Ihre Firmenfarben im HEX-Format an. Tipp: Sie kennen Ihren Farben HEX-Code nicht? Fragen Sie in der Marketingabteilung nach oder nutzen Sie einen „Colorpicker“ oder http://webcolourdata.com/.

Karriereseite

Hier können Sie Ihre persönliche Karriereseite bearbeiten.

Der Vorteil einer onapply Karriereseite ist, dass Sie Ihre erstellten Ausschreibungen ganz einfach selbst anhand des "Status" in der Ausschreibungsübersicht on- und offline nehmen können. Sie benötigen dazu keine Hilfe Ihrer IT-Abteilung.

Ein weiterer Vorteil ist die Suchmaschinen-Optimierung der Karriereseite:
Wir wollen natürlich, dass Ihre Seite gut gefunden wird. Deswegen haben wir Ihre Karriereseite schon einmal optimiert. Was heißt das? Wir haben unter anderem folgende Dinge definiert: Canonical-Tag, die Überschriften-Hierarchie, Title und Description.

Wir werden auch in Zukunft daran arbeiten, natürlichen Traffic auf Ihre Karriereseite zu bringen.


URL

Oben finden Sie die URL zu Ihrer Karriereseite. Diese wurde bereits bei der Registrierung mit der Angabe Ihrer Homepage festgelegt. Sollten Sie diese URL nochmal ändern wollen, melden Sie sich bitte bei uns.


Sprache

Sie können Ihre Karriereseite in Deutsch und in Englisch erstellen.


Bild

Sie können ein Bild für Ihre Karriereseite hochladen. Dieses sollte eine Größe von 1200 x 400 Pixel haben.


Text

Hier ist außerdem Platz für einen kleinen "Über uns" Text. Lassen Sie Ihrer Kreativität freien Lauf und erzählen Sie Ihren Bewerbern, was sie über Ihr Unternehmen wissen sollten.


Google Analytics

Möchten Sie Ihre Karriereseite mit Google Analytics tracken? Dann können Sie hier Ihren Trackingcode eingeben, diesen finden Sie in Ihrem Google Analytics Konto.


Feeds

Sie möchten die Stellenanzeigen, die Sie mit onapply bms erstellen, auf Ihrer vorhandenen Karriereseite veröffentlichen?

Mithilfe unseres Karriereseiten-Feeds (per .xml oder .json) können Sie die Stellenanzeigen vollständig in Ihrem eigenen Corporate Design in Ihre Karriereseite  integrieren. Der Feed wird automatisch aktualisiert, sobald Sie eine Ausschreibung in onapply bms aktivieren, anpassen oder deaktivieren.

Kontaktieren Sie uns gerne, falls Sie Fragen zum Feed haben oder Hilfe benötigen den Feed in Ihre Website zu integrieren.

E-Mail

E-Mail Vorlagen

Hier finden Sie E-Mail Standardvorlagen, die Sie für den E-Mail-Verkehr mit Ihren Bewerbern nutzen können. Sie können diese Vorlagen anpassen und neue Vorlagen anlegen.

Um eine neue Vorlage anzulegen, klicken Sie einfach auf das orangene Pluszeichen und es öffnet sich der Vorlagen-Editor.

Name & Beschreibung: Zunächst geben Sie Ihrer Vorlage einen Namen und eine Beschreibung, die dann in der Übersicht angezeigt werden
E-Mail-Adresse: Im nächsten Schritt geben Sie die Absender E-Mail-Adresse ein und legen einen Betreff fest
Textfeld: Im Textfeld können Sie Ihre Mail formulieren und formatieren.

Unter "Vorschau" können Sie sich jederzeit anschauen, wie Ihre Vorlage aktuell aussieht. Sie können im Betreff und im Textfeld Variablen nutzen (z.B. {!firstName}). Das System zieht sich dann automatisch den Vornamen des Bewerbers, an den die E-Mail geht. Das ist besonders praktisch bei Massenmails (Hinweis: in der Manager- und Team-Edition möglich).


