STELLENANZEIGE SCHALTEN
STELLENANZEIGE SCHALTEN

So treffen Sie aus 10 Bewerbungen die richtige Wahl

Geschrieben von Katja

Mit unseren Tipps können Sie sich die Bewerberauswahl erleichtern. Klappt auch bei 100 Bewerbungen!

Sehr viele Limetten

Motivierte Mitarbeiter*innen bilden das Rückgrat eines jeden Unternehmens. Umso wichtiger ist es, sich im Einstellungsverfahren für die richtigen Kandidat*innen zu entscheiden. Aber wie findet man in der Flut der eingegangenen Bewerbungen den/die passenden Bewerber*innen? Damit Sie sich bei dieser wichtigen Frage nicht ausschließlich auf Ihr Bauchgefühl verlassen müssen, haben wir Ihnen eine Reihe der wichtigsten Faktoren zusammengefasst.  So finden Sie garantiert auch unter 100 Bewerber*innen den/die Richtige*n.

Die Vorbereitungen

Anforderungen kennen

Bestimmen Sie bereits im Vorfeld möglichst konkret die Anforderungen, die Sie an Ihre Kandidat*innen haben. Das können Sie auch in Absprache mit Kolleg*innen oder Vorgesetzten machen. Insbesondere wenn Sie Mitarbeiter*innen für andere Fachabteilungen suchen, sollten Sie vorher genau abklären, welche Qualifikationen die Bewerber*innen mitbringen sollten. Mehr dazu auch in unserem Blogartikel »Wie finde ich den/die passende*n Mitarbeiter*in«.

Wenn Sie eine genaue Vorstellung davon haben, welche Erwartungen sie an eine*n Bewerber*in richten, wird Ihnen das bei der endgültigen Auswahl enorm helfen. Halten Sie diese Anforderungen schriftlich fest, um während des Auswahlprozesses immer wieder darauf zurückgreifen zu können. Unterscheiden Sie in jedem Fall in Muss- und Kann-Anforderungen und bleiben Sie realistisch! Suchen Sie nicht nach einer eierlegenden Wollmilchsau, sondern fokussieren Sie sich auf die Qualifikationen, Fähigkeiten und persönlichen Eigenschaften, die die zu besetzende Stelle wirklich erfordert. Alle Anforderungen sollten sich selbstverständlich auch in Ihrer Stellenanzeige wiederspiegeln. Lesen Sie eine ausführliche Anleitung zum Aufbau einer Stellenanzeige in unserem Blogartikel: »10 Tipps für bessere Stellenanzeigen«.

Auswahlprozess planen

Legen Sie im Vorfeld die Reihenfolge aller Bewerbungsschritte fest, die ein*e Kandidat*in durchlaufen sollte. Auf diese Weise haben Sie einen einheitlichen Rahmen, an dem Sie sich im gesamten Auswahlprozess orientieren können. Fixieren Sie den Ablauf ebenfalls schriftlich, um ihn Kolleg*innen oder Vorgesetzten ebenfalls zur Verfügung stellen zu können.

Die Bewerbungsunterlagen

Einen ersten Eindruck von einem/einer Bewerber*in können Sie sich in der Regel durch einen Blick in seine/ihre Bewerbungsunterlagen verschaffen. Das ist wenig überraschend - doch worauf sollte man überhaupt achten? 
Sind die Unterlagen vollständig, strukturiert und frei von Rechtschreibfehlern? Diese Details geben einen ersten Hinweis zur Genauigkeit oder Strukturiertheit des/der Bewerbers/Bewerberin. Hat er beispielsweise eingescannte Dokumente auf dem Kopf stehend verschickt, ist das im ersten Moment kein großes Drama. Es lässt aber vermuten, dass der/die Bewerber*in oberflächlich und nicht sehr genau arbeitet.

Anschreiben

Ist der/die Bewerber*in im Anschreiben auf die Anforderungen des Jobs und die Eigenheiten von Unternehmen und Branche eingegangen? Wenn nicht, hat er/sie wahrscheinlich nur ein Standardanschreiben verschickt oder sich nicht ausreichend über Ihr Unternehmen informiert. Oder ist ein besonders ambitioniertes Anschreiben zwei volle Seiten lang? Dann fehlt dem/der Bewerber*in eventuell die Fähigkeit, sich auf das Wesentliche zu beschränken und damit zielorientiert für Ihr Unternehmen zu arbeiten. Wie viel Wichtigkeit Sie dem Bewerbungsschreiben beimessen, sollten Sie selbst entscheiden. Seien Sie sich aber bewusst, dass das klassische Anschreiben starken Konventionen unterliegt und gegebenenfalls nicht perfekt die Kompetenzen Ihres/Ihrer Kandidaten/Kandidatin widerspiegelt.

