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Das optimale Rekrutierungsteam

Geschrieben von Malte Weiss

Bevor die erste Bewerbung eintrifft, sollten ein paar Dinge geklärt sein. Allen voran: Wer soll sich eigentlich darum kümmern und wer darf alles Mitentscheiden?

Hände, die auf Laptop-Tastatur tippen

Wenn die ersten Bewerbungen eingehen, sollte klar sein, wie der Rekrutierungsprozess ablaufen wird: Was zu tun ist, wer die Verantwortung dafür trägt und wann bestimmte Aufgaben abgeschlossen sein sollten. Klingt offensichtlich, leider sieht die Realität aber in vielen Unternehmen anders aus.

Rekrutierung ist in zu vielen Unternehmen ein Stiefkind

Die Aufgabe, eine neue Person einzustellen wird oft einer Person zugeordnet, die eigentlich einen anderen Job ausübt. Das führt dazu, dass Bewerbungen nur halbherzig bearbeitet werden - und wie denn auch sonst, wenn man es nur nebenbei macht? Durch dieses Vorgehen entstehen Verzögerungen in Prozessen, Bewerber*innen erhalten zum Beispiel keine oder erst sehr späte Eingangsbestätigungen oder liegen 20 Tage im Posteingang herum. Hierbei verliert das Unternehmen immer.Der Bundesdurchschnitt von der Ausschreibung bis zur Besetzung einer Stelle liegt bei 85 Tagen, das sind mehr als 2 Monate.Im Vergleich dazu: der Durchschnitt bei onapply liegt bei 10 Tagen.

Der klassische Recruiting Prozess

Recruiting-Prozesse sehen in den meisten Unternehmen ziemlich ähnlich aus. Mal gibt es eine Entscheidung oder ein Interview mehr oder weniger, aber insgesamt sind sie immer nach diesem Schema aufgebaut:

  1. Eine Bewerbung geht ein

  2. Die Bewerbungsunterlagen werden geprüft

  3. Man führt ein Telefoninterview mit dem Bewerber / der Bewerberin

  4. Man fürht ein Vorort-Interview mit Generalisten und der Fachabteilung

  5. Das Feedback zum Bewerber / zur Bewerberin wird zusammengetragen

  6. Die Verantwortliche Person trifft eine Entscheidung

  7. Dem Bewerber / der Bewerberin wird ein Angebot gemacht

Wie schon gesagt: Sie können sich sicher sein, dass dieser Prozess immer gleich ist. Manchmal wird noch ein Einstellungstest durchgeführt, manchmal ein Assessment-Center, aber im Großen und Ganzen sieht Recruiting in den meisten Unternehmen immer so aus.

Der Unterschied zwischen einem guten Recruiting-Prozess und einem schlechten ist, wie gut der Prozess definiert ist, ob alle Rollen klar gesetzt sind und wie zeitig er angegangen wird.

So sieht der Prozess bei onapply aus

Bei onapply sind wir darum bemüht, keine Bewerber*in lange warten zu lassen. Deshalb haben wir uns klare zeitliche Vorgaben gesetzt, die bei jeder Bewerbung eingehalten werden. Unser Prozess sieht so aus:

  1. Eine Bewerbung geht über unsere Bewerbermanagement Software ein

    • Der Bewerber/die Bewerberin enthält umgehend eine automatische Empfangsbestätigung

    • Wir erhalten eine Benachrichtigung über die neue Bewerbung

    • Noch am gleichen Tag werden die Unterlagen von der Prozessleitung durchgesehen und entschieden, ob die Person zum Telefoninterview eingeladen wird - Der Bewerber/die Bewerberin erhält innerhalb von 24 Stunden eine Einladung zum Telefoninterview

  2. Im Telefoninterview prüfen wir, ob der positive Eindruck der Bewerbung sich bestätigt. Besteht er weiterhin, wird die Person sofort (innerhalb von 24 Stunden) zum Vorort-Interview eingeladen

  3. Das Vorort-Interview findet innerhalb von 7 Tagen nach dem Telefoninterview statt. Es dauert je nach Stelle zwischen zwei und sechs stunden. Hierbei

    • führen ein Generalist und ein Spezialist ein Interview zum Lebenslauf des Bewerbers/der Bewerberin

    • testen wir in einem Real-Life Test die fachlichen Kompetenzen der Person

    • spricht der Bewerber/die Bewerberin mit einem zukünftigen Kollegen oder Kollegin. Hier soll einerseits der Eindruck der Entscheider bestätigt werden, andererseits ist es der Raum, Fragen in ungezwungener Atmosphäre zu stellen

  4. Im Anschluss an das Vorort-Interview füllen alle beteiligten Personen die Scorecard aus und geben ihr Feedback. Das Feedback ist auf Zu- oder Absage fokussiert und kann mit der Scorecard erklärt werden.

  5. Der Kandidat oder die Kandidatin erhält innerhalb von 24 Stunden die Benachrichtigung über Zu- oder Absage.

Weitere wertvolle Tipps für eine erleichterte Bewerberauswahl finden Sie hier.

Wer sollte Teil des Rekrutierungsteams sein

Dieses Thema wurde im oberen Teil des Textes ja schon angeschnitten, aber es lohnt sich, ihm einen eigenen Abschnitt zu gönnen.
Bei der Zusammenstellung des Teams lohnt es sich, von Anfang an genau zu überlegen, wer teilnehmen soll und wie intensiv die Person in den Prozess eingebunden sein wird. Nicht jede Entscheidung muss von allen Beteiligten getroffen werden, aber es muss sichergestellt werden, dass die beste Person eingestellt wird.

Zuerst muss bei vielen Unternehmen eine neue Stelle genehmigt werden. Das bedeutet die Informationspflicht des Managements. Das heißt jedoch nicht, dass dieser Manager oder diese Managerin bei jedem Schritt dabei sein sollte.
Generell gilt: Je mehr Menschen in einen Prozess involviert sind, desto langsamer und komplexer wird er (nicht nur im Recruiting übrigens).

Die Vorauswahl und das Telefoninterview werden bei uns von einer Person durchgeführt, die das Gesamtbild des Unternehmens gut kennt. Bei sehr spezifischen Stellen setzen wir maximal eine*n Expert*in dazu, damit die fachlichen Kompetenzen kurz beurteilt werden können.

Beim Vorort-Interview setzen wir das meiste Personal ein: Die Abteilungsleitung, eine*n Kolleg*in, der oder die auch als Expert*in agieren kann. Ein*e Generalist*in darf nicht fehlen, genau wie ein*e Manager*in. Bei der Entscheidung geben alle ihr Feedback ab, der oder die Manager*in entscheidet jedoch final über die Einstellung.

Sind so viele Personen wirklich notwendig?

Man kann an dieser Stelle natürlich fragen, warum wir so viele Personen im Vorort-Interview einsetzen und ob das wirklich nötig ist. Einerseits haben statistische Erhebungen gezeigt, dass die Beurteilung von einzelnen Personen nicht immer zum gewünschten Erfolg führen kann und dass kollektive Entscheidungen den Erfolg steigern, die richtige Person einzustellen. Andererseits sind wir bei onapply so ein familiäres Team, dass es neben dem fachlichen Wissen auch einfach persönlich passen muss. Schließlich sitzen wir beim Mittagessen alle an einem Tisch.

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