Automatisierte Vorlagen

Unter "Automatisierte Vorlagen" finden Sie Vorlagen, die automatisch vom System verschickt werden. Dazu zählt die Eingangsbestätigung, die an jeden Bewerber nach seiner Bewerbung sofort versendet wird. Natürlich können Sie auch diese Vorlagen abändern und anpassen.


Ihre E-Mail Adressen

Hier finden Sie die E-Mail-Adressen, die als Absender von Ihrem Account verwendet werden können. Um eine neue E-Mail-Adresse hinzuzufügen, nutzen Sie das orangene Pluszeichen. Tragen Sie den Absendernamen und die dazugehörige E-Mail-Adresse ein. Es wird eine Bestätigungsemail mit Bestätigungslink an die angegebene E-Mail-Adresse versandt. Nach der Bestätigung über den Link, können Sie die E-Mail-Adresse als Absender in allen Vorlagen (auch den automatischen) nutzen.

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Ausschreibungen

Übersicht über Ihre Ausschreibungen

Die Übersicht ist das Herzstück Ihrer Ausschreibungen. Von hier aus können Sie in Ihre bestehenden Stellenausschreibungen gehen, diese ändern, kopieren oder löschen, und Sie können neue Ausschreibungen erstellen.

Beim Klick auf "Ausschreibungen" kommen Sie auf eine Übersicht all Ihrer Ausschreibungen. Hier sehen Sie auf einen Blick, welche Ausschreibungen momentan online sind und wie viele Bewerbungen jeweils eingegangen sind.

Suchleiste: Sie können in der Suchleiste nach einer Ausschreibung suchen, indem Sie den Stellentitel angeben
Online: Mit einem Klick auf "Online" können Sie sich außerdem alle Ausschreibungen, die gerade on- bzw. offline sind, anzeigen lassen
Berufsfelder: Hier können Sie nach Berufsgruppen filtern
Standorte: Hier können Sie nach Standorten filtern.

Erstellung einer Stellenausschreibung

Mit einem Klick auf das orangene Plus-Zeichen in der Ausschreibungsübersicht können Sie in 5 Schritten mit unserem Stellenanzeigen-Baukasten eine neue Ausschreibung erstellen.


1. Schritt: Ausschreibungsinfos & Rekrutierungsteam

• Legen Sie den Ausschreibungstitel, die Abteilung, die der Vakanz zugeordnet wird, den Bewerbungsschluss und den Standort, an dem die Position zu besetzen ist, fest.
• Sie können außerdem festlegen, wer in die Besetzung der Position mit einbezogen werden soll. Geben Sie dazu die E-Mail-Adressen aller Personen, die mit der Rekrutierung für diese Position betraut sind, ein. Sie werden später bei Eingang einer neuen Bewerbung benachrichtigt und haben Zugriff auf alle eingegangenen Bewerbungen für diese Ausschreibung.


2. Schritt: Stellenanzeige

• Hier können Sie Ihre Stellenanzeige erstellen. Für das beste Ergebnis empfehlen wir den Stellenanzeigen-Baukasten.
• Ihre Vorteile mit unserem Baukasten: Die Stellenanzeige passt sich wegen des HTML-Formats automatisch an die Größe des Browsers Ihrer Bewerber an, dadurch fällt lästiges Zoomen und Scrollen weg. Ihre Stellenanzeigen sind mobil- und suchmaschinenoptimiert.


3. Schritt: Fragebogen

Nun geht es im dritten Schritt darum das individuelle Bewerbungsformular zu erstellen. Hier können Sie beim Bewerber alle relevanten Informationen abfragen, die Sie benötigen. Wir haben gelernt, dass drei bis fünf Fragen am besten funktionieren. In diesem Video erfahren Sie, wie Sie ein Bewerbungsformular erstellen und welche Vorteile Sie damit haben.


4. Schritt: Shop

Im onapply bms Shop haben Sie die Möglichkeit, Ihre Anzeigen direkt aus dem System heraus zu buchen.

