Was macht ein*e Personalassistent*in und worauf müssen Sie achten?

Die Rolle eines Personalassistenten oder einer Personalassistentin ist für viele Unternehmen von zentraler Bedeutung. Diese Position unterstützt das Personalmanagement in einer Vielzahl von administrativen und organisatorischen Aufgaben. Von der Pflege der Personalakten bis hin zur Unterstützung bei der Rekrutierung neuer Mitarbeiter*innen: Personalassistent*innen tragen wesentlich zur Effizienz und Effektivität der Personalabteilung bei.

Eine der Hauptaufgaben besteht darin, die Kommunikation zwischen der Personalabteilung und den Mitarbeiter*innen zu erleichtern. Dies beinhaltet das Bearbeiten von Anfragen, das Bereitstellen von Informationen zu Unternehmensrichtlinien und die Unterstützung bei der Lösung von personalbezogenen Problemen. Personalassistent*innen sind oft die ersten Ansprechpartner*innen für Mitarbeiter*innenfragen und leisten dadurch einen wesentlichen Beitrag zur Zufriedenheit und Motivation der Belegschaft.

Zusätzlich spielen Personalassistent*innen eine wichtige Rolle bei der Organisation von Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen. Sie koordinieren Termine, bereiten Unterlagen vor und sorgen dafür, dass alle Beteiligten die notwendigen Informationen erhalten. Durch ihre organisatorische Unterstützung tragen sie dazu bei, dass Schulungsmaßnahmen reibungslos ablaufen und die Mitarbeiter*innen kontinuierlich weitergebildet werden.

Die Rolle erfordert ein hohes Maß an Diskretion und Vertraulichkeit, da Personalassistent*innen Zugang zu sensiblen Informationen haben. Sie müssen in der Lage sein, effizient zu arbeiten, Prioritäten zu setzen und in stressigen Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren. Die Fähigkeit, sowohl eigenständig als auch im Team zu arbeiten, ist essenziell, um in dieser Position erfolgreich zu sein.

Anforderungen an eine*n Personalassistent*in

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation im Personalwesen
• Erfahrung im Umgang mit Personalverwaltungssoftware
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
• Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift
• Vertrautheit mit arbeitsrechtlichen Vorschriften und deren Anwendung

Mögliche Fragen für ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch

Operative und situative Fragen

• Schildern Sie eine Situation, in der Sie erfolgreich mehrere administrative Aufgaben gleichzeitig bewältigt haben. Wie haben Sie dabei priorisiert?
• Wie gehen Sie mit vertraulichen Informationen um und können Sie ein Beispiel geben, bei dem Diskretion besonders wichtig war?
• Beschreiben Sie eine Herausforderung, die Sie bei der Organisation einer Mitarbeiterschulung gemeistert haben.
• Wie würden Sie vorgehen, wenn Sie eine Personalakte aktualisieren müssen, die unvollständige Informationen enthält?
• Erzählen Sie von einem Fall, in dem Sie zur Lösung eines Problems zwischen Mitarbeiter*innen beigetragen haben. Welche Schritte haben Sie unternommen?

Rollenspezifische Fragen

• Welche Erfahrungen haben Sie mit der Verwaltung von Personalakten und wie stellen Sie sicher, dass diese stets aktuell sind?
• Wie unterstützen Sie die Personalabteilung bei der Bewerber*innenauswahl und was sind für Sie wichtige Kriterien?
• Welche Tools oder Software haben Sie zur Personalverwaltung eingesetzt und welche Funktionen schätzen Sie daran besonders?
• Wie gehen Sie mit komplexen Arbeitszeitregelungen um und wie stellen Sie sicher, dass alle Vorschriften eingehalten werden?
• Beschreiben Sie Ihre Vorgehensweise bei der Erstellung und Verwaltung von Mitarbeiterschulungen.

Fragen zu Verhalten und Persönlichkeit

• Wie würden Sie Ihre Arbeitsweise beschreiben und was motiviert Sie, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten?
• Welche Eigenschaften sind Ihrer Meinung nach wichtig, um effektiv als Personalassistent*in zu arbeiten?
• Wie gehen Sie mit Kritik um und können Sie ein Beispiel nennen, bei dem Sie aus einer kritischen Rückmeldung gelernt haben?
• Wie behalten Sie in stressigen Situationen die Ruhe und was machen Sie, um sich zu entspannen?
• Erzählen Sie von einem Mal, als Sie im Team gearbeitet haben. Welche Rolle nehmen Sie in der Regel ein?

Wer sollte an einem Interview mit einem/einer Personalassistent*in teilnehmen?

Idealerweise habe Sie einen mehrstufigen Interview-Prozess. In einem ersten kurzen Interview können die Kommunikationsfähigkeit sowie die generelle Eignung des Kandidaten geprüft werden. Hierzu reicht in der Regel die Teilnahme eines Recruiters. In weiteren Prozess-Schritten sollten neben dem Recruiter auch Vorgesetzte und Kollegen aus dem Fachbereich dabei sein, um die fachlichen Fähigkeiten des Kandidaten zu bewerten.

Die Organisation von Interview-Terminen kann mitunter sehr aufwändig sein und sich über einen längeren Zeitraum hinweg ziehen, was zu einer signifikanten Verlängerung der Time to Hire führen kann.

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Wie bewerte ich eine/n Bewerber/in direkt nach dem Interview?

Eine strukturierte Bewertung nach dem Interview ist entscheidend, um objektive und vergleichbare Entscheidungen zu treffen. Mit einer Scorecard lassen sich die wichtigsten Kriterien wie Fachkompetenz, kulturelle Passung und Soft Skills gezielt bewerten. Dabei wird jedem Kriterium eine Gewichtung und eine Punktzahl zugewiesen, um am Ende ein klares Gesamtbild zu erhalten. Mit OnApply können Sie solche Scorecards direkt im Tool abbilden, Bewertungen erfassen und so den Auswahlprozess effizient und transparent gestalten.