Was macht ein*e Clinical Trial Assistant*in und worauf müssen Sie achten?

Die Rolle eines*einer Clinical Trial Assistant*in (CTA) ist essenziell für die erfolgreiche Durchführung klinischer Studien in der Pharmabranche. Als CTA unterstützt man das Projektmanagement-Team bei der Planung, Koordination und Durchführung von klinischen Prüfungen. Diese Rolle ist besonders wichtig, um sicherzustellen, dass Studien reibungslos und in Übereinstimmung mit regulatorischen Anforderungen ablaufen.

Ein*e CTA ist verantwortlich für die Verwaltung und Organisation von Studiendokumentationen. Dazu gehört die Erstellung und Pflege von Studienakten sowie die Unterstützung bei der Vorbereitung von Berichten und Präsentationen. Die Dokumentation muss dabei präzise und aktuell gehalten werden, um den Erfolg der klinischen Studien zu gewährleisten.

Zusätzlich arbeitet ein*e CTA eng mit verschiedenen Abteilungen und externen Partnern zusammen. Dies erfordert ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, um eine effektive Zusammenarbeit sicherzustellen. Die Fähigkeit, in einem multidisziplinären Team zu arbeiten, ist für den Erfolg in dieser Rolle unerlässlich.

Der*die Clinical Trial Assistant*in fungiert auch als Schnittstelle zwischen dem klinischen Team und den Prüfzentren. In dieser Funktion ist man oft der erste Ansprechpartner für Fragen und Probleme, die während der Studie auftreten können. Dies erfordert ein hohes Maß an Problemlösungsfähigkeiten und die Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten.

Anforderungen an eine*n Clinical Trial Assistant*in

• Abgeschlossenes Studium im Bereich Life Sciences oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erfahrungen im klinischen Umfeld oder in der pharmazeutischen Industrie
• Kenntnisse in der Verwaltung und Organisation von Studiendokumentationen
• Vertrautheit mit regulatorischen Anforderungen und Good Clinical Practice (GCP)
• Ausgezeichnete Kommunikations- und Teamfähigkeiten

Mögliche Fragen für ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch

Operative und situative Fragen

• Erzählen Sie uns von einer Situation, in der Sie unter hohem Druck arbeiten mussten, und wie Sie damit umgegangen sind.
• Wie würden Sie vorgehen, wenn Sie feststellen, dass ein wichtiges Dokument in einer Studie fehlt?
• Beschreiben Sie einen Fall, in dem Sie erfolgreich mit einem multidisziplinären Team zusammengearbeitet haben, um ein Projekt abzuschließen.
• Wie priorisieren Sie Ihre Aufgaben, wenn Sie mehrere dringende Anfragen gleichzeitig bearbeiten müssen?
• Geben Sie ein Beispiel dafür, wie Sie eine komplexe Aufgabe organisiert und strukturiert haben.

Rollenspezifische Fragen

• Was verstehen Sie unter Good Clinical Practice (GCP) und warum ist es wichtig für diese Rolle?
• Welche Erfahrungen haben Sie mit der Verwaltung von Studiendokumentationen?
• Wie gehen Sie mit der Einhaltung von regulatorischen Anforderungen in klinischen Studien um?
• Beschreiben Sie Ihre Erfahrungen mit der Vorbereitung von Ethikanträgen und anderen regulatorischen Einreichungen.
• Wie haben Sie in der Vergangenheit zur Optimierung von Prozessen innerhalb einer klinischen Studie beigetragen?

Fragen zu Verhalten und Persönlichkeit

• Wie würden Ihre Kollegen Ihre Arbeitsweise beschreiben?
• Was motiviert Sie, in einem Team zu arbeiten?
• Wie gehen Sie mit Kritik um und wie setzen Sie Feedback in die Tat um?
• Erzählen Sie uns von einem Fehler, den Sie gemacht haben, und was Sie daraus gelernt haben.
• Welchen Beitrag leisten Sie, um eine positive Arbeitsatmosphäre zu schaffen?

Wer sollte an einem Interview mit einem/einer Clinical Trial Assistant*in teilnehmen?

Idealerweise habe Sie einen mehrstufigen Interview-Prozess. In einem ersten kurzen Interview können die Kommunikationsfähigkeit sowie die generelle Eignung des Kandidaten geprüft werden. Hierzu reicht in der Regel die Teilnahme eines Recruiters. In weiteren Prozess-Schritten sollten neben dem Recruiter auch Vorgesetzte und Kollegen aus dem Fachbereich dabei sein, um die fachlichen Fähigkeiten des Kandidaten zu bewerten.

Die Organisation von Interview-Terminen kann mitunter sehr aufwändig sein und sich über einen längeren Zeitraum hinweg ziehen, was zu einer signifikanten Verlängerung der Time to Hire führen kann.

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Wie bewerte ich eine/n Bewerber/in direkt nach dem Interview?

Eine strukturierte Bewertung nach dem Interview ist entscheidend, um objektive und vergleichbare Entscheidungen zu treffen. Mit einer Scorecard lassen sich die wichtigsten Kriterien wie Fachkompetenz, kulturelle Passung und Soft Skills gezielt bewerten. Dabei wird jedem Kriterium eine Gewichtung und eine Punktzahl zugewiesen, um am Ende ein klares Gesamtbild zu erhalten. Mit OnApply können Sie solche Scorecards direkt im Tool abbilden, Bewertungen erfassen und so den Auswahlprozess effizient und transparent gestalten.