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So formulieren Sie sympathische Absagen

Absageschreiben sind keine schöne Angelegenheit. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Absagen so formulieren, dass sie Ihnen auch noch Sympathiepunkte einbringen. Inkl. Vorlagen

Hände, die auf einer Laptop-Tastatur tippen

Eine Absage verfasst niemand gerne – wer will schon Bote schlechter Nachrichten sein? Stattdessen aber keine Rückmeldung zu geben ist unhöflich und hinterlässt einen unprofessionellen Eindruck bei Bewerber*innen. Mit einer sachlich und gleichzeitig persönlich formulierten Absage auf eine Bewerbung können Sie sich hingegen positiv von Ihren Wettbewerbern unterscheiden und wertvolle Sympathiepunkte sammeln.

Der richtige Kanal

Legen Sie zunächst fest, über welchen Kanal Sie die schlechten Neuigkeiten überbringen möchten. Wir empfehlen, sich dabei am bisherigen Kontakt mit der betroffenen Person zu orientieren. Erfolgt die Absage in einer sehr frühen Phase, in der Sie keinen persönlichen Kontakt hatten, ist ein Absageschreiben per E-Mail vollkommen ausreichend. War die Person bereits zum Telefoninterview oder Vorstellungsgespräch eingeladen, bringen Sie ihr mit einem Telefonat entsprechende Wertschätzung entgegen.

Die richtige Formulierung für Ihre Absage

Wie in so vielen Situationen, ist auch in einer Absage vor allem die Formulierung entscheidend. Dazu gehört im Besonderen, jedes Absageschreiben zu personalisieren.

Beginnen Sie am besten damit, die Person namentlich anzusprechen und bedanken Sie sich für das Interesse an Ihrem Unternehmen und der ausgeschriebenen Stelle. Gehen Sie ruhig darauf ein, nach welchem Bewerbungsschritt Sie die Entscheidung zur Absage getroffen haben. Damit zeigen Sie, dass sie die Zeit, die der Bewerber oder die Bewerberin für die Bewerbung aufgebracht hat, honorieren.

Der richtige Inhalt

Beim Inhalt zählt vor allem eins: Bringen Sie den Kandidat*innen, die es nicht geschafft haben, Wertschätzung entgegen.

Drücken Sie Ihr Bedauern aus, dass Sie den Bewerber oder die Bewerberin nicht weiter für die Stelle berücksichtigen können. Zeigen Sie, dass Ihnen bewusst ist, mit dieser Absage möglicherweise Hoffnungen zu enttäuschen.

Insgesamt sollten Ihre Bewerber*innen in jeder Situation das Gefühl haben, dass sie von Ihrem Unternehmen als Personen wertgeschätzt werden. Je nach Bewerbungsschritt können Sie auch Tipps mitgeben, wie sich die Person weiter qualifizieren kann. Wenn Sie begründen wollen, warum Sie absagen, beachten Sie unbedingt die rechtlichen Risiken.

Der rechtliche Rahmen: Vermeiden Sie Klagen

In Deutschland soll das allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) Diskriminierung und Benachteiligung verhindern. Das gilt insbesondere für Einstellungsverfahren. Als Konsequenz kann jedoch schon die kleinste Andeutung über den Absagegrund den Boden für eine Klage bereiten. Seien Sie daher extrem vorsichtig, welche Gründe Sie Kandidat*innen für Ihre Absage nennen und lassen Sie Ihre Formulierungen gegebenenfalls von einem Juristen prüfen.

Der richtige Stil

Zeigen Sie auch im Absageschreiben Charakter indem Sie den Text so formulieren, dass er zum Unternehmen passt. Dadurch verleihen Sie ihm zusätzlich einen Hauch Individualität. Viele Unternehmen nutzen in ihren Absageschreiben unpersönliche Standardphrasen - das haben Sie nicht nötig. Allein durch ein paar persönliche Akzente haben Sie die Chance, trotz einer negativen Nachricht positiv aufzufallen.

Die richtigen Formalitäten

Es ist völlig legitim, sich Vorlagen und Formulierungshilfen für Absageschreiben anzulegen, schließlich erleichtern diese Automatismen den Arbeitsalltag ungemein. Gerade wenn Sie eine größere Menge Absagen verschicken müssen, vermeiden Sie dadurch Flüchtigkeitsfehler und sparen wertvolle Zeit. Unser Tipp: Legen Sie Ihre Vorlagen so an, dass Sie sie mit wenigen Klicks personalisieren können. Am besten mit Platzhaltern, damit Sie nicht jede Mail nochmal von Hand überprüfen und versenden müssen.

Der richtige Zeitpunkt für Ihre Absage

Sie kennen es bestimmt: Eine Bewerbung kommt rein und bereits beim ersten Blick auf den Lebenslauf ist klar, dass es mit der Zusammenarbeit nichts wird. Das Absageschreiben könnte also noch in der gleichen Minute rausgehen. Bitte verschicken Sie Absagen nicht sofort nach dem letzten Kontakt mit den Bewerber*innen.

Zu keinem Zeitpunkt sollte der Bewerber oder die Bewerberin das Gefühl haben, die Entscheidung hätte Sie nur ein Kopfschütteln gekostet. Gleichzeitig sollten Sie sich aber auch nicht zu viel Zeit lassen. Eine Woche nach dem letzten Kontakt sollten Sie sich spätestens zurückmelden.

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So können Sie mit nur einem Klick ein Absageschreiben auswählen und für einen Termin, beispielsweise 5 Tage in der Zukunft, terminieren. Damit sparen Sie viel Zeit, die Sie für andere Bewerbungsschritte verwenden können.

Absage trotz Qualifikation - Bleiben Sie dran

Sie mussten einem eigentlich qualifizierten Kandidaten absagen, weil gerade alle Stellen besetzt sind? Schade, aber Ihnen bietet sich hier die Chance, sich gute Bewerber*innen für einen geeigneten Zeitpunkt warm zu halten. Verweisen Sie daher auf Ihre Karriereseite und ermutigen sie, sich zu einem anderen Zeitpunkt noch einmal zu bewerben. Wenn Sie sich nicht darauf verlassen wollen, dass sich die Person zu einem anderen Zeitpunkt erneut bei Ihnen bewirbt, können Sie sie auch direkt kontaktieren, wenn Sie das nächste Mal eine Stelle zu besetzen haben. Laut neuer Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) dürfen Sie allerdings alle Daten nur sechs Monate lang aufbewahren.

Jedes Unternehmen muss an der einen oder anderen Stelle eine Absage verschicken. Wenn Sie einen sympathischen Stil finden, Ihren Kandidaten mit Einfühlungsvermögen abzusagen, kann Sie das auf dem Arbeitsmarkt positiv von Ihren Wettbewerbern unterscheiden. Gerade unter dem Aspekt, dass viele der Jobsuchenden durch Empfehlungen auf Unternehmen aufmerksam werden, sollte der letzte Punkt eine wichtige Rolle spielen. Behalten Sie beim Verfassen von Absageschreiben immer im Hinterkopf, wie Sie selbst gerne über eine Ablehnung informiert werden wollen.

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Malte

Bewerbermanagement-Profi & Web-Designer mit Mission:
Online-Rekrutierung für Bewerber und Unternehmen einfacher machen.