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So treffen Sie aus 10 Bewerbungen die richtige Wahl

Geschrieben von Katja

Mit unseren Tipps können Sie sich die Bewerberauswahl erleichtern. Klappt auch bei 100 Bewerbungen!

Sehr viele Limetten

Motivierte Mitarbeiter bilden das Rückgrat eines jeden Unternehmens. Umso wichtiger ist es, sich im Einstellungsverfahren für die richtigen Kandidaten zu entscheiden. Aber wie findet man in der Flut der eingegangenen Bewerbungen den passenden Bewerber? Damit Sie sich bei dieser wichtigen Frage nicht ausschließlich auf Ihr Bauchgefühl verlassen müssen, haben wir Ihnen eine Reihe der wichtigsten Faktoren zusammengefasst.  So finden Sie garantiert auch unter 100 Bewerbern den richtigen.

Die Vorbereitungen

Anforderungen kennen

Bestimmen Sie bereits im Vorfeld möglichst konkret die Anforderungen, die Sie an Ihre Kandidaten haben. Das können Sie auch in Absprache mit Kollegen oder Vorgesetzten machen. Insbesondere wenn Sie Mitarbeiter für andere Fachabteilungen suchen, sollten Sie vorher genau abklären, welche Qualifikationen die Bewerber mitbringen sollten. Mehr dazu auch in unserem Blogartikel »Wie finde ich den passenden Mitarbeiter«.

Wenn Sie eine genaue Vorstellung davon haben, welche Erwartungen sie an einen Bewerber richten, wird Ihnen das bei der endgültigen Auswahl enorm helfen. Halten Sie diese Anforderungen schriftlich fest, um während des Auswahlprozesses immer wieder darauf zurückgreifen zu können. Unterscheiden Sie in jedem Fall in Muss- und Kann-Anforderungen und bleiben Sie realistisch! Suchen Sie nicht nach einer eierlegenden Wollmilchsau, sondern fokussieren Sie sich auf die Qualifikationen, Fähigkeiten und persönlichen Eigenschaften, die die zu besetzende Stelle wirklich erfordert. Alle Anforderungen sollten sich selbstverständlich auch in Ihrer Stellenanzeige wiederspiegeln. Lesen Sie eine ausführliche Anleitung zum Aufbau einer Stellenanzeige in unserem Blogartikel: »10 Tipps für bessere Stellenanzeigen«.

Auswahlprozess planen

Legen Sie im Vorfeld die Reihenfolge aller Bewerbungsschritte fest, die ein Kandidat durchlaufen sollte. Auf diese Weise haben Sie einen einheitlichen Rahmen, an dem Sie sich im gesamten Auswahlprozess orientieren können. Fixieren Sie den Ablauf ebenfalls schriftlich, um ihn Kollegen oder Vorgesetzten ebenfalls zur Verfügung stellen zu können.

Die Bewerbungsunterlagen

Einen ersten Eindruck von einem Bewerber können Sie sich in der Regel durch einen Blick in seine Bewerbungsunterlagen verschaffen. Das ist wenig überraschend - doch worauf sollte man überhaupt achten? 
Sind die Unterlagen vollständig, strukturiert und frei von Rechtschreibfehlern? Diese Details geben einen ersten Hinweis zur Genauigkeit oder Strukturiertheit des Bewerbers. Hat er beispielsweise eingescannte Dokumente auf dem Kopf stehend verschickt, ist das im ersten Moment kein großes Drama. Es lässt aber vermuten, dass der Bewerber oberflächlich und nicht sehr genau arbeitet.

Anschreiben

Ist der Bewerber im Anschreiben auf die Anforderungen des Jobs und die Eigenheiten von Unternehmen und Branche eingegangen? Wenn nicht, hat er wahrscheinlich nur ein Standardanschreiben verschickt oder sich nicht ausreichend über Ihr Unternehmen informiert. Oder ist ein besonders ambitioniertes Anschreiben zwei volle Seiten lang? Dann fehlt dem Bewerber eventuell die Fähigkeit, sich auf das Wesentliche zu beschränken und damit zielorientiert für Ihr Unternehmen zu arbeiten. Wie viel Wichtigkeit Sie dem Bewerbungsschreiben beimessen, sollten Sie selbst entscheiden. Seien Sie sich aber bewusst, dass das klassische Anschreiben starken Konventionen unterliegt und gegebenenfalls nicht perfekt die Kompetenzen Ihres Kandidaten widerspiegelt.

Lebenslauf

Der Lebenslauf ist eine gute Anlaufstelle, um den harten Fakten auf den Zahn zu fühlen. Welche Entwicklungsstufen hat der Bewerber durchlaufen? Welche Verantwortungen wurden ihm bislang übertragen? Und passen diese Erfahrungen und Fähigkeiten zum Job oder zum Unternehmen? Schielen Sie nicht nur nach Lücken im Lebenslauf. Wenn ein Profil zu Ihrer Ausschreibung passt, laden Sie den Kandidaten zu einem persönlichen Gespräch ein. Wenn danach Lücken im Lebenslauf eine Rolle spielen sollten, können Sie sich diese immer noch im persönlichen Gespräch erklären lassen.

