Was macht ein*e Terminierer*in und worauf müssen Sie achten?

Die Rolle eines*einer Terminierer*in ist für viele Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da sie die ersten Schritte in der Kundenkommunikation und -akquisition darstellt. Diese Position erfordert ein hohes Maß an Kommunikationsfähigkeiten, da der*die Terminierer*in dafür verantwortlich ist, potenzielle Kunden zu kontaktieren und Termine für Vertriebsmitarbeiter zu vereinbaren.

Ein*e Terminierer*in arbeitet oft eng mit dem Vertriebsteam zusammen, um qualifizierte Leads zu identifizieren und sicherzustellen, dass die vereinbarten Termine die Bedürfnisse des Unternehmens erfüllen. Dies bedeutet, dass der*die Terminierer*in ein gutes Verständnis für die Produkte oder Dienstleistungen des Unternehmens haben muss.

Effektive Terminierer*innen zeichnen sich durch ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten aus, da sie oft mit einer Vielzahl von Aufgaben jonglieren müssen, darunter das Verwalten von Kalendern und das Nachverfolgen von Leads. Sie müssen auch in der Lage sein, in einem schnelllebigen Umfeld effizient zu arbeiten.

Darüber hinaus spielt der*die Terminierer*in eine wichtige Rolle bei der Pflege der Kundenbeziehungen, indem er*sie einen positiven ersten Eindruck hinterlässt und sicherstellt, dass die Bedürfnisse der Kunden erfüllt werden. Dies erfordert ein hohes Maß an Empathie und Kundenorientierung.

Anforderungen an eine*n Terminierer*in

• Erfahrung in der Kundenakquise oder im Telemarketing.
• Hervorragende mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld effizient zu arbeiten.
• Starke organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen.
• Grundlegendes Verständnis der Produkte oder Dienstleistungen des Unternehmens.

Mögliche Fragen für ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch

Operative und situative Fragen

• Wie gehen Sie vor, wenn Sie auf einen schwierigen Kunden am Telefon stoßen, der nicht an einem Termin interessiert zu sein scheint?
• Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie einen erfolgreichen Termin mit einem unentschlossenen potenziellen Kunden vereinbart haben.
• Wie priorisieren Sie Ihre täglichen Aufgaben, wenn Sie mit mehreren Terminanfragen konfrontiert werden?
• Wie stellen Sie sicher, dass die Informationen zu einem vereinbarten Termin korrekt und vollständig sind?
• Können Sie ein Beispiel geben, wie Sie mit einem geplatzten Termin umgegangen sind und was Sie daraus gelernt haben?

Rollenspezifische Fragen

• Welche Techniken verwenden Sie, um die Aufmerksamkeit eines potenziellen Kunden am Telefon zu gewinnen?
• Wie beurteilen Sie, ob ein Lead qualifiziert ist, um weiterverfolgt zu werden?
• Welche Rolle spielen Ihrer Meinung nach Kommunikationsfähigkeiten in der Position eines*einer Terminierer*in?
• Wie gehen Sie mit der Ablehnung um, die häufig in dieser Rolle vorkommt?
• Erklären Sie, wie Sie mit dem Vertriebsteam zusammenarbeiten, um die Terminvereinbarungen zu optimieren.

Fragen zu Verhalten und Persönlichkeit

• Was motiviert Sie, in einem schnelllebigen und oft herausfordernden Umfeld zu arbeiten?
• Wie gehen Sie mit Stress um, insbesondere wenn Sie enge Fristen einhalten müssen?
• Beschreiben Sie eine Zeit, in der Sie ein hohes Maß an Empathie und Kundenorientierung gezeigt haben.
• Wie würden Ihre früheren Kollegen Ihre Arbeitsweise beschreiben?
• Was tun Sie, um sich ständig in Ihren Kommunikationsfähigkeiten weiterzuentwickeln?

Wer sollte an einem Interview mit einem/einer Terminierer*in teilnehmen?

Idealerweise habe Sie einen mehrstufigen Interview-Prozess. In einem ersten kurzen Interview können die Kommunikationsfähigkeit sowie die generelle Eignung des Kandidaten geprüft werden. Hierzu reicht in der Regel die Teilnahme eines Recruiters. In weiteren Prozess-Schritten sollten neben dem Recruiter auch Vorgesetzte und Kollegen aus dem Fachbereich dabei sein, um die fachlichen Fähigkeiten des Kandidaten zu bewerten.

Die Organisation von Interview-Terminen kann mitunter sehr aufwändig sein und sich über einen längeren Zeitraum hinweg ziehen, was zu einer signifikanten Verlängerung der Time to Hire führen kann.

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Wie bewerte ich eine/n Bewerber/in direkt nach dem Interview?

Eine strukturierte Bewertung nach dem Interview ist entscheidend, um objektive und vergleichbare Entscheidungen zu treffen. Mit einer Scorecard lassen sich die wichtigsten Kriterien wie Fachkompetenz, kulturelle Passung und Soft Skills gezielt bewerten. Dabei wird jedem Kriterium eine Gewichtung und eine Punktzahl zugewiesen, um am Ende ein klares Gesamtbild zu erhalten. Mit OnApply können Sie solche Scorecards direkt im Tool abbilden, Bewertungen erfassen und so den Auswahlprozess effizient und transparent gestalten.