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Die Heldenreise unseres HR-Teams

Vom überforderten Recruitinganfänger zum HR-Profi

Wie alles begann...

Unsere Geschichte begann 2012 im Kinderzimmer meiner Eltern. Meine Mitgründer und ich erfuhren jahrelang am eigenen Leib wie kompliziert und aufwendig der Rekrutierungsprozess für Bewerber und Unternehmen war. Aus eigener Erfahrung wurde die Idee zu onapply geboren. Wir starteten als Stellenanzeigen-Agentur und entwickelten unsere Bewerbermanagement-Software, die wir seit 2016 vertreiben. 

Der ehemalige Rekrutierungsprozess 

Der Rekrutierungsprozess sah so ähnlich aus, wie wir es bereits aus eigener Erfahrung kannten. Unser HR-Team erhielt die Bewerbungen aus den verschiedensten Kommunikationskanälen. Dutzende Bewerbungen stapelten sich auf dem Schreibtisch. Die Bewerbungen wurden analysiert, verglichen und je nach Status - “Interview vereinbart”, “Abgelehnt”, “Eingestellt”, etc. - sortiert. Die digitalen Bewerbungsunterlagen verwalteten wir in File-Sharing-Lösungen. Die Kommunikation mit den Bewerbern sowie mit den Kollegen gestaltete sich schwierig. Ständig wurde auf Feedback gewartet und die Unterlagen wurden zwischen Outlook und Ordnern hin- und hergeschoben. Viele Bewerbungen erhielten wir zu dem Zeitpunkt nicht. Immer wenn eine Stellenausschreibungen ausgeschrieben wurde, erhielten wir vereinzelt Bewerbungen. Eine Eingangsbestätigung blieb oft aus, da diese manuell verschickt wurden. Bis dato schlug sich unser HR-Team also mit E-Mail, Excel-Tabellen, Online-Terminkalendern und  File-Sharing-Lösungen um. Dies war sehr zeitaufwendig. Gerade der Faktor Zeit, ist ein ganz entscheidender Faktor bei der Suche nach dem passenden Kandidaten. Die Time-to-Hire, also die Zeit bis ein neuer Mitarbeiter eingestellt wurde oder eine Absage erhielt,  betrug durchschnittlich 45 Tage. Uns war klar, dass es nicht für immer so weitergehen konnte und sich bald etwas ändern musste.

Die Herausforderung: Wachstum & Digitalisierung

Unser kleines Team wurde immer größer. Anfangs rekrutierten wir aus dem Bekanntenkreis, doch mit zunehmendem Wachstum machten wir uns auf die professionelle Suche nach neuen Mitarbeitern. Zudem wollten wir der Digitalisierung Schritt halten, denn wir wussten, die klassische Bewerbung per Post hatte schon lange ausgedient. Die Zukunft des HR-Managements ist papierlos, mobil, datenbasiert und sie liegt eben in der Cloud. Besonders wichtig für unser HR-Team war es, den Bewerbern zu jedem Zeitpunkt Auskunft über den Status geben zu können, gerade wenn ein Bewerber anruft und eine schnelle Rückmeldung fordert. Oder auch die zeitigen Zu- oder Absagen, sowie schnell mit den Kollegen zu kommunizieren, ohne E-Mail Ping-Pong und E-Mail Marathon - eben den gesamten Rekrutierungsprozess ordentlich und schnell abwickeln zu können.

Eine besondere Situation auf die wir immer mal wieder zurückblicken ist, als wir die erste  Azubi-Stelle veröffentlichten und hunderte von Bewerbungen erhielten. Natürlich hatten wir uns über die vielen Bewerbungen gefreut, der Prozess gestaltete sich jedoch alles andere als reibungs- und fehlerlos. Wir hatten große Organisationsschwierigkeiten und verloren die Übersicht über das Gesamtvolumen der Bewerber. Es herrschte Unklarheit über den Verbleib von Bewerbungsunterlagen zwischen Fach- und Personalarbeit. Der Schriftverkehr mit den Bewerbern wurde verspätet eingeleitet. Die langen Feedbackzeiten kamen bei unseren Bewerbern nicht gut an und führten zu erhöhten Absprungraten. Weiterhin war unklar: Welche Bewerber wurden bereits kontaktiert? Welche Bewerber waren zum Vorstellungsgespräch da? Eine Stolperfalle nach der anderen. Ein effizientes Bewerbermanagement war nicht möglich. Besonders wir als junges und aufstrebendes Startup, den der Großteil der Bewerber nicht kannte, mussten schneller handeln, bevor uns große Konzerne die besten Bewerber eben wegschnappten. Der ganze Verwaltungsaufwand war ohne IT-Unterstützung nicht mehr zu händeln und sollte also nun digitalisiert und administrative Tätigkeiten minimiert werden, damit sich unser HR-Team wieder auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren konnte.

Jeder Held braucht einen Begleiter - Bewerbermanagement-Systeme

Während wir uns mit unserer Stellenanzeigen-Agentur erfolgreich auf dem Markt etabliert haben, entwickelten wir mit dem Feedback unserer Stellenanzeigen-Kunden unsere Bewerbermanagement-Software, denn unsere Kunden hatten die gleichen Probleme wie wir.

