Personio veröffentlicht Einstiegspreise ab 7,60 € pro Monat und Mitarbeitendem (ab 50 Mitarbeitende) und ab 14 € inklusive Payroll (bis 49 Mitarbeitende), nennt eine Mindestlaufzeit von 12 Monaten und eine einmalige Einrichtungsgebühr. Der Preis der Recruiting-App ist nicht veröffentlicht. OnApply rechnet paketbasiert und unabhängig von der Mitarbeiterzahl ab: Bewerbermanagement 199 € pro Monat, erster Monat 1 €, 400+ verbundene Jobportale. Alle Angaben Stand 17. September 2026.
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Personio ist eine HR-Suite für die gesamte Personalverwaltung. Bewerbermanagement ist dort eine kostenpflichtige Zusatz-App und nicht das Kernprodukt. Unternehmen, die ausschließlich Stellen ausschreiben und Bewerbungen verwalten wollen, zahlen bei Personio also für eine Personalverwaltungs-Plattform mit. Spezialisierte Alternativen für diesen Zweck sind OnApply, Recruitee und softgarden. Dieser Vergleich stellt die veröffentlichten Angaben der Anbieter gegenüber, Stand 17. September 2026.
Was Personio ist
Personio ist eine HR-Plattform, die nach eigenen Angaben von 1,6 Millionen Mitarbeitenden in 16.000 Unternehmen genutzt wird und für Unternehmen mit 10 bis 10.000 Mitarbeitenden ausgelegt ist. Das Produkt ist in die Pläne Core, Core Pro und Payroll gegliedert. Der Funktionsschwerpunkt liegt auf digitaler Personalakte, Abwesenheitsverwaltung, Zeiterfassung, On- und Offboarding, Dokumentenmanagement und vorbereitender Entgeltabrechnung.
Recruiting führt Personio nicht im Kernumfang, sondern unter „Apps“ — also als Zusatzfunktion, die dem Paket hinzugebucht wird. Auf der Preisseite sind die Einstiegspreise für die HR-Lösungen ausgewiesen: ab 7,60 € pro Monat und Mitarbeitendem für Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden, ab 14 € pro Monat und Mitarbeitendem inklusive Payroll für Unternehmen bis 49 Mitarbeitende. Was die Recruiting-App zusätzlich kostet, veröffentlicht Personio nicht.
Was OnApply ist
OnApply ist eine Bewerbermanagement-Software für den deutschen Mittelstand, die sich laut Anbieter an Unternehmen ab etwa 20 Mitarbeitenden oder fünf Besetzungen im Jahr richtet. Der Funktionsumfang umfasst das Erstellen und Schalten von Stellenanzeigen, die Anbindung der Karriereseite, Bewerbungsverwaltung, KI-gestütztes Bewerbungsscreening, Interviewplanung und Auswertungen. Stellenanzeigen lassen sich auf 400+ verbundene Jobportale ausspielen.
Die Preise sind ohne Vertriebsgespräch einsehbar: Bewerbermanagement kostet 199 € pro Monat, Stellenanzeigenmanagement 69 € pro Monat, eine Einzelschaltung 89 € je Anzeige ohne Abo. Der Recruiting Co-Pilot beginnt bei 1.199 € pro Monat. Der erste Monat der Monatspakete kostet 1 € und ist bis zum letzten Testtag kündbar. Anders als bei Personio hängt der Preis nicht an der Mitarbeiterzahl, sondern am gebuchten Paket.
Personio und OnApply im Vergleich
| Kriterium | OnApply | Personio |
|---|---|---|
| Einstiegspreis veröffentlicht | Ja — Bewerbermanagement 199 €/Monat, Stellenanzeigenmanagement 69 €/Monat, Einzelschaltung 89 € je Anzeige, Recruiting Co-Pilot ab 1.199 €/Monat | Ja — ab 7,60 €/Monat je Mitarbeitendem (ab 50 Mitarbeitende); ab 14 €/Monat je Mitarbeitendem inkl. Payroll (bis 49 Mitarbeitende); Payroll ab 5 €/Monat je Mitarbeitendem |
| Preismodell | Paketpreis je Monat, unabhängig von der Mitarbeiterzahl | Je Mitarbeitendem und Monat |
| Preis für das Bewerbermanagement | Im Paket Bewerbermanagement enthalten (199 €/Monat) | Nicht veröffentlicht — Recruiting wird als kostenpflichtige Zusatz-App geführt |
| Mindestvertragslaufzeit | Jährliches Lizenzmodell; erster Monat 1 €, bis zum letzten Testtag kündbar | Jahresabo mit 12 Monaten Mindestlaufzeit |
| Einmalige Einrichtungsgebühr | Keine Angabe auf der Preisseite | Ja, einmalige Gebühr für die Ersteinrichtung; Höhe abhängig von der Unternehmensgröße |
| Bewerbermanagement ist … | Kernprodukt | Zusatz-App innerhalb einer HR-Suite |
| Angebundene Jobportale | 400+ verbundene Jobportale | Keine Zahl veröffentlicht; kostenpflichtige Stellenanzeigenportale sind im Tool buchbar |
| Einstieg ohne Vertriebsgespräch | Erster Monat für 1 €, kostenloser Einstieg ohne Vertriebsgespräch | Demo-Buchung oder interaktive Produkttour |
| Angaben zu Hosting und Datenschutz | In Europa gehostet, DSGVO-konform | Auf der ausgewerteten Preisseite nicht ausgewiesen |
| Vom Anbieter genannte Zielgruppe | Deutscher Mittelstand, ab etwa 20 Mitarbeitenden oder fünf Besetzungen im Jahr | 10 bis 10.000 Mitarbeitende |
| Sprache und Marktausrichtung | Deutschsprachig, auf den deutschen Markt ausgerichtet | International, über 200 Integrationen |
| Quelle der Angaben | onapply.de/preise | personio.de/preise |
Alle Angaben stammen von den Preis- und Produktseiten der Anbieter, abgerufen am 17. September 2026. Die Spalten sind alphabetisch sortiert. Wo ein Anbieter eine Angabe nicht veröffentlicht, steht das ausdrücklich so in der Tabelle; geschätzte Werte enthält dieser Vergleich nicht.
