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Bewerbungsprozess optimieren: 5 Schritte, die Sie sofort umsetzen können

Geschrieben von Katja

bewerbungsprozess

In den meisten Unternehmen sieht jeder Bewerbungsprozess in etwa gleich aus: Eine Bewerbung geht ein und wird von einer zuständigen Person gesichtet. Sind die Motivation und der Lebenslauf eines Bewerbers bzw. einer Bewerberin vielversprechend, dann wird er oder sie zum Telefoninterview und / oder zu einem Vorort-Interview eingeladen, die von den für die Stelle verantwortlichen Personen geführt werden. Anschließend wird Feedback gesammelt, eine Entscheidung getroffen und der/die Bewerber*in erhält eine Absage oder ein Angebot.

Wir haben diesen Prozess mit den Erfahrungen aus den vergangenen Jahren optimiert und haben 5 essentielle Schritte identifiziert, mit denen auch Sie Ihren Bewerbungsprozess perfektionieren können.

Die Bewerbung

Von einer zentralen Person kontrollieren lassen

Die erste Person, die bei uns eingehende Bewerbungen kontrolliert, ist eine zentrale Person, die sich mit allen Positionen unseres Unternehmens auskennt. Sie entscheidet darüber, ob eine Bewerberin oder ein Bewerber zum Telefoninterview eingeladen wird.

Warum machen wir das so? Wir wollen damit verhindern, dass in Zeiten, in denen dringend neue Mitarbeiter gebraucht werden, Abteilungsleiter aus der Not heraus viele Bewerber*innen zum Telefoninterview einladen und damit wertvolle Zeit mit eigentlich nicht passenden Bewerber*innen verschwenden.

K.O. Fragen vorab stellen

Uns ist es wichtig, so schnell wie möglich zu verstehen, ob ein*e Bewerber*in zu uns passt und ob er/sie die wichtigsten Anforderungen erfüllt. Suchen wir zum Beispiel eine Teilzeitkraft für das Wochenende, fragen wir den/die Bewerber*in direkt im Bewerbungsformular, ob er/sie samstags und sonntags zur Verfügung steht. Bewerber*innen, die nicht für die Stelle in Frage kommen, können wir so direkt ausschließen.
→ Mehr zum Thema K.O. Fragen

Telefoninterview

Das Interview kann nach jeder Frage beendet werden

Ein Telefoninterview wird in der Regel von unserem Personaler geführt. Er hat schon unzählige Interviews geführt und kann daher den/die Bewerber*in am schnellsten einschätzen. Der Ablauf eines Telefoninterviews gestaltet sich in der Regel folgendermaßen:

  1. Willkommen heißen des Bewerbers / der Bewerberin
  2. Vier Fragen an den oder die Bewerber*in
  3. Vorstellung unseres Unternehmens


Mit dieser Struktur hat der Personaler nach jeder Frage die Möglichkeit, das Gespräch abzubrechen und dadurch keine Zeit mit ungeeigneten Bewerber*innen zu verschwenden.

Würden wir am Telefon stattdessen immer als erstes unser Unternehmen vorstellen (ca. 3 Minuten), ohne zu wissen ob der oder die Bewerber*in für uns interessant ist, würden wir bei 20 Telefoninterviews, von denen 10 Bewerber*innen ungeeignet sind, mindestens 30 Minuten verschwenden.

Vorort-Interview

Eine ganzheitliche Perspektive durch mehrere Interviewer*innen

Während unseres gesamten Bewerbungsprozesses versuchen wir ein ganzheitliches Bild von jedem Kandidaten und jeder Kandidatin zu erhalten, um am Ende die für uns richtige Person einzustellen. Um ganz sicher zu gehen, involvieren wir immer mehrere Personen in den Interview-Prozess. Jede Person erhält dieselbe Zusammenstellung von Kriterien, anhand derer Bewerber*innen bewertet werden sollen (eine sogenannte Scorecard). Alle Fragen, die gestellt werden sollten, werden ebenfalls festgelegt, um einen exakt gleichen Verlauf für alle Gespräche zu garantieren und Bewerber*innen untereinander vergleichbar zu machen.

Die Interviewer sind der oder die zukünftige Vorgesetzte des Bewerbers oder der Bewerberin, ein oder mehrere Fachkräfte, ein*e unabhängige*r Beobachter*in und gegebenenfalls zukünftige untergeordnete Mitarbeiter*innen. Die einzelnen Personen führen (nacheinander) verschiedene Interviews mit unterschiedlichen Zielen durch. Geprüft wird die charakterliche Eignung, gesammelte Erfahrungen und fachliche Eignung durch einen einfachen Assessment-Test , beispielsweise eine praxisorientierte Case-Study.

Feedback

Sammeln, auswerten und Referenz-Checks

Im Anschluss an die Interviews werden die Ergebnisse anhand der Scorecard ausgewertet. Bevor eine Entscheidung getroffen wird, machen wir außerdem noch 2-3 Referenz-Checks. Dafür rufen wir beispielsweise ehemalige Kolleg*innen oder Vorgesetzte an, die uns der oder die Bewerber*in selbst genannt hat.

Anhand dieser Checks und den Ergebnissen der Scorecard von unseren Geschäftsführern entschieden wir, ob eine Person eingestellt wird oder welche der in Frage kommenden Personen ausgewählt wird. Falls Unstimmigkeit über eine*n Bewerber*in besteht, kann die Abteilung die Person für einen Probearbeitstag einladen.

14 Tage bis zum Vertrag

Der gesamte Bewerbungsprozess dauert bei uns 7-14 Tage. Diese kurze Zeit bis zu Einstellung ist wichtig! Denn auf der einen Seite begeistern und überzeugen wir viele Bewerber*innen durch einen schnellen und transparenten Prozess. Auf der anderen Seite kommen wir so großen Konzernen zuvor, die deutlich längere und zum Teil weniger transparente Bewerbungsprozesse haben (Lesen Sie hier mehr zum Thema: »3 Tricks, um aussichtsreiche Bewerber*innen nicht an die Konkurrenz zu verlieren«).

Falls wir einen Bewerber oder eine Bewerberin doch nicht von uns überzeugen konnten, holen wir uns telefonisch den Absagegrund und Feedback zum Bewerbungsprozess ein. So ziehen wir aus der Absage eines Kandidaten bzw. einer Kandidatin wichtige Learnings, die wir dann mit in den nächsten Prozess nehmen können.

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