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X MARKS THE SPOT – Bewerbermanagement in Excel, wie geht das? [mit Excel-Vorlage zum Download]

Geschrieben von Leonore Kleinkauf

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Excel ist ein mächtiges Instrument und hervorragend geeignet für verschiedene Herausforderungen im Arbeitsalltag. Da liegt es nicht fern, auch im Recruiting zum altbewährten System zu greifen. In diesem Artikel erfahren Sie, warum Excel einen einfachen Einstieg in das Thema Bewerbermanagement bietet [inklusive Excel-Vorlage zum Download], welche Rechtsgrundlagen Sie dabei beachten sollten und was Excel von einem nativen Bewerbermanagement-System unterscheidet.


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Wofür brauche ich ein Bewerbermanagement?

Sie suchen eine*n neue*n Mitarbeiter*in, haben sich genau überlegt, was der oder die Kandidat*in mitbringen muss und Ihre Stellenanzeige erfolgreich ausgeschrieben. In den Folgetagen erwartet Sie eine Bewerbungsflut. Die Bewerbungen sollten schnell bearbeitet werden, damit Ihnen gute Fachkräfte nicht durchs Netz gehen. Je nach Branche und Größe Ihres Unternehmens kann dieser Prozess unübersichtlich werden und zu Fehlern führen. Schnell gehen E-Mails unter oder es ist unklar, wer für deren Bearbeitung zuständig ist. Wenn Sie ein Bewerbermanagement einrichten, können Sie sich damit jede Menge Zeit und Nerven sparen und sich sicher sein, dass Sie nicht aus Versehen dem perfekten Match den Laufpass geben. Mit unserer Excel-Vorlage für Ihr Bewerbermanagement behalten Sie folgende Informationen zu jeder Zeit im Blick: 

Stellentitel Art der Anstellung Berufsfeld
Standort Ausschreibungsdatum Bewerbungsschluss
Personalverantwortliche*r Feedback-Geber*in Jobbörsen
Bewertungskriterien Interviewfragen Liste aller Bewerber*innen
Bewerbungsphase und Status je Bewerber*in Kommentare des/der Personalverantwortlichen  Übersicht und grafische Darstellung 


So schaffen Sie Übersichtlichkeit und wissen genau, wann was im Rekrutierungsprozess passieren muss. Welche*r Bewerber*in befindet sich in welcher Phase und benötigt welche Informationen? Wurden bereits Eingangsbestätigung, Einladung zum Interview oder Absage verschickt? Welche Bewerber*innen sind noch im Rennen und wie unterscheiden sie sich? 

The X marks the spot - Ihr Excel-Bewerbermanagement ist wie eine Schatzkarte. Hier sammeln Sie alle Informationen, die Ihnen bei Ihrer nächsten Personalentscheidung helfen.

4 Tipps für Ihr Bewerbermanagement in Excel

#1 Status

Egal ob Sie unsere Excel-Vorlage nutzen oder sich selbst Ihr Bewerbermanagement in Excel kreieren: Denken Sie daran die verschiedenen Status in Ihrer Übersicht abzubilden. Beispiele dafür sind: 

Neu Vorauswahl
Telefoninterview Vorortinterview
Prüfung Angebot
Absage  

So simpel dieser Schritt erscheint, er wird Ihnen dabei helfen die Pipeline im Blick zu behalten, Bewerber*innen zu vergleichen und vor allem niemanden während des Rekrutierungsprozesses zu vergessen. 

#2 Zusammenarbeit mit Kolleg*innen

Nutzen Sie Ihre Übersicht, um auch von Mit-Entscheider*innen Feedback zu den einzelnen Kandidat*innen einzuholen. Standardisierte Rückmeldungen bieten Ihrem Team die Möglichkeit, Sie bei Ihrer Personalentscheidung zu unterstützen. Aber Achtung! Befinden sich personenbezogene Daten der Bewerber*innen in Ihrer Excel-Tabelle? Denken Sie daran, rechtlichen Vorgaben beim Datenschutz nachzukommen (siehe weiter unten). 

