Was macht ein*e Telefonist*in und worauf müssen Sie achten?

Die Rolle eines/einer Telefonist*in ist entscheidend für den ersten Eindruck, den ein Unternehmen hinterlässt. Telefonist*innen sind oft die ersten Ansprechpartner*innen für Kund*innen, Geschäftspartner*innen und Lieferant*innen. Sie müssen daher freundlich, professionell und effizient in ihrer Kommunikation sein.

Zu den Hauptaufgaben gehören die Entgegennahme von Anrufen, deren Weiterleitung an die entsprechenden Abteilungen sowie die Beantwortung grundlegender Fragen. Telefonist*innen müssen in der Lage sein, Informationen schnell zu verarbeiten und präzise weiterzugeben.

Darüber hinaus ist es wichtig, dass sie gut organisiert sind und über ausgezeichnete Zeitmanagementfähigkeiten verfügen, um in einem oft hektischen Arbeitsumfeld den Überblick zu behalten. Multitasking ist eine zentrale Fähigkeit, da sie gleichzeitig Anrufe entgegennehmen und administrative Aufgaben erledigen müssen.

Telefonist*innen sollten auch über grundlegende IT-Kenntnisse verfügen, um Telefonanlagen und Computersysteme effektiv zu nutzen. Diese Rolle erfordert ein hohes Maß an Geduld und Einfühlungsvermögen, um auch mit schwierigen Anrufer*innen professionell umzugehen.

Anforderungen an eine*n Telefonist*in

• Erfahrung in der Telefonvermittlung oder in einer ähnlichen Rolle.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift.
• Fähigkeit zum Multitasking und ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten.
• Vertrautheit mit Telefonanlagen und grundlegenden Computersystemen.
• Hohe Serviceorientierung und professionelles Auftreten.

Mögliche Fragen für ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch

Operative und situative Fragen

• Wie gehen Sie mit einem hohen Anrufaufkommen um, während Sie gleichzeitig administrative Aufgaben erledigen müssen?
• Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie einen schwierigen Anruf professionell gehandhabt haben. Was waren die Herausforderungen und wie haben Sie diese gemeistert?
• Wie priorisieren Sie Anrufe, wenn mehrere Leitungen gleichzeitig besetzt sind?
• Erzählen Sie von einem Fall, in dem Sie durch Ihre Telefonarbeit einen positiven Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten konnten.
• Wie gehen Sie vor, wenn Sie einen Anruf erhalten, bei dem Sie die Frage nicht sofort beantworten können?

Rollenspezifische Fragen

• Welche Erfahrungen haben Sie in der Telefonvermittlung und wie haben Sie Ihre Fähigkeiten in diesem Bereich entwickelt?
• Welche Telefonanlagen und Kommunikationssysteme haben Sie in der Vergangenheit genutzt?
• Wie stellen Sie sicher, dass Sie alle wichtigen Informationen während eines Anrufs aufnehmen und korrekt weiterleiten?
• Was tun Sie, um Ihre Kommunikationsfähigkeiten kontinuierlich zu verbessern?
• Wie gehen Sie mit vertraulichen Informationen um, die Ihnen während eines Anrufs mitgeteilt werden?

Fragen zu Verhalten und Persönlichkeit

• Wie würden Ihre Freund*innen Ihre Kommunikationsfähigkeiten beschreiben?
• Wie gehen Sie mit Stress und einem hektischen Arbeitsumfeld um?
• Wie wichtig ist Ihnen Teamarbeit und wie tragen Sie dazu bei?
• Was motiviert Sie, als Telefonist*in zu arbeiten?
• Wie passen Ihre persönlichen Werte zu den Anforderungen dieser Rolle?

Wer sollte an einem Interview mit einem/einer Telefonist*in teilnehmen?

Idealerweise habe Sie einen mehrstufigen Interview-Prozess. In einem ersten kurzen Interview können die Kommunikationsfähigkeit sowie die generelle Eignung des Kandidaten geprüft werden. Hierzu reicht in der Regel die Teilnahme eines Recruiters. In weiteren Prozess-Schritten sollten neben dem Recruiter auch Vorgesetzte und Kollegen aus dem Fachbereich dabei sein, um die fachlichen Fähigkeiten des Kandidaten zu bewerten.

Die Organisation von Interview-Terminen kann mitunter sehr aufwändig sein und sich über einen längeren Zeitraum hinweg ziehen, was zu einer signifikanten Verlängerung der Time to Hire führen kann.

Mit OnApply automatisieren Sie die Terminfindung. Legen Sie Ihre eigene Verfügbarkeit, sowie die Verfügbarkeiten Ihrer Kollegen fest und machen den gesamten Planungsprozess um 50% schneller. So optimieren Sie den Bewerbungsprozess und konzentrieren sich auf das Wesentliche – die besten Talente.

Wie bewerte ich eine/n Bewerber/in direkt nach dem Interview?

Eine strukturierte Bewertung nach dem Interview ist entscheidend, um objektive und vergleichbare Entscheidungen zu treffen. Mit einer Scorecard lassen sich die wichtigsten Kriterien wie Fachkompetenz, kulturelle Passung und Soft Skills gezielt bewerten. Dabei wird jedem Kriterium eine Gewichtung und eine Punktzahl zugewiesen, um am Ende ein klares Gesamtbild zu erhalten. Mit OnApply können Sie solche Scorecards direkt im Tool abbilden, Bewertungen erfassen und so den Auswahlprozess effizient und transparent gestalten.