onapply BMS
Funktionshandbuch

Alle Funktionen im Überblick.
Alle Antworten auf Ihre Fragen.

Alle Funktionen, alle Antworten

Mit onapply können Sie kinderleicht Stellenanzeigen erstellen, auf über 1.600 Jobbörsen schalten und in sozialen Netzwerken teilen. Gestalten Sie individuelle Bewerbungsformulare, versenden Sie automatische Eingangsbestätigungen und erhalten Sie eine mobiloptimierte Karriereseite. Teilen Sie Bewerberprofile mit Ihren Kollegen, versenden Sie Massenemails, legen Sie Rekrutierungsteams an und nutzen Sie Statistiken um Ihr Anzeigenbudget zu optimieren.
Hier finden Sie alle Funktionen im Überblick. So finden Sie im Handumdrehen die richtigen Mitarbeiter!

onapply BMS Funktionen

Einstellungen

Profil
Organisation
Design
Karriereseite
E-Mail

Ausschreibungen

Dashboard / Übersicht über Ihre Ausschreibungen
Erstellen einer Stellenausschreibung
Stellenanzeigen Baukasten

Bewerbungen

Dashboard / Übersicht über Ihre Bewerbungen
Detailansicht Bewerber
Bewerbungen manuell hinzufügen

Kalender

Bewerber einladen

Statistiken

Dashboard

Karriereseite

Einbindung der Karriereseite in Ihre Website
Suchmaschinenoptimierung Ihrer Karriereseite

Einstellungen

Sie finden die Einstellungen in der Navigationsleiste rechts oben in der Ecke, gekennzeichnet durch 3 Punkte. Über die Einstellungen können Sie folgende Reiter ansteuern Ihr Profil, Organisation, Design, Karriereseite und E-Mail.

Profil

Im Profil-Reiter der Einstellungen können Sie Ihre persönlichen Daten hinterlegen und Ihr onapply Passwort festlegen oder ändern.

Hier haben Sie außerdem die Möglichkeit, unseren Newsletter zu abonnieren oder Ihr Profil zu löschen (was uns sehr traurig machen würde).

Organisation

Unter dem Reiter "Organisation" haben wir mehrere Funktionen (Unternehmensdaten, Benutzer, Bewerbungsphasen, allgemeine Einstellungen) versteckt, die wir hier im Einzelnen durchgehen werden.

Unternehmensdaten

In diesem Bereich können Sie Ihre Unternehmensanschrift und Webseite hinterlegen. Wenn Sie eine URL zu Ihrem Impressum angeben, wird dieses auf Ihrer Karriereseite verlinkt. Im Feld "Ihre Edition" können Sie jederzeit sehen, welche onapply Edition (Schalter, Personaler, Manager, Team) Sie gerade nutzen.

Benutzer

Hinweis: Diese Funktion können Sie nur nutzen, wenn Sie in der Personaler-, Manager-, oder Team-Edition sind.

Holen Sie Ihre Kollegen mit an Bord und verwalten Sie sie. Klicken Sie einfach auf das orangene Pluszeichen um Ihre Kollegen einzuladen.
Abteilung: Geben Sie an in welcher Abteilung er arbeitet (nur für Ihre Übersichtszwecke).
Rolle: Weisen Sie ihm eine Rolle (Administrator, Manager, Benutzer, Betrachter) zu. Diese Rollen ist es möglich alle Ausschreibungen zu sehen, aber haben verschiedene Rechte (z.B. können Betrachter keine Ausschreibung erstellen.). Wenn Sie die Team-Edition können Sie Nutzer einladen die nur ihnen zugewiesene Ausschreibungen betrachten können (Ausschreibungs – Manager und Betrachter).

E-Mail-Adresse: Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein die Sie einladen wollen.

Persönliche Nachricht: Sie können hier eine persönliche Nachricht schreiben. Der Text wird in Ihrer Einladungsemail erscheinen.
Als letztes klicken Sie auf einladen um den Benutzer anzulegen. Der Benutzer erhält daraufhin eine E-Mail mit einem Einladungslink. Diesen muss er anklicken und wird dann gebeten ein Passwort für sein Benutzerkonto festzulegen. Danach kann er loslegen. Falls Sie eine ausversehen die falsche Person eingeladen haben können Sie die Einladung löschen.

