Was macht ein*e Chief of Staff*in und worauf müssen Sie achten?

Die Rolle des Chief of Staff ist entscheidend für die Unterstützung der Führungsebene eines Unternehmens. Diese Position fungiert als rechte Hand des CEOs oder einer anderen Führungskraft, indem sie die täglichen Abläufe optimiert und strategische Projekte koordiniert. Der oder die Chief of Staff ist verantwortlich für die Priorisierung von Aufgaben und die Sicherstellung, dass die Unternehmensziele effizient erreicht werden.

Eine der Hauptaufgaben ist die Vermittlung zwischen dem Führungsteam und den verschiedenen Abteilungen. Dies erfordert exzellente Kommunikationsfähigkeiten und die Fähigkeit, komplexe Informationen zu verarbeiten und zu vermitteln. Der Chief of Staff muss in der Lage sein, die Bedürfnisse des Führungsteams zu antizipieren und entsprechend proaktiv zu handeln.

Zudem ist der Chief of Staff oft in die Planung und Durchführung von strategischen Initiativen involviert. Dies erfordert einen genauen Überblick über die Unternehmensprioritäten und die Fähigkeit, Ressourcen effektiv zu verwalten. Ein tiefes Verständnis der Unternehmenspolitik und -kultur ist dabei unerlässlich.

Schließlich ist der Chief of Staff oft auch für die Leitung spezieller Projekte verantwortlich, die eine enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Stakeholdern erfordern. Dies umfasst die Identifizierung von Problemen, die Entwicklung von Lösungsstrategien und die Überwachung der Umsetzung, um sicherzustellen, dass die Ziele erreicht werden.

Anforderungen an eine*n Chief of Staff*in

• Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften und im Management komplexer Projekte.
• Hervorragende Kommunikations- und Vermittlungsfähigkeiten.
• Strategisches Denkvermögen und die Fähigkeit, Unternehmensziele in konkrete Maßnahmen umzusetzen.
• Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu priorisieren.
• Kenntnisse in der Analyse von Geschäftsprozessen und der Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen.

Mögliche Fragen für ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch

Operative und situative Fragen

• Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie erfolgreich eine abteilungsübergreifende Initiative geleitet haben. Welche Herausforderungen sind Ihnen begegnet und wie haben Sie sie überwunden?
• Wie priorisieren Sie Aufgaben, wenn Sie mit mehreren dringenden Anfragen konfrontiert werden?
• Erzählen Sie von einer Gelegenheit, bei der Sie komplexe Informationen für ein Führungsteam zusammenfassen mussten. Wie haben Sie sichergestellt, dass Ihre Darstellung klar und präzise war?
• Geben Sie ein Beispiel für eine strategische Entscheidung, die Sie unterstützt oder getroffen haben. Was war der Ausgang und was haben Sie daraus gelernt?
• Wie gehen Sie mit Situationen um, in denen Sie widersprüchliche Anweisungen von verschiedenen Führungskräften erhalten?

Rollenspezifische Fragen

• Welche Erfahrungen haben Sie in der direkten Unterstützung von Führungskräften bei der Entwicklung und Umsetzung von Unternehmensstrategien?
• Wie stellen Sie sicher, dass die Kommunikation zwischen dem Führungsteam und den verschiedenen Abteilungen reibungslos verläuft?
• Welche Methoden verwenden Sie, um die Effektivität von Strategieumsetzungen zu messen?
• Wie gehen Sie vor, um die Unternehmensprioritäten an die verschiedenen Abteilungen zu kommunizieren und zu koordinieren?
• Beschreiben Sie Ihre Erfahrung in der Leitung von Projekten, die eine enge Zusammenarbeit mit mehreren Stakeholdern erfordern.

Fragen zu Verhalten und Persönlichkeit

• Wie würden Ihre Kollegen Ihre Führungs- und Kommunikationsfähigkeiten beschreiben?
• Wie gehen Sie mit Feedback um, das Ihre bisherigen Ansichten oder Handlungen in Frage stellt?
• Was motiviert Sie, in einem dynamischen und anspruchsvollen Arbeitsumfeld zu arbeiten?
• Wie bewältigen Sie Stress und stellen sicher, dass Ihre Leistung konstant hoch bleibt?
• Beschreiben Sie eine Situation, in der Ihre Integrität auf die Probe gestellt wurde. Wie haben Sie reagiert?

Wer sollte an einem Interview mit einem/einer Chief of Staff*in teilnehmen?

Idealerweise habe Sie einen mehrstufigen Interview-Prozess. In einem ersten kurzen Interview können die Kommunikationsfähigkeit sowie die generelle Eignung des Kandidaten geprüft werden. Hierzu reicht in der Regel die Teilnahme eines Recruiters. In weiteren Prozess-Schritten sollten neben dem Recruiter auch Vorgesetzte und Kollegen aus dem Fachbereich dabei sein, um die fachlichen Fähigkeiten des Kandidaten zu bewerten.

Die Organisation von Interview-Terminen kann mitunter sehr aufwändig sein und sich über einen längeren Zeitraum hinweg ziehen, was zu einer signifikanten Verlängerung der Time to Hire führen kann.

Mit OnApply automatisieren Sie die Terminfindung. Legen Sie Ihre eigene Verfügbarkeit, sowie die Verfügbarkeiten Ihrer Kollegen fest und machen den gesamten Planungsprozess um 50% schneller. So optimieren Sie den Bewerbungsprozess und konzentrieren sich auf das Wesentliche – die besten Talente.

Wie bewerte ich eine/n Bewerber/in direkt nach dem Interview?

Eine strukturierte Bewertung nach dem Interview ist entscheidend, um objektive und vergleichbare Entscheidungen zu treffen. Mit einer Scorecard lassen sich die wichtigsten Kriterien wie Fachkompetenz, kulturelle Passung und Soft Skills gezielt bewerten. Dabei wird jedem Kriterium eine Gewichtung und eine Punktzahl zugewiesen, um am Ende ein klares Gesamtbild zu erhalten. Mit OnApply können Sie solche Scorecards direkt im Tool abbilden, Bewertungen erfassen und so den Auswahlprozess effizient und transparent gestalten.