Was macht ein*e Property-Manager*in und worauf müssen Sie achten?

Ein*e Property-Manager*in ist verantwortlich für die Verwaltung und Pflege von Immobilien, sowohl im gewerblichen als auch im privaten Bereich. Diese Rolle umfasst die Sicherstellung der Instandhaltung, die Verwaltung von Mietverträgen sowie die Kommunikation mit Mietern und Eigentümern. Ein*e Property-Manager*in fungiert als Schnittstelle zwischen verschiedenen Interessengruppen und sorgt dafür, dass alle Prozesse reibungslos ablaufen.

Zu den Aufgaben eines*einer Property-Manager*in gehört es, Wartungsarbeiten zu koordinieren und durchzuführen, um die Sicherheit und Werterhaltung der Immobilie zu gewährleisten. Dies erfordert eine enge Zusammenarbeit mit Handwerkern und Dienstleistern sowie die Fähigkeit, Probleme schnell und effizient zu lösen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt der Rolle ist das Mietermanagement. Dies umfasst die Akquisition neuer Mieter, das Führen von Besichtigungen, das Ausarbeiten und Abschließen von Mietverträgen sowie die Verwaltung von Mietzahlungen. Ein*e Property-Manager*in muss daher über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten verfügen und in der Lage sein, Konflikte zu lösen.

Darüber hinaus ist ein*e Property-Manager*in oft für das Reporting und die Budgetverwaltung verantwortlich. Dies beinhaltet die Erstellung von Finanzberichten und die Planung von Budgets, um die Rentabilität der Immobilie sicherzustellen. Diese Rolle erfordert ein hohes Maß an Organisationstalent und strategischem Denken.

Anforderungen an eine*n Property-Manager*in

• Abgeschlossenes Studium im Bereich Immobilienmanagement oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung in der Verwaltung von Wohn- oder Gewerbeimmobilien.
• Kenntnisse in aktuellen Immobiliengesetzen und -vorschriften.
• Erfahrung mit Immobilienverwaltungssoftware und -tools.
• Ausgezeichnete Kommunikations- und Verhandlungsfähigkeiten.

Mögliche Fragen für ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch

Operative und situative Fragen

• Können Sie uns einen Überblick über Ihre tägliche Routine als Property-Manager*in geben?
• Wie gehen Sie mit einem Notfall um, wie z.B. einem Wasserschaden in einer Ihrer verwalteten Immobilien?
• Erzählen Sie von einer Situation, in der Sie erfolgreich einen schwierigen Mieter betreut haben. Wie haben Sie das Problem gelöst?
• Welche Schritte unternehmen Sie, um sicherzustellen, dass die Immobilien, die Sie verwalten, den Sicherheits- und Wartungsstandards entsprechen?
• Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie ein großes Wartungsprojekt verwaltet haben. Wie haben Sie die verschiedenen Aspekte koordiniert?

Rollenspezifische Fragen

• Welche Erfahrungen haben Sie in der Verwaltung von Wohn- oder Gewerbeimmobilien?
• Wie bleiben Sie über aktuelle Immobiliengesetze und -vorschriften informiert?
• Beschreiben Sie Ihre Vorgehensweise bei der Erstellung eines Immobilienbudgets.
• Welche Software oder Tools nutzen Sie zur Verwaltung von Mietverträgen und Immobilieninformationen?
• Wie gehen Sie mit der Mieterakquise und -betreuung um?

Fragen zu Verhalten und Persönlichkeit

• Wie würden Sie Ihren Arbeitsstil in einem Wort beschreiben und warum?
• Was motiviert Sie in Ihrer täglichen Arbeit als Property-Manager*in?
• Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie unter Druck arbeiten mussten. Wie haben Sie die Situation gemeistert?
• Wie gehen Sie mit Feedback um, sowohl positivem als auch negativem?
• Was würden Ihre vorherigen Kollegen oder Vorgesetzten als Ihre größte Stärke bezeichnen?

Wer sollte an einem Interview mit einem/einer Property-Manager*in teilnehmen?

Idealerweise habe Sie einen mehrstufigen Interview-Prozess. In einem ersten kurzen Interview können die Kommunikationsfähigkeit sowie die generelle Eignung des Kandidaten geprüft werden. Hierzu reicht in der Regel die Teilnahme eines Recruiters. In weiteren Prozess-Schritten sollten neben dem Recruiter auch Vorgesetzte und Kollegen aus dem Fachbereich dabei sein, um die fachlichen Fähigkeiten des Kandidaten zu bewerten.

Die Organisation von Interview-Terminen kann mitunter sehr aufwändig sein und sich über einen längeren Zeitraum hinweg ziehen, was zu einer signifikanten Verlängerung der Time to Hire führen kann.

Mit OnApply automatisieren Sie die Terminfindung. Legen Sie Ihre eigene Verfügbarkeit, sowie die Verfügbarkeiten Ihrer Kollegen fest und machen den gesamten Planungsprozess um 50% schneller. So optimieren Sie den Bewerbungsprozess und konzentrieren sich auf das Wesentliche – die besten Talente.

Wie bewerte ich eine/n Bewerber/in direkt nach dem Interview?

Eine strukturierte Bewertung nach dem Interview ist entscheidend, um objektive und vergleichbare Entscheidungen zu treffen. Mit einer Scorecard lassen sich die wichtigsten Kriterien wie Fachkompetenz, kulturelle Passung und Soft Skills gezielt bewerten. Dabei wird jedem Kriterium eine Gewichtung und eine Punktzahl zugewiesen, um am Ende ein klares Gesamtbild zu erhalten. Mit OnApply können Sie solche Scorecards direkt im Tool abbilden, Bewertungen erfassen und so den Auswahlprozess effizient und transparent gestalten.