Wann Personio die bessere Wahl ist
Personio ist die passendere Lösung, wenn nicht nur Recruiting, sondern die Personalverwaltung insgesamt digitalisiert werden soll. Wer digitale Personalakte, Abwesenheitsverwaltung, Zeiterfassung und vorbereitende Lohnbuchhaltung ohnehin braucht, bekommt diese Funktionen bei Personio in einem System — und das Recruiting-Modul sitzt dann auf denselben Stammdaten auf. Worin sich ein HR-System und ein spezialisiertes Bewerbermanagement unterscheiden, ist dabei die entscheidende Vorfrage; ein separates System würde in dieser Konstellation eine zusätzliche Schnittstelle bedeuten.
Ebenfalls für Personio spricht eine internationale Aufstellung: Der Anbieter nennt über 200 Integrationen und richtet sich ausdrücklich auch an Organisationen mit Teams in mehreren Ländern. Bei einer Belegschaft im vierstelligen Bereich ist die Preisstruktur pro Mitarbeitendem zudem keine Besonderheit, sondern in HR-Suiten der Normalfall.
Wann eine spezialisierte Alternative besser passt
Gegen Personio spricht die Rechnung dann, wenn tatsächlich nur Bewerbermanagement gebraucht wird. Bei einem Preis ab 7,60 € pro Monat und Mitarbeitendem zahlt ein Unternehmen mit 120 Mitarbeitenden rechnerisch ab 912 € im Monat für die HR-Lösung — die Recruiting-App ist darin noch nicht enthalten, weil ihr Preis nicht veröffentlicht ist. Ein paketbasiertes Bewerbermanagement kostet unabhängig von der Mitarbeiterzahl dasselbe.
Der zweite Punkt ist die Planbarkeit vor dem Vertragsabschluss. Personio nennt eine Mindestlaufzeit von 12 Monaten und eine einmalige Einrichtungsgebühr, deren Höhe von der Unternehmensgröße abhängt und nicht veröffentlicht ist. Wer den Gesamtpreis vor dem ersten Gespräch kennen will, findet ihn bei Anbietern mit Paketpreisen vollständig auf der Preisseite.
Wechsel: Daten, Vertrag und Datenschutz
Vor einem Wechsel sind drei Punkte zu klären. Erstens die Vertragsbindung: Personio nennt für das Jahresabo eine Mindestlaufzeit von 12 Monaten, die Verlängerung richtet sich nach den AGB des Anbieters. Ein Wechsel ist also an das Laufzeitende gebunden, nicht an den Wunschtermin.
Zweitens die Daten. Bewerberdaten unterliegen der DSGVO und dürfen nur so lange gespeichert werden, wie ein Zweck besteht. Beim Export aus dem Altsystem ist deshalb zu entscheiden, welche Datensätze überhaupt übernommen werden — laufende Verfahren und Talentpool-Einträge mit Einwilligung ja, abgeschlossene Absagen in der Regel nein.
Drittens der Parallelbetrieb. Laufende Stellenbesetzungen sollten im Altsystem zu Ende geführt und nur neue Ausschreibungen im neuen System gestartet werden. Das vermeidet, dass Bewerbungen zu derselben Stelle in zwei Systemen liegen.
Methodik und Stand der Angaben
Alle Angaben in diesem Vergleich stammen aus den öffentlich zugänglichen Preis- und Produktseiten der genannten Anbieter, abgerufen am 17. September 2026. Aufgenommen wurde ausschließlich, was der jeweilige Anbieter selbst veröffentlicht. Preise und Leistungsumfänge können sich ändern; maßgeblich ist immer das aktuelle Angebot des Anbieters.
Nicht in den Vergleich aufgenommen wurden Preisangaben aus Vergleichsportalen und Drittquellen, weil sie sich untereinander widersprechen und nicht überprüfbar sind. Wo ein Anbieter keinen Preis veröffentlicht, ist genau das die Aussage dieses Vergleichs.
Ausgewertete Quellen:
- personio.de/preise — Pläne, Preise und FAQ zur Abrechnung
- onapply.de/preise — Pakete und Preise
- onapply.de — Funktionsumfang und Zielgruppe
Weitere Vergleiche
Wer Personio in die engere Wahl nimmt, vergleicht üblicherweise parallel mit ein bis zwei spezialisierten Systemen. Die folgenden Seiten wenden dieselben zwölf Kriterien auf die übrigen Anbieter im deutschsprachigen Markt an, jeweils mit Quelle und Abrufdatum, Stand 17. September 2026.