Bewerbungsphasen

Hinweis: Diese Funktion können Sie nur nutzen, wenn Sie die Personaler-, Manager-, oder Team-Version gebucht haben.

Die Bewerbungsphasen helfen Ihnen dabei die Übersicht zu behalten. In der Bewerberprofilansicht/-liste sehen Sie die aktuelle Phase des Bewerbers und können sie ändern. Sechs Phasen sind standardmäßig angegeben. Um die Phase an Ihre Unternehmensprozesse anzupassen, klicken Sie einfach auf das Dropdown Menu einer Phase und wählen Sie Ihren gewünschten Status aus.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie den Bewerbungsprozess in den Einstellungen verändern, erhalten alle existierenden Bewerbungen den Status "neu".

Allgemeine Einstellungen

Hier können Sie festlegen, ob Sie Bewerbungsemails mit Anhängen (Lebensläufe, Zeugnisse, Motivationsschreiben etc.) erhalten möchten. Falls dem nicht so ist, entfernen Sie einfach das Häkchen mit einem Klick.

Design

Die Design Einstellungen betreffen das Aussehen Ihrer onapply Karriereseite und des Bewerbungsformulares. Laden Sie Ihr Logo hoch (Mindestgröße 200x200 Pixel) und geben Sie ihre Firmenfarben im HEX-Format an.

Tipp: Wenn Sie eine dunkele Unternehmens-Hintergrundfarbe nehmen nutzen Sie eine helle Unternehmens-Textfarbe und umgekehrt.

Tipp: Sie wissen ihren Farben HEX-Code nicht? Fragen Sie in der Marketinganteilung nach oder nutzen Sie einen „Colorpicker“ oder http://webcolourdata.com/

Karriereseite

Hier können Sie Ihre persönliche Karriereseite bearbeiten.

Der Vorteil einer onapply Karriereseite ist, dass Sie Ihre erstellten Ausschreibungen ganz einfach selbst anhand des "Status" in der Ausschreibungsübersicht on- und offline nehmen können. Sie benötigen dazu keine Hilfe Ihrer IT-Abteilung.

Oben finden Sie die URL zu Ihrer Karriereseite. Diese wurde bereits bei der Registrierung mit der Angabe Ihrer Homepage festgelegt. Sollten Sie diese URL nochmal ändern wollen, melden Sie sich bitte bei uns.
Sie können ein Bild für Ihre Karriereseite hochladen. Dieses sollte eine Größe von 1200 x 400 Pixel haben.

Hier ist außerdem Platz für einen kleinen "Über uns" Text. Lassen Sie Ihrer Kreativität freien Lauf und erzählen Sie Ihren Bewerbern, was sie über Ihr Unternehmen wissen sollten.

Möchten Sie ihre Karriereseite mit Google Analytics tracken? Dann können Sie hier Ihren Trackingcode eingeben, diesen finden Sie in Ihrem Google Analytics Konto.

E-Mail

Unter E-Mail finden Sie Ihre E-Mail Vorlagen, Automatisierte E-Mails und Ihre E-Mail-Adressen die Sie aus dem System nutzen können.

E-Mail-Vorlagen: Damit Sie nicht vor dem Nichts stehen, haben wir bereits ein paar Standardvorlagen angelegt, die Sie anpassen und für sich nutzen können.

Um eine neue Vorlage anzulegen, klicken Sie einfach auf das gelbe Pluszeichen und es öffnet sich der Vorlagen-Editor. Zunächst geben Sie Ihrer Vorlage einen Namen und eine Beschreibung, die dann in der Übersicht angezeigt werden. Im nächsten Schritt geben Sie die Absender E-Mail-Adresse ein und legen einen Betreff fest.

Im Textfeld können Sie Ihre Mail ausformulieren und formatieren. Unter "Vorschau" können Sie sich jederzeit anschauen, wie Ihre Vorlage aktuell aussieht.

Sie können im Betreff und im Textfeld Variablen nutzen (z.B. {!firstName}). Das System zieht sich dann automatisch den Vornamen des Bewerbers an den die E-Mail geht. Das ist besonders praktisch bei Massenmails (Hinweis: in der Manager- und Team-Edition möglich)


Automatisierte Vorlagen: Unter "Automatisierte Vorlagen" finden Sie Vorlagen, die automatisch vom System verschickt werden. Dazu zählt die Eingangsbestätigung, die an jeden Bewerber nach seiner Bewerbung sofort versendet wird. Natürlich können Sie auch diese Vorlagen abändern und anpassen.

