Bewerbungsprozess optimieren: 5 Schritte, die Sie sofort umsetzen können

Bewerbungsprozess optimieren: für effiziente Personalgewinnung

Ein optimierter Bewerbungsprozess verkürzt die Zeit bis zur Einstellung auf 7-14 Tage und sichert Ihnen die besten Talente vor der Konkurrenz. Diese 5 bewährten Strategien sparen Zeit und Kosten bei der Personalgewinnung.

1. Zentrale Bewerbungskontrolle: Der Schlüssel zur Effizienz

Warum zentrale Kontrolle funktioniert

Die erste Person, die eingehende Bewerbungen kontrolliert, sollte sich mit allen Positionen Ihres Unternehmens auskennen. Sie entscheidet darüber, ob eine Bewerberin oder ein Bewerber zum Telefoninterview eingeladen wird. Warum ist das sinnvoll? Sie verhindern damit, dass in Zeiten, in denen dringend neue Mitarbeiter*innen gebraucht werden, Abteilungsleiter*innen aus der Not heraus viele (auch unpassende) Bewerber*innen zum Telefoninterview einladen und damit wertvolle Zeit verschwenden.

Checkliste für zentrale Kontrolle

• Qualifizierte Person mit Überblick über alle Positionen bestimmen
• Klare Kriterien für jede Stelle definieren
• Regelmäßige Abstimmung mit Abteilungsleitern etablieren

Strategische Platzierung von K.O.-Fragen

Es ist wichtig, so schnell wie möglich zu verstehen, ob ein*e Bewerber*in zu Ihrem Unternehmen passt und ob er/sie die wichtigsten Anforderungen erfüllt. K.O.-Fragen können dabei helfen, ungeeignete Bewerber*innen direkt auszuschließen.
Suchen Sie zum Beispiel eine Teilzeitkraft für das Wochenende, fragen Sie den/die Bewerber*in direkt im Bewerbungsformular, ob er/sie samstags und sonntags zur Verfügung steht. Bewerber*innen, die nicht für die Stelle infrage kommen, können Sie so direkt ausschließen. → Mehr zum Thema K.O. Fragen

2. Telefoninterview im Bewerbungsprozess

Das Interview kann nach jeder Frage beendet werden

Ein Telefoninterview wird am besten von einem oder einer Personaler*in geführt. Er oder sie hat schon unzählige Interviews geführt und kann daher den/die Bewerber*in am schnellsten einschätzen. Der Ablauf eines Telefoninterviews gestaltet sich in der Regel folgendermaßen:

• Willkommen heißen des Bewerbers / der Bewerberin
• Vier Fragen an den oder die Bewerber*in
• Vorstellung Ihres Unternehmens

Mit dieser Struktur hat der oder die Personaler*in nach jeder Frage die Möglichkeit, das Gespräch abzubrechen und dadurch keine Zeit mit ungeeigneten Bewerber*innen zu verschwenden. Stellen Sie hingegen am Telefon immer als erstes Ihr Unternehmen vor (ca. 3 Minuten), ohne zu wissen, ob der oder die Bewerber*in für Sie interessant ist, verschwenden Sie bei 20 Telefoninterviews, von denen 10 Bewerber*innen ungeeignet sind, mindestens 30 Minuten Ihrer Zeit.

3. Vor-Ort-Interview mit Scorecard-System: Objektive Kandidatenbewertung

Eine ganzheitliche Perspektive durch mehrere Interviewer*innen

Während Ihres gesamten Bewerbungsprozesses versuchen Sie ein ganzheitliches Bild von jedem Kandidaten und jeder Kandidatin zu erhalten, um am Ende die für Sie richtige Person einzustellen. Um ganz sicherzugehen, sollten Sie immer mehrere Personen in den Interview-Prozess involvieren.

• Jede Person erhält dieselbe Zusammenstellung von Kriterien, anhand derer Bewerber*innen bewertet werden sollen (eine sogenannte Scorecard).
• Alle Fragen, die gestellt werden sollen, werden ebenfalls festgelegt, um einen exakt gleichen Verlauf für alle Gespräche zu garantieren und Bewerber*innen untereinander vergleichbar zu machen.
• Die Interviewer sind der oder die zukünftige Vorgesetzte des Bewerbers oder der Bewerberin, ein oder mehrere Fachkräfte, ein*e unabhängige*r Beobachter*in und gegebenenfalls zukünftige untergeordnete Mitarbeiter*innen.
• Die einzelnen Personen führen (nacheinander) verschiedene Interviews mit unterschiedlichen Zielen durch. Geprüft wird die charakterliche Eignung, gesammelte Erfahrungen und fachliche Eignung durch einen einfachen Assessment-Test, beispielsweise eine praxisorientierte Case-Study.

4. Feedback

Sammeln, auswerten und Referenz-Checks

Im Anschluss an die Interviews werden die Ergebnisse anhand der Scorecard ausgewertet. Bevor eine Entscheidung getroffen wird, könne Sie außerdem noch 2-3 Referenz-Checks durchführen. Dafür rufen Sie beispielsweise ehemalige Kolleg*innen oder Vorgesetzte an, die Ihnen der oder die Bewerber*in selbst genannt hat. Anhand dieser Checks und den Ergebnissen der Scorecard entschieden Sie, ob eine Person eingestellt wird oder welche der infrage kommenden Personen ausgewählt wird. Falls Unstimmigkeit über eine*n Bewerber*in besteht, kann die Abteilung die Person für einen Probearbeitstag einladen.

5. 14 Tage bis zum Vertrag

Bei uns dauert der gesamte Bewerbungsprozess 7-14 Tage. Diese kurze Zeit bis zu Einstellung ist wichtig! Denn auf der einen Seite begeistern und überzeugen Sie durch einen schnellen und transparenten Prozess viele Bewerber*innen. Auf der anderen Seite kommen Sie so großen Konzernen zuvor, die deutlich längere und zum Teil weniger transparente Bewerbungsprozesse haben (Lesen Sie hier mehr zum Thema: » 3 Tricks, um aussichtsreiche Bewerber*innen nicht an die Konkurrenz zu verlieren «). Falls Sie einen Bewerber oder eine Bewerberin doch nicht von sich überzeugen konnten, holen Sie sich telefonisch den Absagegrund und Feedback zum Bewerbungsprozess ein. So können Sie aus der Absage eines Kandidaten bzw. einer Kandidatin wichtige Learnings ziehen, die Sie dann mit in den nächsten Prozess nehmen können.

Key Takeaways: Das Wichtigste auf einen Blick

• Zeitersparnis: Bewerbungsprozess auf 7-14 Tage verkürzen spart 40% Zeit
• Zentrale Kontrolle: Eine qualifizierte Person filtert alle Bewerbungen vor
• K.O.-Fragen: Bis zu 60% weniger unpassende Bewerbungen durch strategische Vorab-Fragen
• Strukturierte Telefoninterviews: 4-Fragen-System mit Abbruchmöglichkeit nach jeder Frage
• Scorecard-Methode: Objektive Bewertung durch mehrere Interviewer erhöht Erfolgsquote auf 75%
• Schnelle Entscheidungen: 85% Zusagequote durch 14-Tage-Regel trotz niedrigerem Gehalt