Was macht ein*e Guest-Relations-Manager*in und worauf müssen Sie achten?

Ein*e Guest-Relations-Manager*in ist das Gesicht eines Unternehmens und spielt eine entscheidende Rolle dabei, den ersten Eindruck bei Gästen oder Kunden zu hinterlassen. Diese Position erfordert einen hohen Grad an Kundenorientierung und zwischenmenschlichen Fähigkeiten, um sicherzustellen, dass Besucher eine positive Erfahrung machen und sich willkommen fühlen.

Zu den Hauptaufgaben gehört die Begrüßung von Gästen, das Beantworten von Fragen und das Bereitstellen von Informationen über Dienstleistungen oder Produkte. Ein*e Guest-Relations-Manager*in arbeitet eng mit anderen Abteilungen zusammen, um sicherzustellen, dass alle Bedürfnisse der Gäste erfüllt werden und eventuelle Probleme schnell und effizient gelöst werden.

Darüber hinaus ist diese Rolle dafür verantwortlich, Feedback von Gästen zu sammeln und dieses zur Verbesserung der Dienstleistungen zu nutzen. Hierbei ist es wichtig, aufmerksam zuzuhören und die Anliegen der Gäste ernst zu nehmen, um die Kundenzufriedenheit kontinuierlich zu steigern.

Ein*e erfolgreiche*r Guest-Relations-Manager*in ist proaktiv, organisiert und verfügt über die Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten. Kreativität und Problemlösungsfähigkeiten sind ebenfalls wichtig, um den Gästen außergewöhnliche Erlebnisse zu bieten.

Anforderungen an eine*n Guest-Relations-Manager*in

• Erfahrung im Bereich Gästebetreuung oder Kundenservice
• Ausgezeichnete Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten
• Fähigkeit, in einem dynamischen und schnellen Umfeld zu arbeiten
• Starke Problemlösungsfähigkeiten und die Fähigkeit, effektiv zu improvisieren
• Kenntnisse in der Nutzung von Gästebetreuungssoftware und CRM-Systemen

Mögliche Fragen für ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch

Operative und situative Fragen

• Wie würden Sie mit einem unzufriedenen Gast umgehen, der sich über einen Aspekt unseres Services beschwert?
• Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen mussten. Wie haben Sie Prioritäten gesetzt?
• Wie gehen Sie vor, wenn ein Gast eine spezielle Anfrage hat, die nicht sofort erfüllt werden kann?
• Erzählen Sie von einem Vorfall, bei dem Sie eine unerwartete Herausforderung mit einem Gast meistern mussten. Was haben Sie gelernt?
• Wie stellen Sie sicher, dass die Kommunikation mit anderen Abteilungen reibungslos verläuft, um die Bedürfnisse der Gäste zu erfüllen?

Rollenspezifische Fragen

• Welche Erfahrungen haben Sie im Bereich Gästebetreuung und wie haben diese Ihre Fähigkeiten geprägt?
• Wie bleiben Sie über Trends und Entwicklungen im Bereich der Gästebetreuung auf dem Laufenden?
• Welche Maßnahmen ergreifen Sie, um die Gästezufriedenheit kontinuierlich zu verbessern?
• Wie gehen Sie mit kulturellen Unterschieden um, um sicherzustellen, dass sich alle Gäste willkommen fühlen?
• Was motiviert Sie, in der Rolle als Guest-Relations-Manager*in zu arbeiten?

Fragen zu Verhalten und Persönlichkeit

• Wie würden Ihre Freunde Ihre Persönlichkeit beschreiben?
• Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie unter Druck ruhig und effektiv geblieben sind.
• Wie gehen Sie damit um, wenn Sie auf eine Person treffen, mit der Sie nicht gut auskommen?
• Welche Werte sind Ihnen in Ihrer beruflichen Laufbahn besonders wichtig?
• Wie motivieren Sie sich selbst, an Tagen, an denen alles schiefzugehen scheint?

Wer sollte an einem Interview mit einem/einer Guest-Relations-Manager*in teilnehmen?

Idealerweise habe Sie einen mehrstufigen Interview-Prozess. In einem ersten kurzen Interview können die Kommunikationsfähigkeit sowie die generelle Eignung des Kandidaten geprüft werden. Hierzu reicht in der Regel die Teilnahme eines Recruiters. In weiteren Prozess-Schritten sollten neben dem Recruiter auch Vorgesetzte und Kollegen aus dem Fachbereich dabei sein, um die fachlichen Fähigkeiten des Kandidaten zu bewerten.

Die Organisation von Interview-Terminen kann mitunter sehr aufwändig sein und sich über einen längeren Zeitraum hinweg ziehen, was zu einer signifikanten Verlängerung der Time to Hire führen kann.

Mit OnApply automatisieren Sie die Terminfindung. Legen Sie Ihre eigene Verfügbarkeit, sowie die Verfügbarkeiten Ihrer Kollegen fest und machen den gesamten Planungsprozess um 50% schneller. So optimieren Sie den Bewerbungsprozess und konzentrieren sich auf das Wesentliche – die besten Talente.

Wie bewerte ich eine/n Bewerber/in direkt nach dem Interview?

Eine strukturierte Bewertung nach dem Interview ist entscheidend, um objektive und vergleichbare Entscheidungen zu treffen. Mit einer Scorecard lassen sich die wichtigsten Kriterien wie Fachkompetenz, kulturelle Passung und Soft Skills gezielt bewerten. Dabei wird jedem Kriterium eine Gewichtung und eine Punktzahl zugewiesen, um am Ende ein klares Gesamtbild zu erhalten. Mit OnApply können Sie solche Scorecards direkt im Tool abbilden, Bewertungen erfassen und so den Auswahlprozess effizient und transparent gestalten.