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Bewerbermanagement-Software richtig auswählen und einführen

5 Tipps für die Auswahl & Einführung einer Bewerbermanagement-Software. Inkl. Checkliste!

Die Verwaltung von Bewerbungen, die per E-Mail eingehen ist mühsam und kostet viel Zeit. Ein hoher Verwaltungsaufwand ist ohne IT-Unterstützung kaum noch zu händeln. Bewerbermanagement-Lösungen können dabei helfen, den Bewerbungsprozess zu verschlanken und effizienter zu gestalten. Häufig werden Entscheidungen über die Anschaffung einer Software lediglich von der Geschäftsführung oder IT Abteilung getroffen. Dabei sollten insbesondere die Personen einbezogen werden, die die Software im Alltag nutzen sollen. Eine sorgfältige gemeinsame Planung ist das A und O. Damit Sie auf der sicheren Seite sind und Fehlinvestitionen vermeiden, haben wir 5 Tipps für Sie  zusammengestellt. Sobald Sie die richtige Software gefunden haben, rentiert sich die Investition langfristig.

#1 Bestimmen Sie gemeinsam die internen Anforderungen

Zu Beginn ist es wichtig den Ist-Zustand zu analysieren und darauf aufbauend den Soll-Zustand zu definieren. Analysieren und überdenken Sie den kompletten Ablauf von der Stellenerstellung bis zur Einstellung.

  • Wie gehen die Bewerbungen ein und wie sollen Sie in der Zukunft eingehen?
  • Wo werden die Bewerberdaten verwaltet?
  • Ist der aktuelle Prozess datenschutzkonform?
  • Sind Ihre Stellenausschreibungen mobil-optimiert?
  • Wie funktioniert die Kommunikation mit den Kollegen und wie soll sich in Zukunft ausgetauscht werden?
  • Wie läuft die Bewerberkommunikation ab? Arbeiten Sie bereits mit automatisieren E-Mails und Sammel-E-Mails?

Analysieren Sie, wo Schwierigkeiten bestehen und definieren Sie, wo es Verbesserungsbedarf gibt. Aus dieser Analyse ergeben sich die internen Anforderungen.

#2 Legen Sie den Funktionsumfang fest

‍Essentielle Aufgaben einer Bewerbermanagement-Software

Stellenanzeigen, Formulare, Karriereseite & Schaltung

Die grundlegendste Aufgabe ist das Erstellen von Stellenanzeigen, Formularen und mobil-optimierten Karriereseiten bzw. eine Synchronisation mit der Karriereseite auf der Unternehmensseite sowie das Schalten der Anzeigen auf verschiedenen Plattformen (Generalisten, fachspezifischen Portalen und sozialen Kanälen). Eine Multiposting-Funktion, die die Stellenanzeige mit einem Klick auf verschiedenen Plattformen schaltet, ist ratsam.

Bewerberverwaltung und -kommunikation

Die zweite wesentliche Aufgabe ist das Erfassen eingehender Bewerbungen und die Bewerberkommunikation. Nach Bewerbungseingang sollte eine automatisierte Eingangsbestätigung verschickt werden. Zudem sollten personalisierte E-Mail-Vorlagen für Zu- und Absagen sowie Termineinladungen in der Software zu finden sein.

Effektive Vorselektion & Talentpool

Nachfolgend sollte eine Software das Vergleichen und die Vorselektierung von Bewerbern ermöglichen. Qualifizierte Bewerber, die zur Zeit nicht eingestellt werden können, sollten die Möglichkeit bekommen, in einen Talentpool aufgenommen zu werden.

Mobiles Teamwork

Allen autorisierten Nutzern sollte der mobile Zugriff möglich sein, um sich effizienter innerhalb der Software auszutauschen. Daher ist es ratsam, eine Software zu wählen, in der unbegrenzt Nutzer eingeladen werden können. So können Ihre Kollegen Feedback zum Kandidaten geben, Sie können gemeinsam Entscheidungen treffen und gehen sicher, dass Sie gemeinsam den geeigneten Kandidaten für Ihre Vakanz finden.

Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Des Weiteren sollte die Software die Anforderungen der DSGVO einhalten. Es sollte z.B. ermöglicht werden, die Bewerberdaten herunterzuladen oder sichergestellt werden, dass alle Daten auch tatsächlich gelöscht werden können. Hierbei ist Vorsicht geboten, ob die von Ihnen genutzte Software einen Hard- oder Soft-Delete macht. Bei letzterem werden die Daten nur oberflächlich unsichtbar gemacht. In der Datenbank sind sie weiterhin vorhanden und können wiederhergestellt werden. Nur bei einem Hard-Delete werden alle Daten restlos gelöscht. Lesen Sie hier mehr über die DSGVO.

Statistiken

Zum Leistungsspektrum einer umfassenden Bewerbermanagement-Software gehören Analysemöglichkeiten und Auswertungsfunktionen, um die Prozesse zu optimieren und den Rekrutierungserfolg zu verbessern. Damit haben Sie alle Kennzahlen, die Ihren Recruiting Prozess betreffen, immer im Blick.