Zeugnisse

Um Klagen zu vermeiden werden Arbeitszeugnisse heutzutage meist aus Standardformulierungen zusammengesetzt. Sie sind in der Regel wenig aussagekräftig. Einen wichtigen Hinweis liefert allerdings die Abschlussformel. Hier wird klar, ob der Kandidat bei seinem vorherigen Arbeitgeber freiwillig gegangen ist oder ob es eine Kündigung seitens des Unternehmens gab.Durch eine Sichtung der Bewerbungsunterlagen können Sie sich in jedem Fall einen ersten Eindruck von Ihren Bewerbern verschaffen. Führen Sie sich jedoch immer vor Augen, welche konkreten Aufgaben Ihr Kandidat schlussendlich erfüllen soll. Wenn er vorrangig am Telefon Kundenanfragen beantworten wird, ist Kundenorientierung und eine gute mündliche Ausdrucksweise wahrscheinlich weitaus wichtiger, als das Vermeiden von Rechtschreibfehlern. Ein vergessenes Komma sollte Sie also in diesem Fall nicht davon abhalten, den Bewerber zum persönlichen Gespräch oder einem Telefoninterview einzuladen.

Das Interview

Egal ob ein persönliches Gespräch am Telefon oder vor Ort stattfindet: Bereiten Sie in jedem Fall die Fragen vor, die Sie Ihren Kandidaten stellen wollen und gewichten Sie diese. Sie sollten sowohl nach fachlichen Kompetenzen des Bewerbers, als auch nach seinen Soft Skills   fragen. Außerdem können Sie sich während des Gesprächs einen guten Eindruck bezüglich des sogenannten cultural fit verschaffen – ob der potentielle Kollege charakterlich gut ins Unternehmen und ins Team einfügen kann. Kommt er beispielsweise mit dem Tempo eines dynamischen, schnelllebigen Teams zurecht? Oder kann er sich in die Strukturen eines Traditionsbetriebes einfügen und dessen Werte teilen?

Letzteres zu erfragen ist natürlich leichter gesagt als getan. Um dennoch einen ersten Eindruck zu erhalten, können Sie Fragen stellen wie:

  • Zeigt der Bewerber eine der Situation angemessene äußere Erscheinung?

  • Drückt er sich klar und verständlich aus?

  • Formuliert er positiv und überzeugend?

  • Begründet er seine Antworten verständlich?

  • Ordnet er sich in das Gespräch ein und übernimmt einen aktiven Part?

  • Bleibt er höflich und sachlich?

  • Lässt er sich begeistern und kann andere begeistern?

  • Tritt er natürlich und authentisch auf?

  • Bestätigt er positive Eindrücke aus der Vorauswahl?

  • Sucht der Bewerber nur einen Platz zum Ausruhen oder eine fordernde Aufgabe?

Beobachten Sie außerdem das Verhalten des Bewerbers gegenüber künftigen Kollegen und Vorgesetzten. Diese Beobachtungen werden Ihnen ebenfalls einen Aufschluss darüber geben, ob ein Kandidat der passende für Ihr Team ist. Sie können Ihren Kandidaten auch zusätzlich kleine jobbezogene Aufgaben stellen. So offenbart sich schnell, wie Ihr Bewerber denkt und arbeitet und ob sich ein positiver Eindruck aus dem Gespräch bestätigen lässt. Führen Sie ein persönliches Gespräch immer mit einem Kollegen oder Vorgesetzten gemeinsam. Einerseits kann so einer von Ihnen immer Notizen machen, während sich der andere auf die Gesprächsführung konzentriert. Andererseits können Sie sich so im Nachhinein miteinander beraten und Ihre Eindrücke austauschen. Die Entscheidung fällt dann schlussendlich leichter.

Achtung: Es gibt auch einige Fragen, die im Bewerbungsgespräch tabu sind! Welche genau das sind, lesen Sie hier!

Die Entscheidung

Das ABC-System

Viele Personaler teilen Ihre Bewerber in ein System aus A, B und C ein, um Sie innerhalb des Auswahlprozesses zu ranken. In die Spalte A gehören Bewerber, die Sie auf jeden Fall zum nächsten Bewerbungsschritt einladen wollen. Zur Rubrik B gehören diejenigen Bewerber, die nachrücken können und in zweiter Reihe stehen, falls aus unter den A-Bewerbern kein passender gefunden werden kann. C-Bewerber werden auf Basis der Sichtung der Unterlagen als nicht passend erachtet. Sie erhalten eine Absage. (Tipp: Wie Sie Absagen verfassen können, die gut ankommen, lesen Sie hier: »Sympathische Absagen verfassen«)

Die Rolle des Bauchgefühls

Niemand entscheidet gerne gegen sein Bauchgefühl. Lassen Sie sich aber nicht ausschließlich davon leiten. Sprechen Sie stattdessen mit Kollegen über Ihren ganz persönlichen Eindruck und holen Sie sich dadurch eine zweite Meinung ein.

Zügige Entscheidung

Entscheiden Sie nach den persönlichen Gesprächen so schnell wie möglich, ob der Kandidat in Frage kommt. Gute Leute haben meistens mehr als ein Ass im Ärmel. Sie sollte daher nicht riskieren, ihn an Ihre Konkurrenz zu verlieren. Wie Sie im Allgemeinen Ihre »Time to hire« verkürzen können, können Sie hier nachlesen.

Fazit

Die Entscheidung für einen neuen Mitarbeiter kann großen Einfluss auf den Erfolg in Ihrem Unternehmen haben. Gehen Sie daher bei der Auswahl eines neuen Mitarbeiters mit System vor: Legen Sie die Anforderungen fest, beurteilen Sie anhand dieser Ihre Bewerber und lassen Sie Ihre Entscheidung von Ihrem Bauchgefühl bestätigen. So finden Sie garantiert auch unter 100 Bewerbern den richtigen für Ihre Unternehmens-Mission. Und egal, wen Sie am Ende einstellen: Vergessen Sie den Onboarding-Prozess nicht. Denn erst, wenn Ihr Mitarbeiter sich als Teil Ihres Unternehmens fühlt, wird es seine Bestleistung bringen können. 

 

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