Ihre E-Mail-Adressen: Hier finden Sie die E-Mail-Adressen die als Absender von ihrem onapply Account  verwendet werden können. Um eine neue E-Mail-Adresse hinzuzufügen nutzen Sie das orangene Pluszeichen. Tragen Sie den Absendernamen (So wie er beim Empfänger angezeigt werden soll und die dazugehörige E-Mail-Adresse. Es wird eine Bestätigungsemail mit Bestätigungslink an die angegebene E-Mail-Adresse versandt. Nach der Bestätigung über den Link können Sie die E-Mail-Adresse als Absender in alle Vorlagen (auch den automatischen) nutzen.

Ausschreibungen

Dashboard / Übersicht über Ihre Ausschreibungen

Beim Klick auf "Ausschreibungen" kommen Sie auf eine Übersicht all Ihrer Ausschreibungen. Hier sehen Sie auf den ersten Blick, welche Ausschreibungen momentan online sind und wie viele Bewerbungen jeweils eingegangen sind. Durch einen Klick auf Ausschreibungstitel, Stadt oder Bewerbungsschluss können Sie sich die Ausschreibungen nach dem entsprechenden Kriterium sortiert anzeigen lassen. Mit einem Klick auf "Status" können Sie sich außerdem alle Ausschreibungen die gerade on- bzw. offline sind, anzeigen lassen. Sie können auch einen Begriff in der Suchleiste oberhalb eingeben oder über das Dropdown-Feld die Position auswählen, die angezeigt werden soll.

Das Dashboard ist das Herzstück Ihrer Ausschreibungen. Von hier aus können Sie in Ihre bestehenden Stellenausschreibungen gehen, diese ändern, teilen oder löschen, und Sie können neue Ausschreibungen erstellen.

Erstellen einer Stellenausschreibung

Mit einem Klick auf das gelbe Plus-Zeichen auf ihrem Homescreen oder in der Ausschreibungsübersicht können Sie in wenigen Minuten eine neue Stelle ausschreiben.

Im ersten Schritt legen Sie den Ausschreibungstitel, die Abteilung, der die Vakanz zugeordnet wird, den Bewerbungsschluss sowie den Standort, an dem die Position zu besetzen ist, fest. Hier können Sie außerdem festlegen, wer in die Besetzung der Position mit einbezogen werden soll. Geben Sie dazu die Emailadressen aller Personen die mit der Rekrutierung für diese Position betraut sind ein. Sie werden später bei Eingang einer neuen Bewerbung benachrichtigt und haben Zugriff auf alle eingegangenen Bewerbungen für diese Ausschreibung.

Im zweiten Schritt können Sie die Stellenausschreibung einstellen. Für das beste Ergebnis empfehlen wir den Stellenanzeigenbaukasten. Sie können jedoch auch ein PDF hochladen oder sogar ganz ohne Stellenausschreibung fortfahren (das macht Sinn, wenn Sie nur das Formular benutzen möchten).

Nun geht es im dritten Schritt darum, das Bewerbungsformular zu erstellen. Hier können Sie beim Bewerber alle relevanten Informationen abfragen, die Sie benötigen. Wir haben gelernt, dass zwei bis drei Fragen am besten funktionieren. Wenn Sie dem Bewerber im Rahmen von Dropdown- oder Checkbox-Fragen mehrere Antwortmöglichkeiten geben, können Sie die Antworten sowie die Fragen untereinander gewichten. Geben Sie der Antwortmöglichkeit, die Ihren Anforderungen am meisten entspricht, die höchste Gewichtung, und den anderen Antwortmöglichkeiten eine entsprechend niedrigere Gewichtung. onapply BMS errechnet anhand dieser Gewichtung, zu wie viel Prozent ein Bewerber Ihren Anforderungen entspricht. Diese Zahl sehen Sie später in der Bewerberübersicht und können dadurch besser geeignete Bewerber priorisieren und Ihre Zeit besser einteilen.

Bevor Ihre Stellenanzeige live geschaltet wird, können Sie sie im vierten Schritt überprüfen.

