Digitalisierung für den Mittelstand

750 Aussteller*innen, 450 Vorträge, 17.000 Besucher*innen und 1.000 Tools: Europas größte Fachmesse für Personalmanagement geht nach 3 ereignisreichen Tagen zu Ende. Unter dem Motto »Work:olution - Moving Minds: Von Evolution bis Revolution der Arbeit« macht die Zukunft Personal 2017 Mut zur Veränderung und zu einem neuen Denken von Arbeit.
Angelehnt an das Thema "Work:olution" ging es insbesondere um Fragen rund um New Work, Agilität, Karriere 4.0, Künstliche Intelligenz (KI) von Kollege Roboter, Recruiting Trends 2020, Digital Leadership, neue Ansätze im E-Learning und digitales Betriebliches Gesundheitsmanagement. Mit der Digitalisierung kommen neue Tools für die Zusammenarbeit und das Personalmanagement auf, die Prozesse beschleunigen und das bisherige Verständnis von Arbeit teilweise auf den Kopf stellen.
Als Anbieterin einer Bewerbermanagement-Software gehören wir sozusagen zu den Überbringern der viel diskutierten digitalen Transformation und erleben die Reaktionen darauf aus nächster Nähe. Unsere Erfahrung zeigt, dass insbesondere Personalverantwortliche in KMUs der Digitalisierung oftmals eine abwehrende Haltung entgegenbringen. Was läuft schief bei der Digitalisierung im Mittelstand? Und wie können wir ihm helfen zu profitieren, statt zu verzweifeln?

Vermeintliche Argumente gegen eine Software sind vielfältig

»Warum sollten wir jetzt in einem langwierigen Prozess auf eine kostspielige und komplizierte Software umstellen?«

»Wir haben uns doch gerade daran gewöhnt, Bewerbungen mit E-Mail-Ordnern und Excel-Tabellen zu verwalten.«

»Mit unserem System sind wir schon richtig schnell geworden!«

»So viele Bewerbungen sind es eigentlich auch gar nicht und in nächster Zeit sind ja sowieso keine Einstellungen geplant.«

»Außerdem ist der Rekrutierungsprozess gerade in dieser Firma so außergewöhnlich, dass eine Software ihn überhaupt nicht abbilden kann!«

Diese und andere Ausflüchte vor dem nächsten Schritt in Richtung Digitalisierung hören wir immer wieder. Aber sind sie wahr? Ist Digitalisierung kompliziert und teuer?

Es gibt zahlreiche Softwarelösungen auf dem Markt

Sicherlich wimmelt es auf dem Markt noch von umfangreichen und aufwändigen Softwaresystemen. Diese schaffen es, selbst gestandene IT-ler*innen und die sogenannten »Digital natives«, die sich schon in der Grundschule per SMS auf dem Bolzplatz verabredet haben, regelmäßig zur Verzweiflung zu bringen. Doch nicht nur Apple hat dieses Problem erkannt und die Nutzerfreundlichkeit bei der Produktentwicklung in den Fokus gestellt. Viele Anbieter*innen wissen heute, dass es nicht um die Anzahl der Funktionen geht, sondern darum, die wichtigen Funktionen so zu gestalten, dass sie sich intuitiv anwenden und in den Workflow integrieren lassen. Viele Anwendungen sind heute mit wenigen Klicks einsatzbereit und in beinahe jeder Preisklasse und für jede Unternehmensgröße verfügbar. So ist es mittlerweile möglich, mit relativ geringem Aufwand eine Zeitersparnis zu erreichen, die die zusätzlichen Kosten im Handumdrehen rechtfertigt. Dazu mehr in diesem Blogpost!

