Was macht ein*e WEG-Verwalter*in und worauf müssen Sie achten?

Die Rolle einer WEG-Verwalter*in umfasst die Betreuung und Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften. Sie sind verantwortlich für die ordnungsgemäße Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums und stellen sicher, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden. Zu den Aufgaben gehört die Organisation und Durchführung von Eigentümerversammlungen, bei denen Beschlüsse gefasst und wichtige Themen besprochen werden.

Ein*e WEG-Verwalter*in kümmert sich um die wirtschaftliche Verwaltung der Gemeinschaft. Dazu gehört die Erstellung und Überwachung des Haushaltsplans sowie die Abrechnung von Hausgeldern und Nebenkosten. Finanzielle Transparenz und Effizienz sind hier von großer Bedeutung.

Technisches Verständnis ist ebenfalls entscheidend, da der*die Verwalter*in die Instandhaltung und Instandsetzung von Gebäuden koordinieren muss. Sie arbeiten eng mit Handwerkern und Dienstleistern zusammen, um sicherzustellen, dass alle Maßnahmen termingerecht und kosteneffizient durchgeführt werden.

Kommunikation und Konfliktmanagement sind weitere wichtige Aspekte der Rolle. Der*die WEG-Verwalter*in dient als Bindeglied zwischen den Eigentümern und anderen Akteuren. Die Fähigkeit, Konflikte zu lösen und klare, transparente Kommunikation zu gewährleisten, ist für den Erfolg in dieser Position unerlässlich.

Anforderungen an eine*n WEG-Verwalter*in

• Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Immobilienwirtschaft oder vergleichbare Qualifikation
• Fundierte Kenntnisse des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG)
• Erfahrung in der Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften
• Fähigkeit zur Erstellung und Überwachung von Wirtschafts- und Finanzplänen
• Ausgeprägte Kommunikations- und Verhandlungsfähigkeiten

Mögliche Fragen für ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch

Operative und situative Fragen

• Wie würden Sie vorgehen, wenn ein Eigentümer mit einer Abrechnung nicht einverstanden ist?
• Können Sie ein Beispiel nennen, bei dem Sie erfolgreich eine Eigentümerversammlung geleitet haben?
• Wie priorisieren Sie Ihre Aufgaben, wenn mehrere dringende Instandhaltungsmaßnahmen anstehen?
• Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie mit einem schwierigen Konflikt zwischen Eigentümern umgegangen sind.
• Wie organisieren Sie die jährlichen Wartungsarbeiten für ein Gebäude?

Rollenspezifische Fragen

• Welche Erfahrung haben Sie in der Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften?
• Wie stellen Sie sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen bei der Verwaltung eingehalten werden?
• Welche Software oder Tools verwenden Sie zur Verwaltung von Immobiliengesellschaften?
• Wie gehen Sie mit finanziellen Engpässen innerhalb einer Eigentümergemeinschaft um?
• Was war Ihre größte Herausforderung als WEG-Verwalter*in und wie haben Sie diese gemeistert?

Fragen zu Verhalten und Persönlichkeit

• Wie würden Ihre Kolleg*innen Ihre Arbeitsweise beschreiben?
• Was motiviert Sie, in der Immobilienverwaltung zu arbeiten?
• Wie gehen Sie mit Stresssituationen um?
• Welcher Aspekt Ihrer Persönlichkeit hilft Ihnen am meisten in Ihrer Rolle als WEG-Verwalter*in?
• Nennen Sie eine Eigenschaft, die Sie an sich selbst verbessern möchten.

Wer sollte an einem Interview mit einem/einer WEG-Verwalter*in teilnehmen?

Idealerweise habe Sie einen mehrstufigen Interview-Prozess. In einem ersten kurzen Interview können die Kommunikationsfähigkeit sowie die generelle Eignung des Kandidaten geprüft werden. Hierzu reicht in der Regel die Teilnahme eines Recruiters. In weiteren Prozess-Schritten sollten neben dem Recruiter auch Vorgesetzte und Kollegen aus dem Fachbereich dabei sein, um die fachlichen Fähigkeiten des Kandidaten zu bewerten.

Die Organisation von Interview-Terminen kann mitunter sehr aufwändig sein und sich über einen längeren Zeitraum hinweg ziehen, was zu einer signifikanten Verlängerung der Time to Hire führen kann.

Mit OnApply automatisieren Sie die Terminfindung. Legen Sie Ihre eigene Verfügbarkeit, sowie die Verfügbarkeiten Ihrer Kollegen fest und machen den gesamten Planungsprozess um 50% schneller. So optimieren Sie den Bewerbungsprozess und konzentrieren sich auf das Wesentliche – die besten Talente.

Wie bewerte ich eine/n Bewerber/in direkt nach dem Interview?

Eine strukturierte Bewertung nach dem Interview ist entscheidend, um objektive und vergleichbare Entscheidungen zu treffen. Mit einer Scorecard lassen sich die wichtigsten Kriterien wie Fachkompetenz, kulturelle Passung und Soft Skills gezielt bewerten. Dabei wird jedem Kriterium eine Gewichtung und eine Punktzahl zugewiesen, um am Ende ein klares Gesamtbild zu erhalten. Mit OnApply können Sie solche Scorecards direkt im Tool abbilden, Bewertungen erfassen und so den Auswahlprozess effizient und transparent gestalten.