Was macht ein*e Notarfachangestellte*r und worauf müssen Sie achten?

Als Notarfachangestellte*r sind Sie die rechte Hand des Notars und übernehmen eine Vielzahl an administrativen und organisatorischen Aufgaben. Sie sind verantwortlich für die Vorbereitung und Nachbereitung von Beurkundungen und Beglaubigungen und stehen dabei in ständigem Kontakt mit Mandanten, Gerichten und Behörden.

In dieser Rolle benötigen Sie ein hohes Maß an Genauigkeit und Sorgfalt, da Sie für die Erstellung und Prüfung von Urkunden und Verträgen zuständig sind. Zudem ist Diskretion ein wichtiger Bestandteil Ihrer Arbeit, da Sie mit sensiblen persönlichen und geschäftlichen Informationen umgehen.

Die tägliche Arbeit erfordert auch eine gute Kommunikationsfähigkeit, sowohl schriftlich als auch mündlich, da Sie regelmäßig mit Mandanten interagieren und komplexe juristische Sachverhalte verständlich erklären müssen.

Ein guter Überblick über aktuelle Gesetzesänderungen und deren Auswirkungen auf Ihre Arbeit ist ebenfalls erforderlich, um stets rechtssicher arbeiten zu können. Ihre Fähigkeit, in stressigen Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren und priorisieren zu können, ist für den Erfolg in dieser Position entscheidend.

Anforderungen an eine*n Notarfachangestellte*r

• Abgeschlossene Ausbildung zur/zum Notarfachangestellten oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung in der Arbeit mit juristischen Dokumenten und Verträgen
• Vertrautheit mit den gängigen IT-Tools und Software im Notariatsbereich
• Exzellente schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
• Hohe Zuverlässigkeit und Sorgfalt im Umgang mit sensiblen Informationen

Mögliche Fragen für ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch

Operative und situative Fragen

• Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie unter Zeitdruck mehrere Dokumente gleichzeitig bearbeiten mussten. Wie sind Sie vorgegangen?
• Wie gehen Sie vor, wenn Sie bei der Prüfung eines Vertrags einen möglichen Fehler entdecken?
• Erzählen Sie von einem Fall, in dem Sie einem Mandanten geholfen haben, einen komplexen Sachverhalt zu verstehen.
• Was war die herausforderndste administrative Aufgabe, die Sie bisher bewältigt haben, und wie haben Sie sie gelöst?
• Wie stellen Sie sicher, dass alle Ihre Aufgaben genau und fristgerecht erledigt werden?

Rollenspezifische Fragen

• Welche Erfahrungen haben Sie bereits in einem Notarbüro gesammelt?
• Wie bleiben Sie über aktuelle rechtliche Entwicklungen informiert, die Ihre Arbeit betreffen könnten?
• Welche Software- oder IT-Kompetenzen bringen Sie für die Arbeit als Notarfachangestellte*r mit?
• Erklären Sie, wie Sie typischerweise einen Notartermin vorbereiten.
• Wie gehen Sie mit vertraulichen Informationen um, die Ihnen in Ihrer Arbeit anvertraut werden?

Fragen zu Verhalten und Persönlichkeit

• Wie würden Sie Ihre Arbeitsweise in einem Satz beschreiben?
• Welche Eigenschaften machen Sie zu einer idealen Notarfachangestellte*en?
• Wie gehen Sie mit stressigen Situationen um?
• Was motiviert Sie, in einem juristischen Umfeld zu arbeiten?
• Wie wichtig ist Ihnen Teamarbeit und wie tragen Sie dazu bei?

Wer sollte an einem Interview mit einem/einer Notarfachangestellte*r teilnehmen?

Idealerweise habe Sie einen mehrstufigen Interview-Prozess. In einem ersten kurzen Interview können die Kommunikationsfähigkeit sowie die generelle Eignung des Kandidaten geprüft werden. Hierzu reicht in der Regel die Teilnahme eines Recruiters. In weiteren Prozess-Schritten sollten neben dem Recruiter auch Vorgesetzte und Kollegen aus dem Fachbereich dabei sein, um die fachlichen Fähigkeiten des Kandidaten zu bewerten.

Die Organisation von Interview-Terminen kann mitunter sehr aufwändig sein und sich über einen längeren Zeitraum hinweg ziehen, was zu einer signifikanten Verlängerung der Time to Hire führen kann.

Mit OnApply automatisieren Sie die Terminfindung. Legen Sie Ihre eigene Verfügbarkeit, sowie die Verfügbarkeiten Ihrer Kollegen fest und machen den gesamten Planungsprozess um 50% schneller. So optimieren Sie den Bewerbungsprozess und konzentrieren sich auf das Wesentliche – die besten Talente.

Wie bewerte ich eine/n Bewerber/in direkt nach dem Interview?

Eine strukturierte Bewertung nach dem Interview ist entscheidend, um objektive und vergleichbare Entscheidungen zu treffen. Mit einer Scorecard lassen sich die wichtigsten Kriterien wie Fachkompetenz, kulturelle Passung und Soft Skills gezielt bewerten. Dabei wird jedem Kriterium eine Gewichtung und eine Punktzahl zugewiesen, um am Ende ein klares Gesamtbild zu erhalten. Mit OnApply können Sie solche Scorecards direkt im Tool abbilden, Bewertungen erfassen und so den Auswahlprozess effizient und transparent gestalten.