Mittelstand: Angst vor dem Gespenst Digitalisierung

Eine Software ist immer noch sehr abstrakt und häufig können sich Betroffene nichts darunter vorstellen. Daher ist es für sie schwierig, den Nutzen der Verschlankung des Prozesses zu erkennen, und damit die zusätzlichen Kosten zu rechtfertigen. Besonders in KMUs gibt es bisher oft keine separate Personalabteilung. Die Rekrutierung wird nebenbei betrieben und es fehlt die Zeit, sich ausreichend mit dem Thema Rekrutierung zu befassen, um die Prozessvorteile eines digitalen Bewerbungsprozesses zu erkennen. Auch ist es kein Geheimnis, dass Weiterbildung in vielen Betrieben zu kurz kommt. Um neuen Anforderungen gerecht zu werden, stellt man neue Mitarbeiter*innen mit den entsprechenden Qualifikationen ein. Viel zu selten werden ältere Mitarbeiter*innen in die Veränderungsprozesse integriert. So ist es eigentlich kein Wunder, wenn Personalverantwortliche fünf Jahre vor der Rente die Anschaffung einer cloud-basierten Bewerbermanagement-Software lieber der nächsten Generation überlassen. Bis dahin werden Bewerbungen einfach weiterhin im E-Mail-Postfach hin und her geschoben. Die Angst, für den Einsatz der neuen Software nicht qualifiziert zu sein, sich mit seiner Unwissenheit der zahlreichen IT-Fachbegriffe zu blamieren oder gar neben dem Computerprogramm überflüssig zu werden, ist viel zu groß.
Eines ist klar: Die Digitalisierung kommt nicht, sie ist schon längst da und wir können uns nicht mehr dafür oder dagegen entscheiden. Insbesondere KMUs weisen oft eine Altersstruktur auf, die darauf schließen lässt, dass kurz- oder mittelfristig dringend Mitarbeiter*innen rekrutiert werden müssen. In den kommenden Jahren sind gut ausgebildete Fachkräfte Mangelware und überlegen sich genau, wo sie sich bewerben. Daher ist es gerade im Bereich Personalmanagement unerlässlich mitzuziehen, um nicht im »War for Talent« wegen eines aufwändigen Bewerbungsprozesses oder einer nicht mobil-optimierten Karriereseite auf der Strecke zu bleiben.

Wie bringen wir die Digitalisierung in den Mittelstand?

Im ersten Schritt ist es unerlässlich, den Mitarbeiter*innen die Notwendigkeit digitaler Prozesse aufzuzeigen und sie in die Pflicht zu nehmen, sich den neuen Herausforderungen zu stellen. Für eine erfolgreiche digitale Transformation ist es keine Voraussetzung IT-Experte zu sein. Viel wichtiger ist die Einstellung der Beteiligten und der Wille, sich mit dem Thema zu befassen.
Des Weiteren sollten wir uns bewusst machen, dass die Digitalisierung keine unaufhaltsame Welle ist, die uns alle überrollt und mitnimmt, was nicht niet- und nagelfest ist. Sie ist vielmehr ein Meer voller Möglichkeiten, die uns das Leben und Arbeiten letztendlich erleichtern soll. Deshalb sollte nicht vergessen werden, dass nicht jede verfügbare Möglichkeit, die uns die Digitalisierung bietet, auch für jede*n der richtige Weg ist. Nicht für jedes Team ist die Kommunikation über Whatsapp oder Slack gewinnbringend und nicht jeder Kundenservice profitiert vom Einsatz eines Virtual Digital Assistants. Die eigentliche Herausforderung ist es, Lösungen zu finden, die zur Unternehmenskultur und den Mitarbeiter*innen passen. Dazu sollten die Mitarbeiter*innen von Beginn an mit ins Boot geholt werden.
Vor allem aber müssen wir Mitarbeiter*innen die Angst vor den viel zu oft benutzten und viel zu selten erklärten Begriffen wie »Digital Transformation«, »New Work« und »Arbeiten 4.0« nehmen. Wie soll man schließlich etwas umsetzen, was man nicht versteht? Digitalisierung als abstraktes Konstrukt bringt uns in der Praxis nicht weiter. Stattdessen sollte jedes Unternehmen seinen eigenen Weg finden, vom technologischen Fortschritt zu profitieren und seine Mitarbeiter*innen auf diese Reise von Anfang an mitnehmen. So schaffen Sie es, von der Digitalisierung zu profitieren, statt daran zu verzweifeln:

Usability ist das A und O! Legen Sie bei der Auswahl einer Software den Fokus auf die Nutzerfreundlichkeit. Zahlen Sie nicht für überflüssige Funktionen, die so kompliziert sind, dass sie am Ende doch niemand benutzt.

Probieren Sie aus! Häufig werden kostenlose Versionen oder Testphasen angeboten. Nutzen Sie diese Angebote und schauen Sie, was zu Ihrem Unternehmen passt. Kaufen Sie nicht einfach die Katze im Sack.

Lassen Sie Ihre Mitarbeiter*innen selbst wählen! Schließlich wissen diese meist selbst am besten, welche Funktionen sie benötigen. Beziehen Sie betroffene Abteilungen zumindest in den Entscheidungsprozess mit ein oder lassen Sie sie eine Vorauswahl treffen.

Vergleichen Sie verschiedene Anbieter ausgiebig und machen Sie sich bewusst, welche Funktionen Ihnen am wichtigsten sind und bei welchen Sie gegebenenfalls Abstriche machen können. Vergleichsportale bieten dafür einen guten Ansatzpunkt.

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