Was macht ein*e Fallmanager*in und worauf müssen Sie achten?

Die Rolle einer Fallmanager*in ist entscheidend für die effiziente Koordination und Unterstützung von Personen, die auf soziale oder gesundheitliche Dienstleistungen angewiesen sind. Sie agieren als zentrale Anlaufstelle, um sicherzustellen, dass die Bedürfnisse der Klient*innen ganzheitlich betrachtet und erfüllt werden. Dies erfordert eine enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Dienstleistern und Institutionen, um maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln.

Ein*e Fallmanager*in bewertet zunächst die individuellen Anforderungen und erstellt darauf basierend einen umfassenden Unterstützungsplan. Dabei ist es wichtig, sowohl die kurz- als auch die langfristigen Ziele der Klient*innen zu berücksichtigen. Diese Pläne müssen regelmäßig überprüft und angepasst werden, um den sich ändernden Bedürfnissen gerecht zu werden.

Kommunikationsfähigkeit ist in dieser Rolle von zentraler Bedeutung, da Fallmanager*innen mit einer Vielzahl von Akteuren interagieren müssen – von Klient*innen und deren Familien bis hin zu Gesundheitsdienstleistern und Sozialarbeitern. Sie müssen in der Lage sein, komplexe Informationen zu vermitteln und in verständliche Anleitungen umzusetzen.

Darüber hinaus ist die Fähigkeit zur Problemlösung unerlässlich, da Fallmanager*innen oft mit unerwarteten Herausforderungen konfrontiert werden, die kreatives Denken erfordern. Sie sollten in der Lage sein, sowohl eigenständig als auch im Team effektiv zu arbeiten, um die besten Ergebnisse für ihre Klient*innen zu erzielen.

Anforderungen an eine*n Fallmanager*in

• Abschluss in Sozialarbeit, Psychologie oder einem verwandten Bereich.
• Erfahrung in der Fallarbeit oder im sozialen Dienstleistungsbereich.
• Starke organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Fälle gleichzeitig zu verwalten.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und Empathie im Umgang mit Klient*innen.
• Kenntnisse in der Nutzung von Fallmanagement-Software und anderen relevanten Technologien.

Mögliche Fragen für ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch

Operative und situative Fragen

• Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie erfolgreich die Bedürfnisse eines Klienten ermittelt und darauf basierend einen effektiven Unterstützungsplan erstellt haben.
• Wie gehen Sie vor, wenn Sie Konflikte zwischen den Bedürfnissen eines Klienten und den verfügbaren Ressourcen lösen müssen?
• Erzählen Sie von einer Erfahrung, in der Sie unter großem Zeitdruck arbeiten mussten, um eine dringende Anfrage eines Klienten zu erfüllen.
• Wie organisieren Sie Ihre Aufgaben, um sicherzustellen, dass alle Klienten rechtzeitig Unterstützung erhalten?
• Geben Sie ein Beispiel, wie Sie es geschafft haben, ein bestehendes Unterstützungssystem für einen Klienten zu verbessern.

Rollenspezifische Fragen

• Welche Erfahrungen haben Sie in der Zusammenarbeit mit sozialen und gesundheitlichen Dienstleistern gesammelt?
• Wie bewerten Sie den Erfolg eines Unterstützungsplans und wie gehen Sie vor, wenn Anpassungen notwendig sind?
• Beschreiben Sie Ihre Vorgehensweise bei der Erstellung eines individuellen Unterstützungsplans für einen neuen Klienten.
• Wie stellen Sie sicher, dass Sie über die neuesten Entwicklungen und Best Practices im Fallmanagement informiert bleiben?
• Welche Strategien verwenden Sie, um die Erwartungen Ihrer Klienten zu managen und zu erfüllen?

Fragen zu Verhalten und Persönlichkeit

• Was motiviert Sie, in der sozialen Arbeit tätig zu sein, und wie halten Sie diese Motivation aufrecht?
• Wie gehen Sie mit Stress um, insbesondere wenn Sie mehrere dringende Fälle gleichzeitig bewältigen müssen?
• Beschreiben Sie Ihre Kommunikationsstrategie, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten eines Falles auf dem gleichen Stand sind.
• Wie tragen Ihre persönlichen Werte zur Art und Weise bei, wie Sie als Fallmanager*in arbeiten?
• Wie gehen Sie mit Kritik um und welche Rolle spielt Feedback in Ihrer beruflichen Entwicklung?

Wer sollte an einem Interview mit einem/einer Fallmanager*in teilnehmen?

Idealerweise habe Sie einen mehrstufigen Interview-Prozess. In einem ersten kurzen Interview können die Kommunikationsfähigkeit sowie die generelle Eignung des Kandidaten geprüft werden. Hierzu reicht in der Regel die Teilnahme eines Recruiters. In weiteren Prozess-Schritten sollten neben dem Recruiter auch Vorgesetzte und Kollegen aus dem Fachbereich dabei sein, um die fachlichen Fähigkeiten des Kandidaten zu bewerten.

Die Organisation von Interview-Terminen kann mitunter sehr aufwändig sein und sich über einen längeren Zeitraum hinweg ziehen, was zu einer signifikanten Verlängerung der Time to Hire führen kann.

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Wie bewerte ich eine/n Bewerber/in direkt nach dem Interview?

Eine strukturierte Bewertung nach dem Interview ist entscheidend, um objektive und vergleichbare Entscheidungen zu treffen. Mit einer Scorecard lassen sich die wichtigsten Kriterien wie Fachkompetenz, kulturelle Passung und Soft Skills gezielt bewerten. Dabei wird jedem Kriterium eine Gewichtung und eine Punktzahl zugewiesen, um am Ende ein klares Gesamtbild zu erhalten. Mit OnApply können Sie solche Scorecards direkt im Tool abbilden, Bewertungen erfassen und so den Auswahlprozess effizient und transparent gestalten.