Lebenslauf

Der Lebenslauf ist eine gute Anlaufstelle, um den harten Fakten auf den Zahn zu fühlen. Welche Entwicklungsstufen hat der/die Bewerber*in durchlaufen? Welche Verantwortungen wurden ihm/ihr bislang übertragen? Und passen diese Erfahrungen und Fähigkeiten zum Job oder zum Unternehmen? Schielen Sie nicht nur nach Lücken im Lebenslauf. Wenn ein Profil zu Ihrer Ausschreibung passt, laden Sie den/die Kandidaten/Kandidatin zu einem persönlichen Gespräch ein. Wenn danach Lücken im Lebenslauf eine Rolle spielen sollten, können Sie sich diese immer noch im persönlichen Gespräch erklären lassen.

Zeugnisse

Um Klagen zu vermeiden, werden Arbeitszeugnisse heutzutage meist aus Standardformulierungen zusammengesetzt. Sie sind in der Regel wenig aussagekräftig. Einen wichtigen Hinweis liefert allerdings die Abschlussformel. Hier wird klar, ob der/die Kandidat*in bei seinem/ihren vorherigen Arbeitgeber freiwillig gegangen ist oder ob es eine Kündigung seitens des Unternehmens gab. Durch eine Sichtung der Bewerbungsunterlagen können Sie sich in jedem Fall einen ersten Eindruck von Ihren Bewerber*innen verschaffen. Führen Sie sich jedoch immer vor Augen, welche konkreten Aufgaben Ihr*e Kandidat*in schlussendlich erfüllen soll. Wenn er/sie vorrangig am Telefon Kundenanfragen beantworten wird, ist Kundenorientierung und eine gute mündliche Ausdrucksweise wahrscheinlich weitaus wichtiger, als das Vermeiden von Rechtschreibfehlern. Ein vergessenes Komma sollte Sie also in diesem Fall nicht davon abhalten, den/die Bewerber*in zum persönlichen Gespräch oder einem Telefoninterview einzuladen.

Das Interview

Egal, ob ein persönliches Gespräch am Telefon oder vor Ort stattfindet: Bereiten Sie in jedem Fall die Fragen vor, die Sie Ihren Kandidat*innen stellen wollen und gewichten Sie diese. Sie sollten sowohl nach fachlichen Kompetenzen des Bewerbers/der Bewerberin, als auch nach seinen/ihren Soft Skills fragen. Außerdem können Sie sich während des Gesprächs einen guten Eindruck bezüglich des sogenannten cultural fit verschaffen – ob sich der/die potentielle Kollege/Kollegin charakterlich gut ins Unternehmen und ins Team einfügen kann. Kommt er/sie beispielsweise mit dem Tempo eines dynamischen, schnelllebigen Teams zurecht? Oder kann er/sie sich in die Strukturen eines Traditionsbetriebes einfügen und dessen Werte teilen?

Letzteres zu erfragen ist natürlich leichter gesagt als getan. Um dennoch einen ersten Eindruck zu erhalten, können Sie Fragen stellen wie:

  • Zeigt der/die Bewerber*in eine der Situation angemessene äußere Erscheinung?

  • Drückt er/sie sich klar und verständlich aus?

  • Formuliert er/sie positiv und überzeugend?

  • Begründet er/sie seine/ihre Antworten verständlich?

  • Ordnet er/sie sich in das Gespräch ein und übernimmt einen aktiven Part?

  • Bleibt er/sie höflich und sachlich?

  • Lässt er/sie sich begeistern und kann andere begeistern?

  • Tritt er/sie natürlich und authentisch auf?

  • Bestätigt er/sie positive Eindrücke aus der Vorauswahl?

  • Sucht der/die Bewerber*in nur einen Platz zum Ausruhen oder eine fordernde Aufgabe?

Beobachten Sie außerdem das Verhalten des Bewerbers/der Bewerberin gegenüber künftigen Kolleg*innen und Vorgesetzten. Diese Beobachtungen werden Ihnen ebenfalls einen Aufschluss darüber geben, ob ein*e Kandidat*in der/die passende für Ihr Team ist. Sie können Ihren Kandidat*innen auch zusätzlich kleine jobbezogene Aufgaben stellen. So offenbart sich schnell, wie Ihr*e Bewerber*in denkt und arbeitet und ob sich ein positiver Eindruck aus dem Gespräch bestätigen lässt. Führen Sie ein persönliches Gespräch immer mit einem Kollegen/einer Kollegin oder Vorgesetzten gemeinsam. Einerseits kann so eine*r von Ihnen immer Notizen machen, während sich der/die andere auf die Gesprächsführung konzentriert. Andererseits können Sie sich so im Nachhinein miteinander beraten und Ihre Eindrücke austauschen. Die Entscheidung fällt dann schlussendlich leichter.