Ihre Vorteile:
• Vordefinierte Anzeigenpakete für den passenden Jobbörsen-Mix
• Hohe Reichweite mit Multiposting und günstige Preise
• Teilen Sie Ihre Anzeige auf den Social-Media-Kanälen direkt aus dem System


5. Schritt: Aktivieren

Bevor Ihre Stellenanzeige live geschaltet wird, können Sie sie im vierten Schritt überprüfen. Alles richtig? Dann können Ihre Stellenanzeige und Ihr Formular das Licht der Welt erblicken. Aktivieren Sie jetzt Ihre Ausschreibung, damit sich Interessenten auf diese Stelle bewerben können. Die Anzeige ist automatisch auf Ihrer onapply bms Karriereseite zu sehen. Wenn Sie die Anzeige lieber erstmal als Entwurf speichern möchten, können Sie in der Ausschreibungsübersicht den Status auf offline setzen.

Viel Spaß mit unserem Stellenanzeigen-Baukasten! Bei Fragen oder Problemen stehen wir Ihnen natürlich jederzeit zur Verfügung. Sie erreichen uns unter der Telefonnummer +49 (0)69 348 7986 0.

Bewerbungen

Bewerberliste

Mit einem Klick auf "Bewerbungen" kommen Sie in die Übersicht aller eingegangenen Bewerbungen auf Ihre Ausschreibungen. Hier sehen Sie auf einen Blick, wenn neue Bewerbungen eingegangen sind und den Status aller vorliegenden Bewerbungen. Sie können außerdem den bisherigen E-Mail-Verlauf sehen, den Status ändern, den Bewerber anschreiben, zu Terminen einladen, löschen und vieles mehr. In der Manager-Edition können Sie außerdem Serienmails aus dieser Ansicht versenden.

Profilansicht

Wenn Sie in der Bewerbungsliste auf den Namen eines einzelnen Bewerbers klicken, kommen Sie auf das Profil des Bewerbers.

Klicken Sie auf die drei Punkte oben rechts in der Bewerberansicht, um verschiedene Aktionen durchzuführen. Hier können Sie den Bewerber in eine andere Bewerbungsphase verschieben oder ihn als Absage markieren. Sie können ihm eine individuelle Email oder eine Emailvorlage senden oder ihn zu einem telefonischen oder persönlichen Bewerbungsgespräch einladen, das Profil mit einem Kollegen teilen oder die Bewerbung löschen. Die Bewerberansicht ist in zwei Bereiche aufgeteilt: Status und Profil

Status

Verlauf: Die Aktionen, die mit dem Bewerber bereits durchgeführt wurden, beispielsweise Kommentare und den Nachrichtenverlauf, können Sie im Verlauf nachverfolgen.
Feedback: Anhand der Daumen können Sie eine Bewertung abgeben. In der Bewerbungsübersicht wird die durchschnittliche Bewertung des Bewerbers angezeigt. Zudem können Sie Feedback von Ihren Kollegen für einen Bewerber anfragen. Ihr Kollege erhält eine E-Mail mit dem Link zur Bewerbung und kann sein Feedback geben.
Aufgaben: Klicken Sie auf Aufgabe, um eine neue Aufgabe zu erstellen. Geben Sie den Text ein und fügen Sie es durch das graue Pluszeichen hinzu. Klicken Sie auf die drei Punkte um alle erledigten Aufgaben zu sehen.


Profil

Bewerberinformationen: Hier können Sie die persönlichen Daten (Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse) des Bewerbs sehen und anpassen. Falls Sie bei der Erstellung des Fragebogens Gebrauch von der Gewichten-Funktion gemacht haben, sehen Sie wie hoch das Matching mit Ihren Ansprüchen ist.
Dokumente: Hier werden hochgeladene Dateien, z.B. der Lebenslauf, angezeigt. Sie sehen die Informationen aus dem Bewerberfragebogen und können eine nachträglich eingereichte Datei hinzufügen.
Feedback: Im Profil haben Sie ebenfalls die Möglichkeit Feedback zu geben und anzufragen.