All die Herausforderungen, die unser HR-Team bisher alleine bewältigen musste, sollten nun durch eine Bewerbermanagement-Software unterstützt werden, um einen reibungs- und fehlerlosen Ablauf zu gewähren und beim Verwaltungsaufwand zu entlasten. Unser HR-Team konnte es kaum erwarten, sich von den unübersichtlichen Excel-Tabellen zu trennen. Dennoch hatte unser HR-Team Bedenken. Sie konnten den Aufwand, den sie mit einem neuen System hatten, nicht abschätzen. Sie wussten jedoch, dass neue Technologien neue Möglichkeiten eröffnen und Personaler entlasten. Daher freuten sie sich, endlich einen einen kompetenten Partner zu bekommen, der ihnen bei dem Rekrutierungsprozess begleitet und unterstützt. So wie bei Luke Skywalker und Yoda in Star Wars. Denn: Was wäre Luke ohne die Weisheit von Yoda? Yoda trainierte Luke auf dem Planeten Dagobah und wies ihn in die Geheimnisse der Macht ein. Seine Lektion: „Tu es – oder tu es nicht. Es gibt kein Versuchen.“ Also blieb unserem HR-Team keine andere Wahl, als es einfach zu machen :-)

Das Ergebnis - online & einfach

In nur drei kleinen Schritten hat sich unser HR-Manager registriert, richtete sich blitzschnell ein und legte gleich los mit dem neuen Bewerbermanagement-System.

Im Nu wurde eine neue Karriereseite erstellt und die erste Stellenausschreibung, die sie mit nur wenigen Klicks veröffentlichten. Das System war einfach und intuitiv zu bedienen.

Seit der Einführung von dem System hat sich vieles verbessert. Aus vielen Kanälen wurde einer. Alle Bewerbungen gehen über einen Kanal (über den Bewerbungsbutton) in das System ein und werden an einem Ort verwaltet. Alle Teammitglieder haben nun Überblick über alle Ausschreibungen, Bewerbungen und anstehenden Aufgaben mithilfe eines klar strukturierten Dashboards. Bewerbungen werden nicht mehr in E-Mail-Postfächern, Ordnern oder mit Excel-Listen verwaltet, sondern einheitlich und datenschutzkonform in einem System. So geht keine Bewerbung mehr verloren. 

Durch die erstellten Bewerbungsformulare lassen sich Bewerberfluten einfacher managen und es lässt sich schneller und präziser eine Entscheidung fällen. Unser HR-Team sieht auf den ersten Blick, wer der richtige Kandidat für die zu besetzende Stelle ist. Bewerber erhalten durch automatisierte E-Mail-Vorlagen zügig Feedback über den Bewerbungsstatus. Keine unzureichende Kommunikation und standardisierten Massenmails mehr. Dies führte zu einer besseren Candidate Experience. Selbst wenn Bewerber Absagen erhalten, erleben sie den Rekrutierungsprozess positiv, unsere Reputation wird geschützt und Bewerbungsabbrüche werden reduziert. 89% unserer Bewerber sind sehr zufrieden mit unserem Bewerbungsprozess.Unsere Mitarbeiter reden heute noch am Mittagstisch wie schnell und unkompliziert der Bewerbungsprozess lief. Bei einigen Mitarbeitern erfolgte die Einstellung sogar innerhalb weniger Tagen. 

Der Austausch mit den Kollegen und den Abteilungen wurde effizienter. Die Bewerbungen werden mit autorisierten Nutzer geteilt und es wird sich über Kommentarfunktionen abgestimmt. Somit entfielen die vielen Meetings und der Abstimmungsaufwand reduzierte sich enorm. Jeder befugte Mitarbeiter kann abteilungsübergreifend auf den gleichen Datensatz zugreifen und ihn bearbeiten. Endlich konnten wir Entscheidungen gemeinsam treffen und sicher gehen, dass wir gemeinsam den geeigneten Kandidaten für die offenen Vakanzen finden.

Die Produktivität steigerte sich enorm durch das mobile Teamwork aus der Cloud. Die Analysemöglichkeiten und Auswertungsfunktionen bieten unserem HR-Team die Möglichkeit, alle Kennzahlen zu visualisieren. Durch die Transparenz haben sich die Prozesse optimiert und den Rekrutierungserfolg verbessert. Alle wichtigen Kennzahlen sind griffbereit, wie z.B. die “Time-to-Hire” (Zeit bis zur Einstellung). Diese wurde von durchschnittlich 42 Tagen auf 20 Tage verkürzt, die Transparenz und die Nachvollziehbarkeit der Prozesse erhöhte sich, wir sparen immens Kosten und Zeit, die Prozesse werden besser gesteuert und die Fehlerquoten haben sich minimiert. Was wurde nun aus unserem HR-Team: Sie haben endlich mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben, wie z.B. strategische Personalbedarfsplanung und Personalentwicklung, Bewerbungsgespräche, Mitarbeiterbetreuung, Ausbau des Recruitings, usw. ).

Was lehrt uns diese Geschichte: Egal, wie kompetent oder belastbar Sie sind, jeder braucht und findet seinen Begleiter, Mentor oder Unterstützer. Wenn Sie die Schwachstellen des Prozesses erkannt haben gilt es nur noch Yoda’s Gesetz zu befolgen: “Zum Erfolg nur diese Optionen du hast… Tu es – oder lass es.” Es ist möglich. Probieren Sie es aus!

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