Alles richtig? Dann können Ihre Stellenanzeige und Ihr Formular das Licht der Welt erblicken. Die Anzeige ist automatisch auf Ihrer onapply Karriereseite zu sehen. Wenn Sie die Anzeige lieber erstmal als Entwurf speichern möchten, können Sie in der Ausschreibungsübersicht den Status auf offline setzen. Bereit für die Bewerbungen? Dann teilen Sie den Link zu Ihrer Ausschreibung jetzt in den sozialen Medien oder senden Sie ihn zusammen mit dem Link zum Bewerbungsformular z. B. an Ihre Ansprechperson bei onapply oder direkt an die Jobbörse, auf der Sie Ihre Anzeige schalten möchten.

Mit onapply haben Sie die Möglichkeit, Ihre Anzeigen direkt aus dem System heraus zu buchen. Dazu vereinbaren Sie mit uns Festpreise für die Jobbörsen Ihrer Wahl oder erwerben ein Anzeigenkontingent. Jetzt können Sie nach dem Erstellen Ihrer Ausschreibung unter "teilen" direkt auswählen, auf welcher Jobbörse Sie Ihre Anzeige schalten möchten. Unser Anzeigenservice wird benachrichtigt und leitet alles für Sie in die Wege. So sparen Sie noch mehr Zeit für die Anzeigenschaltung.

Stellenanzeigen Baukasten

Bewerbungen

Bewerberliste

Mit einem Klick auf "Bewerbungen" kommen Sie in die Übersicht über alle eingegangenen Bewerbungen auf Ihre Ausschreibungen. Hier sehen Sie auf den ersten Blick, wenn neue Bewerbungen eingegangen sind und den Status aller vorliegenden Bewerbungen. Sie können außerdem den bisherige E-Mail-Verlauf sehen, den Status ändern, den Bewerber anschreiben, zu Terminen einladen, löschen und vieles mehr. In der Manager-Edition können Sie außerdem Massenmails aus dieser Ansicht versenden.

Bewerber Profilansicht

Wenn Sie in der Bewerbungsliste auf den Namen eines einzelnen Bewerbers klicken, kommen Sie in die Bewerber Profilansicht. Das Bewerberprofil ist in zwei Bereiche aufgeteilt.

Anhand der Sterne neben dem Namen des Bewerbers könne Sie eine Bewertung abgeben. In der Bewerbungsübersicht wird die durchschnittliche Bewertung des Bewerbers angezeigt.

Klicken Sie auf die drei Punkte oben rechts im Bewerberprofil, um verschiedene Aktionen durchzuführen. Hier können Sie den Bewerber in eine andere Bewerbungsphase verschieben oder ihn als Absage markieren. Sie können ihm eine individuelle Email oder eine Emailvorlage senden oder ihn zu einem telefonischen oder persönlichen Bewerbungsgespräch einladen, das Profil mit einem Kollegen teilen, eine nachträglich eingereichte Datei hinzufügen oder die Bewerbung löschen.

Welche dieser Aktionen mit dem Bewerber bereits durchgeführt wurden, beispielsweise welche Bewertungen gemacht und welche Emailvorlagen verschickt wurden, können Sie im Bewerberprofil weiter unten nachverfolgen.

Außerdem können Sie die Einzelheiten aus seinem Fragebogen sehen und, falls Sie bei der Erstellung des Fragebogens Gebrauch von der Gewichten-Funktion gemacht haben, wie hoch das Matching mit Ihren Ansprüchen ist. Hier werden auch hochgeladene Dateien, z. B. der CV, angezeigt.

Bewerbungen manuell hinzufügen

Falls sich eine Bewerbung nicht über onapply BMS kommt, sondern z. B. per E-Mail oder per Post, haben Sie die Möglichkeit, Bewerbungen manuell hinzuzufügen. Hierzu klicken Sie einfach in der Bewerbungsliste auf das orangene Pluszeichen.
Im folgenden Ablauf können Sie
  • die passende Ausschreibung auswählen
  • die Bewerberdaten eintragen
Der manuell eingetragene Bewerber taucht nun gemeinsam mit den anderen im Dashboard auf und kann von Ihnen so behandelt werden, als wäre die Bewerbung über das System eingetroffen. Der Bewerber erhält keine Bestätigungs-E-Mail für seine Bewerbung.

