Was macht ein*e Workforce-Manager*in und worauf müssen Sie achten?

Die Rolle eines/einer Workforce-Manager*in ist entscheidend für die effektive Verwaltung und Optimierung der Belegschaft in einem Unternehmen. Diese Position erfordert die Fähigkeit, strategische Personalpläne zu entwickeln, um sicherzustellen, dass die richtigen Talente zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar sind. Der Workforce-Manager*in arbeitet eng mit anderen Abteilungen zusammen, um die Unternehmensziele zu unterstützen und die Produktivität zu steigern.

Ein*e Workforce-Manager*in muss ein tiefes Verständnis für die Personalplanung und -prognose haben, um künftige Personalbedarfe genau vorherzusagen. Dies beinhaltet die Analyse von Arbeitsmarkttrends, die Bewertung bestehender Arbeitskräfte und die Entwicklung von Plänen zur Deckung von Kapazitätslücken. Die Fähigkeit, Daten zu analysieren und in umsetzbare Personalstrategien umzuwandeln, ist von zentraler Bedeutung.

Zusätzlich zur strategischen Planung ist der Workforce-Manager*in auch für die tägliche operative Personalverwaltung verantwortlich. Dies umfasst die Einsatzplanung, die Verwaltung von Arbeitszeitmodellen und die Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher und tariflicher Bestimmungen. Durch effizientes Zeit- und Ressourcenmanagement trägt der/die Workforce-Manager*in dazu bei, die Betriebskosten zu senken und die Effizienz zu steigern.

Ein weiterer wichtiger Aspekt der Rolle ist die Kommunikation und Zusammenarbeit mit verschiedenen Interessengruppen, einschließlich des oberen Managements, der Personalabteilung und der Mitarbeiter selbst. Ein*e erfolgreiche*r Workforce-Manager*in muss in der Lage sein, effektiv zu kommunizieren, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten über Personalstrategien und -änderungen informiert sind und diese unterstützen.

Anforderungen an eine*n Workforce-Manager*in

• Erfahrung in der Entwicklung und Umsetzung von Personalstrategien und -plänen.
• Fähigkeit zur Analyse von Personaldaten und zur Erstellung von Vorhersagen.
• Kenntnisse in der Anwendung von Workforce-Management-Software und -Tools.
• Starke Kommunikationsfähigkeiten zur Zusammenarbeit mit verschiedenen Interessengruppen.
• Verständnis der relevanten arbeitsrechtlichen Vorschriften und deren Anwendung.

Mögliche Fragen für ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch

Operative und situative Fragen

• Können Sie eine Situation beschreiben, in der Sie einen Personalengpass erfolgreich bewältigt haben? Welche Schritte haben Sie unternommen?
• Wie gehen Sie vor, um die Einhaltung von Arbeitszeitregelungen in einem dynamischen Umfeld sicherzustellen?
• Erzählen Sie von einem Projekt, bei dem Sie die Arbeitsbelastung Ihres Teams neu verteilt haben. Was waren die Ergebnisse?
• Wie priorisieren Sie Aufgaben, wenn Sie mit mehreren dringenden Personalangelegenheiten konfrontiert sind?
• Beschreiben Sie eine Herausforderung, die Sie beim Erstellen eines Schichtplans hatten, und wie Sie diese überwunden haben.

Rollenspezifische Fragen

• Welche Methoden verwenden Sie, um die künftigen Personalbedarfe in unserem Unternehmen vorherzusagen?
• Wie integrieren Sie moderne Technologien und Softwarelösungen in Ihre Workforce-Management-Strategien?
• Welche Strategien haben Sie entwickelt, um die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung durch effektive Einsatzplanung zu steigern?
• Wie würden Sie unsere aktuelle Personalstrategie analysieren und welche Verbesserungen würden Sie vorschlagen?
• Welche Rolle spielt die Datenanalyse in Ihrer bisherigen Arbeit als Workforce-Manager*in?

Fragen zu Verhalten und Persönlichkeit

• Wie gehen Sie mit Stress und Druck um, insbesondere in einem sich schnell verändernden Arbeitsumfeld?
• Beschreiben Sie eine Zeit, in der Sie Feedback von Ihrem Team erhalten haben. Wie haben Sie darauf reagiert?
• Wie stellen Sie sicher, dass Sie in einem Teamumfeld effektiv kommunizieren und zusammenarbeiten?
• Welche Werte sind Ihnen in Ihrer beruflichen Rolle am wichtigsten und wie zeigen Sie diese in Ihrer täglichen Arbeit?
• Wie bleiben Sie motiviert, auch wenn Sie mit Herausforderungen oder Rückschlägen konfrontiert sind?

Wer sollte an einem Interview mit einem/einer Workforce-Manager*in teilnehmen?

Idealerweise habe Sie einen mehrstufigen Interview-Prozess. In einem ersten kurzen Interview können die Kommunikationsfähigkeit sowie die generelle Eignung des Kandidaten geprüft werden. Hierzu reicht in der Regel die Teilnahme eines Recruiters. In weiteren Prozess-Schritten sollten neben dem Recruiter auch Vorgesetzte und Kollegen aus dem Fachbereich dabei sein, um die fachlichen Fähigkeiten des Kandidaten zu bewerten.

Die Organisation von Interview-Terminen kann mitunter sehr aufwändig sein und sich über einen längeren Zeitraum hinweg ziehen, was zu einer signifikanten Verlängerung der Time to Hire führen kann.

Mit OnApply automatisieren Sie die Terminfindung. Legen Sie Ihre eigene Verfügbarkeit, sowie die Verfügbarkeiten Ihrer Kollegen fest und machen den gesamten Planungsprozess um 50% schneller. So optimieren Sie den Bewerbungsprozess und konzentrieren sich auf das Wesentliche – die besten Talente.

Wie bewerte ich eine/n Bewerber/in direkt nach dem Interview?

Eine strukturierte Bewertung nach dem Interview ist entscheidend, um objektive und vergleichbare Entscheidungen zu treffen. Mit einer Scorecard lassen sich die wichtigsten Kriterien wie Fachkompetenz, kulturelle Passung und Soft Skills gezielt bewerten. Dabei wird jedem Kriterium eine Gewichtung und eine Punktzahl zugewiesen, um am Ende ein klares Gesamtbild zu erhalten. Mit OnApply können Sie solche Scorecards direkt im Tool abbilden, Bewertungen erfassen und so den Auswahlprozess effizient und transparent gestalten.