Es ist empfehlenswert eine Software zu wählen, die kontinuierlich weiterentwickelt wird.

#3 Benutzerfreundlichkeit ist das A und O

Neben den Funktionen sollte eine einfache Bedienung an oberster Stelle stehen. Eine gute Bewerbermanagement-Software ist schlank und intuitiv zu bedienen. Sie hat eine übersichtliche Benutzeroberfläche und zeichnet sich aus, indem sie selbsterklärend ist, kurze Pfade hat und schnell eine Aktion ausführt. Usability gehört zu den wichtigsten Kriterien der Personaler und steigert die Motivation des Nutzers.

Auch für Bewerber spielt die Usability eine große Rolle. Immer mehr Jobsuchende suchen zwischendurch auf Ihrem Smartphone oder Tablet nach Stellenangeboten. Bei der Gestaltung von Webseiten wird es daher immer wichtiger, auf diese Entwicklung zu reagieren und sein Webdesign zuerst für mobile Endgeräte zu optimieren.

Bei der Reise des Kandidaten von der Suche eines Jobs bis zur Bewerbung sind die Karriereseiten einer der ersten Berührungspunkte mit Ihrem Unternehmen. Gestalten Sie daher die Karriereseiten so benutzerfreundlich wie möglich und vermeiden Sie, dass unzählige Klicks nötig sind, um zur gewünschten Stellenanzeige zu gelangen. Wenn sich potenzielle Kandidaten unterwegs mit ihrem Smartphone auf Ihrem Karrierebereich befinden, sollten sie nicht mühsam hin- und herscrollen müssen, um die langen Texte zu lesen.

Benutzerfreundliche Bewerbungsformularesind ein Must-have für Ihren Recruiting-Erfolg. Wenn das Formular nicht optimiert ist, wird das Ausfüllen über kleine Smartphone-Bildschirme unmöglich. Verzichten Sie auf Bewerbungsformulare mit Login und halten Sie sich kurz. Formulare mit umständlichen Anmeldeprozeduren sprengen die Geduld der Bewerber. Der Bewerbungsprozess muss barrierefrei ablaufen. Wichtig bei mobilen Bewerbungen sind die Verknüpfungen zu Xing und LinkedIn Profilen. Sie ermöglichen eine Bewerbung mit nur einem Mausklick (One-Click-Bewerbung).

#4 Bewerbermanagement aus der Cloud sofort einsatzbereit

Auch technische Aspekte spielen eine wichtige Rolle. Lokale Anwendung oder webbasierte Lösung? Lokale Anwendungen bedeuten hohe Anschaffungskosten, kein Support und die eigene IT Abteilung muss sich darum kümmern. Cloud-basierte SaaS-Lösungen (“Software-as-a-Service”) hingegen brauchen keine interne IT und sind in wenigen Minuten einsatzbereit. Sie sind jederzeit und überall für Sie zugänglich und erfordern keine langwierigen Onboarding-Prozesse, Implementierungs- und Wartungsaufwand. Ob Startup, KMU oder Konzern - Bewerbermanagement-Lösungen funktionieren für jede Unternehmensgröße, auch für Unternehmen mit kleinem Budget. Es werden flexible Preismodelle angeboten und sie sind je nach Vertrag schnell kündbar. Dadurch profitieren auch kleine Unternehmen von fortschrittlichen Lösungen.

Wichtig hierbei ist es zu beachten, dass das Hosting und der Betrieb gemäß deutschen Bundesdatenschutzgesetz gewährleistet sind.

#5 Datenschutz-Grundverordnung Anforderungen im Griff haben

Mit der DSGVO hat die Europäische Union die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch Unternehmen neu geregelt und EU-weit vereinheitlicht. Auch Personalverantwortliche, die Daten von Ihren Bewerbern im Bewerbungsprozess erheben, sind davon betroffen. Im Umgang mit Bewerberdaten gibt es in vielen Unternehmen Mängel. Bewerbungen, die per Post oder E-Mail eingehen, werden für die Einsicht an weitere Personen weitergeleitet und verweilen in den jeweiligen E-Mail-Postfächer oder in den Download-Ordnern. All diese Daten müssen Sie vor Missbrauch schützen und Sie müssen nach dem “Recht auf Vergessenwerden” alle Daten löschen können. Zudem müssen Sie den Zugang zu den Bewerberdaten ermöglichen, die Datenübertragung an den Bewerber bei Anfrage gewährleisten und die Bewerberdaten so lange aufbewahren, bis ihr Zweck erlischt. Weiterhin hat der Bewerber das Recht darauf, dass seine Daten korrigiert werden - überall, wo sie sich befinden - und der Bewerber muss der Verarbeitung seiner Daten explizit zustimmen. Mit einer guten Bewerbermanagement-Software haben Sie alle DSGVO-Anforderungen im Griff.

Ihre Checkliste für die Auswahl & Einführung einer Software

In dieser Checkliste haben wir die wichtigsten Punkte für Sie zusammengefasst. Haken Sie einfach die erledigten Punkte ab. So vergessen Sie nichts. 

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