Bewerber - Talentpool

Sie wollen sich besondere Bewerbungen merken und/ oder Bewerbungen länger speichern als 6 Monate? Dann nutzen Sie unseren onapply Talentpool. Bewerber können über zwei Wege in den Talentpool aufgenommen werden. Erstens wenn direkt bei der Bewerbung wird ihnen angeboten sich im Talentpool anzumelden und zweitens per direkter Einladung. Bei der direkten Einladung schicken Sie dem Bewerber eine E-Mail mit der folgenden Variablen {!talentPoolInvitationLink}. Über diesen Link kann der Bewerber seinen Beitritt zum Talentpool bestätigen.

Kalender

Bewerber einladen

Über unseren Kalender können Sie Bewerber zum Telefoninterview oder Vorstellungsgespräch einladen. Einfach auf das gelbe Pluszeichen klicken und los geht's!

Termin

1. Geben Sie den Titel des Termins ein. Wenn Sie möchten, können Sie hier auch eine kurze Beschreibung eingeben, damit alle Teilnehmenden wissen, worum es bei dem Gespräch geht.

2. Wählen Sie den Bewerber aus, mit dem das Gespräch geführt werden soll. Anschließend geben Sie die E-Mail Adressen aller teilnehmenden Personen aus Ihrem Unternehmen an, die beim Termin dabei sein sollen.

3. Setzen Sie ein Datum, Zeit und Ort für das Gespräch.

E-Mail an Bewerber

Im nächsten Schritt können Sie die E-Mail an den Bewerber formulieren.

Hier haben Sie die Möglichkeit, eine E-Mail-Vorlage über das Dropdown zu wählen und anzupassen oder eine vollkommen neue Mail zu schreiben. Hierbei ist es nur wichtig, dass Sie die Variable {!appointmentInfo} einfügen, da diese die Informationen und den Bestätigungsbutton für den Termin beinhaltet.

Mit einem Klick auf den Vorschau-Button können Sie sich die fertige Mail vor dem Versand nochmal durchlesen und ggf. korrigieren.

Statistiken

Dashboard

Klicken Sie im oberen Menü auf den Punkt "Statistiken", gelangen Sie zunächst auf eine Übersichtsseite, auf der all Ihre Ausschreibungen zu sehen sind. Hier können Sie nach einzelnen Stellen suchen oder aus der Liste auswählen. Angezeigt werden Ausschreibungen, deren Bewerbungsfrist bereits abgelaufen ist und solche, die noch aktiv sind. Mit einem Klick auf den Ausschreibungstitel gelangen Sie in die jeweiligen Statistiken der ausgewählten Ausschreibung.

Im Statistikbereich finden Sie folgende Informationen über Ihre Ausschreibung und die eingegangenen Bewerbungen:
Wie Sie die Statistiken interpretieren können erfahren Sie in unserem Artikel:
https://www.onapply.de/post/ein-klick-sagt-mehr-als-tausend-worte

Karriereseite

Die Karriereseite ist der Ort an dem potentielle Bewerber Ihre Ausschreibungen finden können.

Einbindung der Karriereseite in Ihre Website

Die Karriereseite können Sie auf verschiedene Weisen in Ihre Webseite einbauen. Hier ein paar Beispiele unserer Kunden.

Homepage mit Karriereseiten-Link-Einbindung: Die Einbindung die am einfachsten funktioniert ist der Link von Ihrer Homepage auf die onapply Karriereseite, wie z.B. bei unserem Kunden Suitepad (http://www.suitepad.de/karriere/)

Eigene Karriereseite - Stelleanzeigenlink: Sie Nutzen eine eigenen Karriereseite und verlinken auf die Stellenanzeige im System, wie z.B. unser Kunde Messring (https://www.messring.de/company/jobs/)

Eigene Karriereseite – Bewerbungsformularlink: Sie Nutzen eine eigenen Karriereseite und verlinken auf das Bewerberbungsformular im System, wie z.B. unser Kunde AMCO Metall (http://amco-metall.de/unternehmen/karriere/)

Suchmaschinen-Optimierung der Karriereseite

Wir wollen natürlich, dass Ihre Seite gut gefunden wird. Deswegen haben wir Ihre Karriereseite schon einmal durch optimiert. Was heißt das? Wir haben unter anderem folgende Dinge definiert: Canonical-Tag, die Überschriften-Hierarchie, Title und Description. Wir werden auch in Zukunft daran arbeiten ihnen natürlichen Traffic auf Ihre Karriereseite zu bringen.
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