Achtung: Es gibt auch einige Fragen, die im Bewerbungsgespräch tabu sind! Welche genau das sind, lesen Sie hier!

Die Entscheidung

Das ABC-System

Viele Personaler teilen Ihre Bewerber*innen in ein System aus A, B und C ein, um sie innerhalb des Auswahlprozesses zu ranken. In die Spalte A gehören Bewerber*innen, die Sie auf jeden Fall zum nächsten Bewerbungsschritt einladen wollen. Zur Rubrik B gehören diejenigen Bewerber*innen, die nachrücken können und in zweiter Reihe stehen, falls unter den A-Bewerber*innen kein*e passende*r gefunden werden kann. C-Bewerber*innen werden auf Basis der Sichtung der Unterlagen als nicht passend erachtet. Sie erhalten eine Absage. (Tipp: Wie Sie Absagen verfassen können, die gut ankommen, lesen Sie hier: »Sympathische Absagen verfassen«)

Die Rolle des Bauchgefühls

Niemand entscheidet gerne gegen sein Bauchgefühl. Lassen Sie sich aber nicht ausschließlich davon leiten. Sprechen Sie stattdessen mit Kolleg*innen über Ihren ganz persönlichen Eindruck und holen Sie sich dadurch eine zweite Meinung ein.

Zügige Entscheidung

Entscheiden Sie nach den persönlichen Gesprächen so schnell wie möglich, ob der/die Kandidat*in in Frage kommt. Gute Leute haben meistens mehr als ein Ass im Ärmel. Sie sollten daher nicht riskieren, ihn/sie an Ihre Konkurrenz zu verlieren. Wie Sie im Allgemeinen Ihre »Time to hire« verkürzen können, können Sie hier nachlesen.

Fazit

Die Entscheidung für eine*n neue*n Mitarbeiter*in kann großen Einfluss auf den Erfolg in Ihrem Unternehmen haben. Gehen Sie daher bei der Auswahl eines neuen Mitarbeiters/einer neuen Mitarbeiterin mit System vor: Legen Sie die Anforderungen fest, beurteilen Sie anhand dieser Ihre Bewerber*innen und lassen Sie Ihre Entscheidung von Ihrem Bauchgefühl bestätigen. So finden Sie garantiert auch unter 100 Bewerber*innen den oder die Richtige*n für Ihre Unternehmens-Mission. Und egal, wen Sie am Ende einstellen: Vergessen Sie den Onboarding-Prozess nicht. Denn erst, wenn Ihr*e Mitarbeiter*in sich als Teil Ihres Unternehmens fühlt, wird er/sie seine/ihre Bestleistung bringen können. 

Sie haben noch gar keine Bewerbungen?

Schalten Sie noch eine eine Stellenanzeigen und rekrutieren Sie Ihre Traumkandidat*innen!

EDITOR JETZT AUSPROBIEREN

Weitere Artikel zu diesem Thema

In nur 5 Schritten zum perfekten Bewerbungsprozess In nur 5 Schritten zum perfekten Bewerbungsprozess

In den meisten Unternehmen sieht jeder Bewerbungsprozess in etwa gleich aus: Eine Bewerbung geht ein und wird von einer zuständigen Person gesichtet.

Warum das Motivationsschreiben ausgedient hat... Warum das Motivationsschreiben ausgedient hat...

... und wie wir trotz allem talentierte Bewerberinnen und Bewerber rekrutieren.

Seit dem vergangenen Jahr verzichtet die deutsche Bahn auf das Motivationsschreiben im Bewerbungsprozess - und erntet dafür viel Unverständnis. Für uns hingegen hat das Bewerbungsschreiben schon seit etwa 10 Jahren ausgedient. Stattdessen setzen wir darauf, wenige und dafür relevante Daten des Bewerbers oder der Bewerberin abzufragen. Hier erklären wir, welche Daten das genau sind und wie wir trotzdem talentierte Bewerberinnen und Bewerber rekrutieren.

Mit unseren Tipps können Sie sich die Bewerberauswahl erleichtern. Klappt auch bei 100 Bewerbungen!