Erstellen Sie eine ansprechende Zusammenfassung für den Artikel: Erhalten Sie eine Vorlage für die Absage, wenn die Stelle schon besetzt ist. Erfahren Sie, wie Sie sich bei Bewerbern bedanken und sie in Ihren Talentpool aufnehmen können. Erhalten Sie eine deutsche und englische Vorlage.Erhalten Sie eine Vorlage, um Bewerbern mitzuteilen, dass die Stelle schon besetzt ist. Bedanken Sie sich bei Bewerbern und laden Sie sie in Ihren Talentpool ein. Erhalten Sie eine deutsche und englische Vorlage, um Ihnen den Umgang mit Absagen zu erleichtern.
Bewerbermails in Minuten statt Stunden
Ihr E-Mail-GPT schreibt professionell, wertschätzend und überzeugend - von der Einladung bis hin zur Absage.
Danke! Prüfen Sie Ihre Emails.
Manche Bewerbungen kommen nicht zum passenden Zeitpunkt oder der Bewerber ist einfach zu spät. Lassen Sie diese Kandidaten nicht im Ungewissen. Sagen Sie klar, wenn die Stelle schon vergeben ist. Vielleicht ist der Kandidat ja für die nächste offene Stelle der Richtige.
Vorlage für die Absage, weil die Stelle schon besetzt ist
Variante 1: Wertschätzend & beziehungsorientiert
Hallo {!Anrede} {!Nachname},
vielen Dank für Ihre Bewerbung als {!Stellentitel} bei {!Firmenname}.
Wir haben uns sehr über Ihr Interesse und Ihre Unterlagen gefreut. Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass die Position bereits besetzt wurde.
Gerne möchten wir jedoch mit Ihnen in Kontakt bleiben, da wir Ihr Profil weiterhin interessant finden. Wir würden uns freuen, wenn Sie sich auch auf zukünftige Positionen bei uns bewerben.
Mit besten Grüßen
{!Signatur}
Variante 2: Kurz & klar (hohes Volumen)
Hallo {!Anrede} {!Nachname},
vielen Dank für Ihre Bewerbung.
Die Stelle {!Stellentitel} wurde inzwischen besetzt, sodass wir Ihre Bewerbung leider nicht mehr berücksichtigen können.
Wir wünschen Ihnen für Ihren weiteren Weg alles Gute.
Mit freundlichen Grüßen
{!Signatur}
Variante 3: Talentpool-orientiert (strategisch wertvoll)
Hallo {!Anrede} {!Nachname},
vielen Dank für Ihre Bewerbung als {!Stellentitel}.
Die Position wurde zwischenzeitlich bereits besetzt. Dennoch finden wir Ihr Profil spannend und würden Sie gerne für zukünftige Möglichkeiten berücksichtigen.
Mit Ihrer Einwilligung nehmen wir Sie gerne in unseren Talentpool auf, sodass wir Sie bei passenden Positionen direkt kontaktieren können:
{!LinkEinladungTalentpool}
Wir würden uns freuen, mit Ihnen in Kontakt zu bleiben.
Mit freundlichen Grüßen
{!Signatur}
Tipps für HR & Führungskräfte
1. Ehrliche Begründung wirkt positiv
Die Aussage „Stelle bereits besetzt“ wird von Kandidaten deutlich besser akzeptiert als unklare oder ausweichende Absagen.
2. Timing entscheidet über die Wahrnehmung
Diese Absage sollte so schnell wie möglich erfolgen – idealerweise direkt, sobald die Stelle vergeben ist.
3. Talentpool gezielt nutzen
Gerade in diesem Fall ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass der Kandidat grundsätzlich geeignet war, aber zu spät kam.
Das macht ihn zu einem idealen Kandidaten für den Talentpool.
4. Reaktivierung aktiv ermöglichen
Formulierungen wie „bewerben Sie sich gerne erneut“ oder „bleiben wir in Kontakt“ erhöhen die Chance, dass Kandidaten sich später erneut bewerben.
5. Tonalität bewusst wählen
Diese Art der Absage kann rein sachlich formuliert werden, bietet aber die Möglichkeit, bewusst Beziehung aufzubauen.
Eine leicht wertschätzende Tonalität ist in der Regel die bessere Wahl.
6. Häufiger Fehler: zu abruptes Ende
Viele Absagen enden direkt nach der negativen Nachricht.
Besser ist es, eine Perspektive zu geben – zum Beispiel durch den Hinweis auf den Talentpool oder weitere Stellenangebote.
Hier finden Sie weitere E-Mail-Vorlagen.
