Was macht ein*e Chefsekretär*in und worauf müssen Sie achten?

Die Position des/der Chefsekretär*in ist eine zentrale Rolle innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation. Als Chefsekretär*in sind Sie die rechte Hand der Geschäftsführung und verantwortlich für die effiziente Organisation des Tagesablaufs. Ihre Aufgaben umfassen die Koordination von Terminen, die Verwaltung von Dokumenten sowie die Kommunikation mit internen und externen Partnern.

Ein weiteres wichtiges Element Ihrer Arbeit ist die Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings und Konferenzen. Dazu gehört die Erstellung von Präsentationen, die Protokollierung von Sitzungen und die Sicherstellung, dass alle benötigten Materialien zur Verfügung stehen. Sie sind die zentrale Anlaufstelle für Fragen und Informationen und unterstützen die Führungskräfte bei der Umsetzung strategischer Entscheidungen.

Darüber hinaus übernehmen Sie häufig die Organisation von Geschäftsreisen, einschließlich der Buchung von Flügen und Unterkünften sowie der Erstellung von Reiserouten. Ihre Fähigkeit, mehrere Projekte gleichzeitig zu managen und in stressigen Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren, ist entscheidend für den Erfolg in dieser Rolle.

Die Position erfordert ein hohes Maß an Diskretion und Vertrauenswürdigkeit, da Sie mit sensiblen Informationen umgehen und oft in strategische Diskussionen eingebunden sind. Ihre Kommunikationsfähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich, sollten herausragend sein, um die reibungslose Interaktion mit verschiedenen Stakeholdern zu gewährleisten.

Anforderungen an eine*n Chefsekretär*in

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung in einer ähnlichen Position, idealerweise im Umfeld von Führungskräften
• Hervorragende Kenntnisse in der Nutzung von MS Office und anderen relevanten Softwareanwendungen
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen

Mögliche Fragen für ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch

Operative und situative Fragen

• Wie gehen Sie mit einem plötzlichen Terminänderung um und wie priorisieren Sie Ihre Aufgaben in solchen Fällen?
• Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie unter hohem Druck arbeiten mussten. Wie haben Sie es geschafft, ruhig und produktiv zu bleiben?
• Welche Schritte unternehmen Sie, um sicherzustellen, dass alle Details eines Meetings oder einer Veranstaltung reibungslos ablaufen?
• Wie organisieren Sie Ihre täglichen Aufgaben, um sicherzustellen, dass Sie sowohl kurzfristige als auch langfristige Projekte effizient bearbeiten?
• Erzählen Sie von einem Fehler, den Sie bei der Organisation von Dokumenten gemacht haben. Wie haben Sie ihn korrigiert und was haben Sie daraus gelernt?

Rollenspezifische Fragen

• Welche Erfahrungen haben Sie mit der Unterstützung von Führungskräften in administrativen Aufgaben?
• Wie gehen Sie mit vertraulichen Informationen um, die Sie im Rahmen Ihrer Arbeit erhalten?
• Beschreiben Sie Ihre Erfahrungen in der Verwaltung von Kalendern und Terminen für Führungskräfte.
• Haben Sie Erfahrung in der Organisation von internationalen Geschäftsreisen? Wie gehen Sie dabei vor?
• Welche Tools und Technologien setzen Sie ein, um Ihre Aufgaben als Chefsekretär*in effizient zu erledigen?

Fragen zu Verhalten und Persönlichkeit

• Wie würden Sie sich selbst in drei Worten beschreiben?
• Was motiviert Sie in Ihrer täglichen Arbeit am meisten?
• Wie gehen Sie mit Konflikten am Arbeitsplatz um?
• Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie Ihre Kommunikationsfähigkeiten erfolgreich eingesetzt haben, um ein Problem zu lösen.
• Wie sorgen Sie in Ihrem Arbeitsumfeld für eine positive und produktive Atmosphäre?

Wer sollte an einem Interview mit einem/einer Chefsekretär*in teilnehmen?

Idealerweise habe Sie einen mehrstufigen Interview-Prozess. In einem ersten kurzen Interview können die Kommunikationsfähigkeit sowie die generelle Eignung des Kandidaten geprüft werden. Hierzu reicht in der Regel die Teilnahme eines Recruiters. In weiteren Prozess-Schritten sollten neben dem Recruiter auch Vorgesetzte und Kollegen aus dem Fachbereich dabei sein, um die fachlichen Fähigkeiten des Kandidaten zu bewerten.

Die Organisation von Interview-Terminen kann mitunter sehr aufwändig sein und sich über einen längeren Zeitraum hinweg ziehen, was zu einer signifikanten Verlängerung der Time to Hire führen kann.

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Wie bewerte ich eine/n Bewerber/in direkt nach dem Interview?

Eine strukturierte Bewertung nach dem Interview ist entscheidend, um objektive und vergleichbare Entscheidungen zu treffen. Mit einer Scorecard lassen sich die wichtigsten Kriterien wie Fachkompetenz, kulturelle Passung und Soft Skills gezielt bewerten. Dabei wird jedem Kriterium eine Gewichtung und eine Punktzahl zugewiesen, um am Ende ein klares Gesamtbild zu erhalten. Mit OnApply können Sie solche Scorecards direkt im Tool abbilden, Bewertungen erfassen und so den Auswahlprozess effizient und transparent gestalten.