Was macht ein*e Universitätsangestellte/-r und worauf müssen Sie achten?

Universitätsangestellte sind zentrale Akteure in der Verwaltung und Organisation von Hochschulen. Sie unterstützen die Lehre und Forschung durch eine Vielzahl administrativer Aufgaben. Ihre Tätigkeiten umfassen die Koordination von Kursen, die Unterstützung von Fakultätsmitgliedern und die Verwaltung von studentischen Angelegenheiten.

In dieser Rolle arbeiten Universitätsangestellte eng mit Professoren und anderen akademischen Mitarbeitern zusammen, um sicherzustellen, dass alle administrativen Prozesse reibungslos ablaufen. Sie sind oft das Bindeglied zwischen Studierenden und der Verwaltung und tragen dazu bei, dass der Hochschulbetrieb effizient und effektiv funktioniert.

Universitätsangestellte müssen über ausgezeichnete kommunikative Fähigkeiten verfügen, um erfolgreich mit einer Vielzahl von Personen innerhalb und außerhalb der Universität zu interagieren. Sie sollten in der Lage sein, komplexe Informationen klar und präzise zu vermitteln und gleichzeitig ein hohes Maß an Diskretion zu wahren.

Darüber hinaus müssen sie in der Lage sein, ihre Aufgaben in einem dynamischen Umfeld zu priorisieren und zu organisieren. Die Fähigkeit, selbstständig sowie im Team zu arbeiten, ist entscheidend, um in dieser Rolle erfolgreich zu sein. Ein hohes Maß an Flexibilität und Anpassungsfähigkeit ist ebenfalls erforderlich, um den sich ständig ändernden Anforderungen einer Universität gerecht zu werden.

Anforderungen an eine*n Universitätsangestellte/-r

• Abgeschlossenes Hochschulstudium oder vergleichbare Qualifikation im administrativen Bereich.
• Erfahrung in der universitären Verwaltung und Organisation.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch.
• Erfahrung im Umgang mit Verwaltungssoftware und Datenbanken.
• Fähigkeit, in einem dynamischen und anspruchsvollen Umfeld zu arbeiten.

Mögliche Fragen für ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch

Operative und situative Fragen

• Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie mehrere dringende Aufgaben gleichzeitig bearbeiten mussten. Wie haben Sie Prioritäten gesetzt?
• Wie gehen Sie vor, wenn Sie feststellen, dass ein von Ihnen betreuter Prozess nicht wie vorgesehen funktioniert?
• Schildern Sie eine Herausforderung, die Sie in Ihrer bisherigen beruflichen Laufbahn überwunden haben. Welche Schritte haben Sie unternommen?
• Können Sie ein Beispiel geben, als Sie erfolgreich mit einem schwierigen Kollegen oder einer schwierigen Kollegin zusammengearbeitet haben?
• Wie stellen Sie sicher, dass Sie bei der Bearbeitung Ihrer Aufgaben effizient und effektiv arbeiten?

Rollenspezifische Fragen

• Welche Erfahrungen haben Sie im Umgang mit universitären Verwaltungssystemen?
• Wie gehen Sie damit um, wenn sich die Anforderungen eines Projekts während seiner Laufzeit ändern?
• Welche Strategien verwenden Sie, um Studierende bei administrativen Fragen effektiv zu unterstützen?
• Haben Sie Erfahrung in der Organisation von universitären Veranstaltungen? Wie haben Sie diese angegangen?
• Wie stellen Sie sicher, dass vertrauliche Informationen sicher und diskret behandelt werden?

Fragen zu Verhalten und Persönlichkeit

• Wie würden Ihre Kollegen Ihre Arbeitsweise beschreiben?
• Welche Eigenschaften bringen Sie mit, die Sie für diese Rolle besonders qualifizieren?
• Wie gehen Sie mit Stress und hohen Arbeitsbelastungen um?
• Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie eine innovative Lösung für ein Problem gefunden haben.
• Was motiviert Sie, in einem universitären Umfeld zu arbeiten?

Wer sollte an einem Interview mit einem/einer Universitätsangestellte/-r teilnehmen?

Idealerweise habe Sie einen mehrstufigen Interview-Prozess. In einem ersten kurzen Interview können die Kommunikationsfähigkeit sowie die generelle Eignung des Kandidaten geprüft werden. Hierzu reicht in der Regel die Teilnahme eines Recruiters. In weiteren Prozess-Schritten sollten neben dem Recruiter auch Vorgesetzte und Kollegen aus dem Fachbereich dabei sein, um die fachlichen Fähigkeiten des Kandidaten zu bewerten.

Die Organisation von Interview-Terminen kann mitunter sehr aufwändig sein und sich über einen längeren Zeitraum hinweg ziehen, was zu einer signifikanten Verlängerung der Time to Hire führen kann.

Mit OnApply automatisieren Sie die Terminfindung. Legen Sie Ihre eigene Verfügbarkeit, sowie die Verfügbarkeiten Ihrer Kollegen fest und machen den gesamten Planungsprozess um 50% schneller. So optimieren Sie den Bewerbungsprozess und konzentrieren sich auf das Wesentliche – die besten Talente.

Wie bewerte ich eine/n Bewerber/in direkt nach dem Interview?

Eine strukturierte Bewertung nach dem Interview ist entscheidend, um objektive und vergleichbare Entscheidungen zu treffen. Mit einer Scorecard lassen sich die wichtigsten Kriterien wie Fachkompetenz, kulturelle Passung und Soft Skills gezielt bewerten. Dabei wird jedem Kriterium eine Gewichtung und eine Punktzahl zugewiesen, um am Ende ein klares Gesamtbild zu erhalten. Mit OnApply können Sie solche Scorecards direkt im Tool abbilden, Bewertungen erfassen und so den Auswahlprozess effizient und transparent gestalten.