Was macht ein*e Verlagsassistent*in und worauf müssen Sie achten?

Die Verlagsassistenz ist eine zentrale Rolle in jedem Verlagshaus. Sie unterstützt die Verlagsleitung und redaktionelle Teams bei der Organisation und Koordination von Projekten. Zu den Hauptaufgaben gehören das Verfassen von Korrespondenzen, die Terminplanung und die Koordination von Meetings. Zudem ist sie oft die erste Anlaufstelle für Autoren, Illustratoren und andere externe Partner.

In dieser Position ist es wichtig, ein gutes Verständnis für die Abläufe in einem Verlag zu haben. Die Verlagsassistenz muss in der Lage sein, schnell und effizient auf die sich ändernden Bedürfnisse des Teams zu reagieren. Dazu gehört auch die Bearbeitung von Manuskripten und die Unterstützung bei der Veröffentlichung von Büchern und anderen Publikationen.

Die Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu jonglieren, ist für den Erfolg in dieser Rolle entscheidend. Die Verlagsassistenz muss hervorragende organisatorische Fähigkeiten besitzen und in der Lage sein, Prioritäten zu setzen, um die Arbeitsabläufe reibungslos zu gestalten.

Eine gute Verlagsassistenz zeigt Eigeninitiative und ist in der Lage, proaktiv Lösungen für auftretende Probleme zu finden. Kommunikationsstärke und ein gutes Gespür für zwischenmenschliche Beziehungen sind ebenfalls wichtige Eigenschaften, um in dieser Rolle zu glänzen.

Anforderungen an eine*n Verlagsassistent*in

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich Medien, Kommunikation oder verwandten Bereichen.
• Erfahrung in der Verlagsbranche oder im administrativen Bereich, idealerweise mit Bezug zur Buchproduktion.
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Projekte gleichzeitig zu managen.
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen und Verlagssoftware.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch, sowohl mündlich als auch schriftlich.

Mögliche Fragen für ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch

Operative und situative Fragen

• Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie mehrere Aufgaben gleichzeitig priorisieren mussten. Wie sind Sie dabei vorgegangen?
• Wie gehen Sie mit engen Deadlines um, insbesondere wenn Sie gleichzeitig andere wichtige Aufgaben zu bewältigen haben?
• Erzählen Sie von einem Projekt, bei dem Sie die Koordination zwischen verschiedenen Teams übernommen haben. Was waren die Herausforderungen?
• Welche Tools oder Methoden verwenden Sie, um Ihre Zeit effektiv zu organisieren und sicherzustellen, dass nichts übersehen wird?
• Wie würden Sie vorgehen, wenn ein wichtiger Termin verschoben werden muss und dies mehrere Abteilungen betrifft?

Rollenspezifische Fragen

• Welche Erfahrungen haben Sie im Verlagswesen, die Sie für diese Position qualifizieren?
• Wie würden Sie die Beziehung zwischen Autoren und dem Verlag unterstützen und fördern?
• Welche Schritte unternehmen Sie, um sicherzustellen, dass ein neues Manuskript termingerecht veröffentlicht wird?
• Was verstehen Sie unter dem Begriff "Verlagsplanung" und wie würden Sie diesen Prozess unterstützen?
• Wie gehen Sie mit Feedback von verschiedenen Abteilungen innerhalb eines Verlages um?

Fragen zu Verhalten und Persönlichkeit

• Wie würden Ihre bisherigen Kollegen Ihre Arbeitsweise und Ihren Beitrag zum Team beschreiben?
• Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie eine schwierige Entscheidung treffen mussten. Was war das Ergebnis?
• Wie gehen Sie mit Kritik um, und können Sie ein Beispiel geben, wo Sie aus einer solchen Erfahrung gelernt haben?
• Was motiviert Sie in Ihrer täglichen Arbeit und wie tragen Sie dazu bei, ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen?
• Wie würden Sie Ihre Fähigkeit zur Problemlösung beschreiben und welche Rolle spielt Intuition dabei?

Wer sollte an einem Interview mit einem/einer Verlagsassistent*in teilnehmen?

Idealerweise habe Sie einen mehrstufigen Interview-Prozess. In einem ersten kurzen Interview können die Kommunikationsfähigkeit sowie die generelle Eignung des Kandidaten geprüft werden. Hierzu reicht in der Regel die Teilnahme eines Recruiters. In weiteren Prozess-Schritten sollten neben dem Recruiter auch Vorgesetzte und Kollegen aus dem Fachbereich dabei sein, um die fachlichen Fähigkeiten des Kandidaten zu bewerten.

Die Organisation von Interview-Terminen kann mitunter sehr aufwändig sein und sich über einen längeren Zeitraum hinweg ziehen, was zu einer signifikanten Verlängerung der Time to Hire führen kann.

Mit OnApply automatisieren Sie die Terminfindung. Legen Sie Ihre eigene Verfügbarkeit, sowie die Verfügbarkeiten Ihrer Kollegen fest und machen den gesamten Planungsprozess um 50% schneller. So optimieren Sie den Bewerbungsprozess und konzentrieren sich auf das Wesentliche – die besten Talente.

Wie bewerte ich eine/n Bewerber/in direkt nach dem Interview?

Eine strukturierte Bewertung nach dem Interview ist entscheidend, um objektive und vergleichbare Entscheidungen zu treffen. Mit einer Scorecard lassen sich die wichtigsten Kriterien wie Fachkompetenz, kulturelle Passung und Soft Skills gezielt bewerten. Dabei wird jedem Kriterium eine Gewichtung und eine Punktzahl zugewiesen, um am Ende ein klares Gesamtbild zu erhalten. Mit OnApply können Sie solche Scorecards direkt im Tool abbilden, Bewertungen erfassen und so den Auswahlprozess effizient und transparent gestalten.