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Bewerbungsprozess optimieren: 5 Schritte, die Sie sofort umsetzen können

Geschrieben von Katja

In den meisten Unternehmen sieht jeder Bewerbungsprozess in etwa gleich aus: Eine Bewerbung geht ein und wird von einer zuständigen Person gesichtet.

bewerbungsprozess

Sind die Motivation und der Lebenslauf eines Bewerbers vielversprechend, dann wird er oder sie zum Telefoninterview und oder zu einem Vorort-Interview eingeladen, die von den für die Stelle verantwortlichen Personen geführt werden. Anschließend wird Feedback gesammelt, eine Entscheidung getroffen und der Bewerber erhält eine Absage oder ein Angebot.

Wir haben diesen Prozess mit den Erfahrungen aus den vergangenen Jahren optimiert und haben 5 essentielle Schritte identifiziert, mit denen auch Sie Ihren Bewerbungsprozess perfektionieren können.

Die Bewerbung

Von einer zentralen Person kontrollieren lassen

Die erste Person, die bei uns eingehende Bewerbungen kontrolliert, ist eine zentrale Person, die sich mit allen Positionen unseres Unternehmens auskennt. Sie entscheidet darüber, ob eine Bewerberin oder ein Bewerber zum Telefoninterview eingeladen wird.

Warum machen wir das so? Wir wollen damit verhindern, dass in Zeiten, in denen dringend neue Mitarbeiter gebraucht werden, Abteilungsleiter aus der Not heraus viele Bewerber zum Telefoninterview einladen und damit wertvolle Zeit mit eigentlich nicht passenden Bewerbern verschwenden.

K.O. Fragen vorab stellen

Uns ist es wichtig, so schnell wie möglich zu verstehen, ob ein Bewerber zu uns passt und ob er die wichtigsten Anforderungen erfüllt. Suchen wir zum Beispiel eine Teilzeitkraft für das Wochenende, fragen wir den Bewerber direkt im Bewerbungsformular, ob er samstags und sonntags zur Verfügung steht. Bewerber, die nicht für die Stelle in Frage kommen, können wir so direkt ausschließen.
→ Mehr zum Thema K.O. Fragen

Telefoninterview

Das Interview kann nach jeder Frage beendet werden

Ein Telefoninterview wird in der Regel von unserem Personaler geführt. Er hat schon unzählige Interviews geführt und kann daher den Bewerber am schnellsten einschätzen. Der Ablauf eines Telefoninterview gestaltet sich in der Regel folgendermaßen:

  1. Willkommen heißen des Bewerber
  2. Vier Fragen an den Bewerber
  3. Vorstellung von unserem Unternehmen


Mit dieser Struktur hat der Personaler nach jeder Frage die Möglichkeit, das Gespräch abzubrechen und dadurch keine Zeit mit ungeeigneten Bewerbern zu verschwenden.

Würden wir am Telefon stattdessen immer als erstes unser Unternehmen vorstellen (ca. 3 Minuten), ohne zu wissen ob der Bewerber oder die Bewerberin für uns interessant ist, würden wir bei 20 Telefoninterviews von denen 10 Bewerber ungeeignet sind mindestens 30 Minuten verschwenden.

Vor-Ort Interviews

Eine ganzheitliche Perspektive durch mehrere Interviewer

Während unseres gesamten Bewerbungsprozesses versuchen wir ein ganzheitliches Bild von jedem Kandidaten und jeder Kandidatin zu erhalten, um am Ende die für uns richtige Person einzustellen. Um ganz sicher zu gehen, involvieren wir immer mehrere Personen in den Interview-Prozess. Jede Person erhält dieselbe Zusammenstellung von Kriterien, anhand derer Bewerber bewertet werden sollen (eine sogenannte Scorecard). Alle Fragen, die gestellt werden sollten, werden ebenfalls festgelegt, um einen exakt gleichen Verlauf für alle Gespräche zu garantieren und Bewerber untereinander vergleichbar zu machen.

Die Interviewer sind der zukünftige Vorgesetzte des Bewerbers oder der Bewerberin, ein oder mehrere Fachkräfte, ein unabhängiger Beobachter und gegebenenfalls zukünftige untergeordneten Mitarbeiter. Die einzelnen Personen führen (nacheinander) verschiedene Interviews mit unterschiedlichen Zielen durch. Geprüft wird die charakterliche Eignung, gesammelte Erfahrungen und fachliche Eignung durch einen einfachen Assessment-Test , beispielsweise eine praxisorientierte Case-Study.

Feedback

Sammeln, Auswerten und Referenz-Checks

Im Anschluss an die Interviews werden die Ergebnisse anhand der Scorecard ausgewertet. Bevor eine Entscheidung getroffen wird machen wir außerdem noch 2-3 Referenz-Checks. Dafür rufen wir beispielsweise ehemalige Kollegen oder Vorgesetzte an, die uns der Bewerber selbst genannt hat.

Anhand dieser Checks und den Ergebnissen der Scorecard von unseren Geschäftsführern entschieden, ob eine Person eingestellt wird oder welche der in Frage kommenden Personen ausgewählt wird. Falls Unstimmigkeit über einen Kandidaten besteht, kann die Abteilung den Kandidaten für einen Probearbeitstag einladen.

14 Tage bis zum Vertrag

Der gesamte Bewerbungsprozess dauert bei uns 7-14 Tage. Diese kurze Zeit bis zu Einstellung ist wichtig! Denn auf der einen Seite begeistern und überzeugen wir viele Bewerber durch einen schnellen und transparenten Prozess. Auf der anderen Seite kommen wir so großen Konzernen zuvor, die deutlich längere und zum Teil weniger transparente Bewerbungsprozesse haben (Lesen hier mehr zum Thema: »3 Tricks, um aussichtsreiche Bewerber nicht an die Konkurrenz zu verlieren«).

Falls wir einen Bewerber oder eine Bewerberin doch nicht von uns überzeugen konnten, holen wir uns telefonisch den Absagegrund und Feedback zum Bewerbungsprozess ein. So ziehen wir aus der Absage eines Kandidaten wichtige Learnings, die wir dann mit in den nächsten Prozess nehmen können.

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