Bewerbungen manuell hinzufügen

Falls eine Bewerbung nicht über onapply bms kommt, sondern z.B. per E-Mail oder per Post, haben Sie die Möglichkeit, Bewerbungen manuell hinzuzufügen. Hierzu klicken Sie einfach in der Bewerbungsliste auf den Button “hinzufügen”.

Im folgenden Ablauf können Sie
• die passende Ausschreibung auswählen
• die Bewerberdaten eintragen
• und Dateien hochladen

Der manuell eingetragene Bewerber taucht nun gemeinsam mit den anderen im Dashboard auf und kann von Ihnen so behandelt werden, als wäre die Bewerbung über das System eingetroffen. Der Bewerber erhält keine automatisierte Bestätigungsmail für seine Bewerbung.

Talentpool

Sie wollen sich besondere Bewerbungen merken und/ oder Bewerbungen länger speichern als 6 Monate? Dann nutzen Sie unseren onapply Talentpool. Bewerber können über zwei Wege in den Talentpool aufgenommen werden. Erstens wird ihnen direkt bei der Bewerbung angeboten sich im Talentpool anzumelden und zweitens per direkter Einladung. Bei der direkten Einladung schicken Sie dem Bewerber eine E-Mail mit der folgenden Variablen {!talentPoolInvitationLink}. Über diesen Link kann der Bewerber seinen Beitritt zum Talentpool bestätigen.

Verschlagwortung (Tagging)

Sie können bei jedem Bewerber eigene Schlagwörter (Tags) setzen, um dann nach diesen in der Bewerberübersicht zu filtern.

Setzen Sie Schlagwörter neben den Sternen oder mit # direkt über die Kommentarfunktion.

Filtern Sie direkt in der Bewerberübersicht nach Ihren Schlagwörtern. So können Sie sich nur die Bewerber anzeigen lassen, bei denen Sie das entsprechende Schlagwort gesetzt haben.

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Kalender

Bewerber einladen

Über unseren Kalender können Sie Bewerber zum Telefoninterview oder Vorstellungsgespräch einladen. Einfach auf den Button “Bewerber einladen” klicken und los geht's!


1. Schritt: Termin

• Geben Sie den Titel des Termins ein. Wenn Sie möchten, können Sie hier auch eine kurze Beschreibung eingeben, damit alle Teilnehmenden wissen, worum es bei dem Gespräch geht.
• Wählen Sie den Bewerber aus, mit dem das Gespräch geführt werden soll. Anschließend geben Sie die E-Mail-Adressen aller teilnehmenden Personen aus Ihrem Unternehmen an, die beim Termin dabei sein sollen.
• Setzen Sie das Datum, die Uhrzeit und den Ort für das Gespräch ein


2. Schritt: E-Mail an Bewerber

Im nächsten Schritt können Sie die E-Mail an den Bewerber formulieren.

Hier haben Sie die Möglichkeit, eine E-Mail-Vorlage über das Dropdown zu wählen und anzupassen oder eine vollkommen neue Mail zu schreiben.

Statistiken

Überblick

Klicken Sie links im Menü auf den Punkt "Statistiken" und gelangen Sie zunächst auf eine Übersichtsseite, auf der all Ihre Ausschreibungen zu sehen sind. Hier können Sie nach einzelnen Stellen suchen oder aus der Liste auswählen. Angezeigt werden Ausschreibungen, deren Bewerbungsfrist bereits abgelaufen ist und solche, die deaktiv und noch aktiv sind. Mit einem Klick auf den Ausschreibungstitel gelangen Sie in die jeweiligen Statistiken der ausgewählten Ausschreibung.

Im Statistikbereich finden Sie folgende Informationen über Ihre Ausschreibung und die eingegangenen Bewerbungen:

• Bewerberzufriedenheit
• Bewerber Conversion
• Durchschnittliche Zeit bis zur Einstellung (Time to Hire)
• Dauer der einzelnen Bewerbungsphasen

Sie haben Fragen?
Wir sind für Sie da.