#3 Statistiken

Excel bietet wunderbare Funktionen, um Ihre gesammelten Informationen grafisch darzustellen oder Zusammenfassungen zu liefern. So können Sie auf einen Blick erkennen, wie viele Bewerber*innen in Ihrer aktiven Pipeline auf Sie warten und in welchen Bewerbungsphasen sie sich jeweils befinden. In der Zusammenfassung unserer Excel-Vorlage erfahren Sie außerdem automatisch, wie viele Bewerbungen bei Ihnen insgesamt eingegangen sind und wie lange Ihre Anzeige bereits geschaltet ist.  

#4 Gründe der Absagen sammeln

Geben Sie für jede abgelehnte Bewerbung einen Grund in Ihrem Bewerbermanagement an. So können Sie Muster erkennen und - falls notwendig - Ihre Stellenanzeige optimieren oder durch andere Stellschrauben den Prozess verbessern. Denn Absagen sind nicht nur ärgerlich für den oder die Bewerber*in, sondern kosten auch auf Ihrer Seite Zeit und Energie.

Rechtssicherheit beim Bewerbermanagement in Excel

Sicherlich ist auch an Ihnen die Einführung der neuen Datenschutz-Grundverordnung nicht spurlos vorbei gegangen. Unternehmen müssen klaren Richtlinien bei der Verarbeitung personenbezogener Daten folgen UND auf Verlangen in der Lage sein, all diese Informationen zu vernichten. Das bedeutet: Sie müssen wissen, wer in Ihrem Unternehmen wieviel Zugriff auf welche Daten hat. Wenn Ihre Excel-Datei auch im Team bearbeitet wird, sollten Sie personenbezogene Daten in Ihrem Bewerbermanagement anonymisieren und eine Lösung für die Weiterleitung von Dateien (z.B. Lebensläufe) finden.  

Mehr zum Thema DSGVO im Recruiting erfahren Sie in unserem Artikel "Machen Sie Ihr Recruiting bereit für die EU-DSGVO".

Excel und natives Bewerbermanagement-System im Vergleich

Mit unserer Excel-Vorlage können Sie sich von einem effizienteren und angenehmeren Bewerbungsprozess überzeugen. Neben Excel gibt es aber auch verschiedene native Bewerbermanagement-Systeme. Diese Lösungen verfügen meist über zusätzliche Funktionen, die Ihren Rekrutierungsprozess deutlich vereinfachen und verbessern.

 

FUNKTIONEN EXCEL NATIVES BEWERBERMANAGEMENT-SYSTEM
Stellenanzeige wird außerhalb von Excel mit Word, Powerpoint oder Adobe-Produkten erstellt kann direkt im System erstellt und publiziert werden mit vielen weiteren Vorteilen
Bewerbungen müssen manuell eingetragen werden gehen automatisch im System ein
Bewerber*innen-Kommunikation manuell, außerhalb von Excel automatische Bewerbungsbestätigung, Nachrichten können direkt aus dem System verschickt werden, Antworten gehen auch direkt wieder im System ein
DSGVO muss in jeden Schritt integriert werden automatisch DSGVO-konform
Kollaboration Feedback im Bewerbermanagement, Dateien müssen verschickt werden, es können nicht mehrere Personen gleichzeitig bearbeiten Feedback findet im System statt, es können verschiedene Zugänge und Nutzerrollen festgelegt werden, gleichzeitiger Zugriff auf die Daten möglich
Benutzerfreundlichkeit  übersichtlich, aber Fehlerquellen wie versehentliches Löschen von Formeln oder das Verrutschen von Zeilen nicht auszuschließen übersichtlich, einfach zu bedienen, keine Fehlerquellen seitens des HR-Teams möglich

Fazit

Excel bietet einen guten Einstieg in das Thema Bewerbermanagement, ist aber vom Funktionsumfang gegenüber einem nativen System eingeschränkt. Wichtig ist: Es liegt ganz bei Ihnen, welche Lösung für Ihr Unternehmen am besten funktioniert und wie weit Sie Ihren Rekrutierungsprozess optimieren möchten. The X marks the spot - mit Excel müssen Sie sich den Weg zum Schatz noch bahnen. Mit einem nativen Bewerbermanagement-System, wie onapply Pro, schauen Sie von oben auf die Karte und nehmen die Abkürzung.


DER WEG IST DAS ZIEL
KOSTENLOSE EXCEL-VORLAGE FÜR IHR BEWERBERMANAGEMENT:

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