Ratgeber für Chatbots im Recruiting (und die einfache Alternative)

Der Chatbot-Hype ist vielversprechend, aber keine Garantie für Erfolg. Wo die Bots bei einfachen Fragen häufig punkten können und für Unternehmen Zeit und Geld sparen können, so liegen sie bei komplexen Anfragen, Empfehlungen und falscher Wortwahl oft daneben oder sind wenig glaubwürdig. Der vielversprechendste Ansatz besteht darin, HR-Chatbots auf ganz bestimmte Dienste zuzuschneiden. Das heißt die Personalabteilung muss im Vorfeld eine Bot-Konzeption ausarbeiten, in der der gewünschte Einsatz und das Fachgebiet des Bots, die potenzielle Rolle des Teams selbst im Gesamtprozess und das erwartete Ergebnis beschrieben werden. Wie immer kann ein Bot nur so gut sein wie die Vorbereitungsarbeit und Menschen die ihn einsetzen. HR bleibt beim Thema Bewerberkommunikation über Bots vorsichtig, noch haben laut Gartner weniger als 10% der HR Abteilungen Chatbots einmal ausprobiert. Kommunikation mit Bewerbern kann sehr individuell sein und daher nicht geeignet oder zu komplex für einen Chatbot. Der Einsatz im HR bietet sich vor allen Dingen in der Rekrutierung, z.B. auf der Karriereseite an. Hier können zum einen regelmäßig ähnliche Fragen auftauchen und es ist noch keine enge Beziehung mit dem Bewerber etabliert wo der Einsatz eines Bots nicht störend wirken kann. 

Was können Chatbots besonders gut?

Ein Chatbot ist 24/7 erreichbar

Ein Chatbot reagiert innerhalb weniger Sekunden

Ein Chatbot  kann sehr viele Anfragen gleichzeitig beantworten.

Ein Chatbot kann standardisierte, hinterlegte Informationen herausgeben

Ein Chatbot hat also das Potential Ihnen Zeit und Nerven zu sparen.

In welchen Fällen sind Chatbots gut geeignet?

Wenn Sie viele sich wiederholende Anfragen erhalten

Wenn Ihre Antwortzeiten z.B. über Email und Telefon zu lang sind und sie deshalb Bewerber verlieren

Wann macht es Sinn Chatbots einzusetzen?

Sie haben sehr viele Stellenangebote online

Bewerber haben bei Ihnen lange Wartezeiten

Sie haben viel Wettbewerb um die besten Bewerber

Die haben die Kapazitäten und das Budget für die Konzeption

Vermeiden Sie diese Fehler
Tun Sie nicht so als wäre Ihr Chatbot ein Mensch!
Setzen Sie Chatbots nicht als Barriere ein, machen Sie es Bewerbern auch möglich Sie direkt zu kontaktieren. Sonst führt so ein Bot auch schnell zu Frust beim Bewerber.

Vor der Entscheidung sollten Sie folgendes klären

Erhalten Sie durch einen Chatbot mehr Bewerber? bzw. verlieren Sie zur Zeit Bewerber?

Erhalten Sie zu wenig passende Bewerbungen, weil nicht alle Informationen für Bewerber sofort zu sehen sind?

Lassen sich diese Probleme mit einem Chatbot lösen? oder braucht es eine Vorgespräch? tut es auch ein FAQ? oder eine übersichtliche Karriereseite?

Braucht es bei den Anfragen auch emotionale Kompetenz?

Welche Funktion soll ein Chatbot haben?

Welche Fragen soll ein Chatbot stellen?

Welche Fragen muss er beantworten können?

Wie reagiert er, wenn er auf eine Anfrage stößt, die er nicht beantworten kann?

Für welche Zielgruppen ist der Chatbot gedacht?

Während sich die KI verbessert und Chatbots immer häufiger eingesetzt werden, gibt es für Arbeitgeber, die Chatbots im Einstellungsprozess einsetzen wollen, noch eine Reihe von Herausforderungen.
Trotz technologischer Fortschritte können Chatbots das menschliche Denken nicht vollständig nachahmen.
Wenn ein Kandidat zum Beispiel Slang oder Umgangssprache verwendet, um eine Frage zu beantworten, wird der Chatbot die Informationen höchstwahrscheinlich falsch interpretieren und den Kontext der Antwort verpassen. Dies kann den nachteiligen Effekt haben, dass Kandidaten disqualifiziert werden, die ansonsten hervorragend für eine Position geeignet sind.
Chatbots sind im Allgemeinen auch nicht darauf programmiert, ungewöhnliche Fragen zu einem Unternehmen zu beantworten. Wenn ein Kandidat einem Chatbot eine Frage stellt, auf die er noch nie zuvor gestoßen ist oder für deren Beantwortung er nicht programmiert ist, kann er eine irrelevante Antwort geben, die den Kandidaten enttäuscht und verwirrt.
In vielen Fällen übersteigt der Aufwand den tatsächlichen Nutzen. Chatbots verbrauchen vor allem zu Beginn viele Ressourcen - nämlich zeitlichen und monetären Aufwand.

Optimierung der Bewerberkommunikation ohne Chatbot (und ohne Extra-Budget)

Verbessern Sie die Informationen in Ihrer Stellenanzeige

Halten Sie die wichtigsten Infos zur Bewerbung auf Ihrer  Karriereseite bereit

Erläuterung Rekrutierungsprozess

Infos zum Unternehmen

Benefits und Möglichkeiten in Ihrem Betrieb (Weiterbildungen, Aufstieg)

Sortierte Jobausschreibungen

Fazit
Ein Chatbot braucht ein durchdachtes Konzept, ohne das ist die Telefonnummer und E-Mail-Adresse zu einem Ansprechpartner die beste Wahl. Chatbots ersetzen nicht eine ordentliche Jobausschreibung und Unternehmensprofil. Klare Struktur, auffindbare Informationen und Glaubwürdigkeit sind wichtiger als Schnelligkeit und ständige Verfügbarkeit. 

Tipps

Seien Sie Proaktiv: Beantworten Sie häufige Fragen zu Ihrem Unternehmen, Ihren Jobausschreibungen und Ihrem Rekrutierungsprozess in einem FAQ.

Präsentieren Sie Ihre Jobangebote strukturiert: Haben Sie eine ordentliche Karriereseite wo ihre Jobs zu finden sind, mit Sortierung von Ort-und Berufsfeld

Verringern Sie Hürden bei der Bewerbung: Nutzen Sie ein Bewerbungsformular mit den wichtigsten Elementen

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