Was macht ein*e Notarfachwirt*in und worauf müssen Sie achten?

Die Rolle eines*r Notarfachwirt*in ist essenziell für den reibungslosen Ablauf in einer Notarkanzlei. Diese Fachkraft ist verantwortlich für die Organisation und Verwaltung notarieller Geschäfte und unterstützt den Notar bei komplexen rechtlichen Verfahren. Notarfachwirt*innen sind häufig die erste Anlaufstelle für Mandanten, kümmern sich um die Vor- und Nachbereitung von Beurkundungen und stehen im ständigen Austausch mit Gerichten und Behörden.

Ein*e Notarfachwirt*in muss über fundierte Kenntnisse im Notarrecht verfügen und in der Lage sein, rechtliche Dokumente präzise zu erstellen und zu überprüfen. Diese Position erfordert eine hohe Detailgenauigkeit und die Fähigkeit, komplexe Sachverhalte verständlich zu kommunizieren. Die Tätigkeit erfordert zudem eine hohe Diskretion und Zuverlässigkeit, da mit sensiblen und vertraulichen Informationen gearbeitet wird.

Zusätzlich zu den fachlichen Anforderungen ist eine hohe Serviceorientierung wichtig, da Notarfachwirt*innen häufig in direktem Kontakt mit Mandanten stehen und deren Anliegen effizient und freundlich bearbeiten müssen. Organisatorische Fähigkeiten sind ebenfalls unerlässlich, um Termine zu koordinieren und Fristen einzuhalten.

Die Rolle erfordert eine kontinuierliche Weiterbildung, um stets auf dem neuesten Stand der rechtlichen Bestimmungen zu bleiben. Daher sollten Notarfachwirt*innen ein starkes Interesse an juristischen Themen und die Bereitschaft zur Weiterbildung mitbringen.

Anforderungen an eine*n Notarfachwirt*in

• Fundierte Kenntnisse im Notarrecht und der Vorbereitung von notariellen Urkunden
• Erfahrung in der Organisation und Verwaltung einer Notarkanzlei
• Sicherer Umgang mit gängigen Büro- und Kanzleisoftware
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und Serviceorientierung
• Hohe Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen

Mögliche Fragen für ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch

Operative und situative Fragen

• Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie unter hohem Zeitdruck mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen mussten. Wie sind Sie damit umgegangen?
• Wie gehen Sie vor, wenn Sie feststellen, dass ein Dokument fehlerhafte Informationen enthält?
• Erzählen Sie von einem Fall, in dem Sie einem Mandanten komplexe rechtliche Informationen vermitteln mussten. Wie haben Sie das gemacht?
• Wie organisieren Sie Ihre Arbeit, um sicherzustellen, dass alle Fristen eingehalten werden?
• Beschreiben Sie eine Herausforderung, die Sie in Ihrer bisherigen Arbeit als Notarfachangestellte*r gemeistert haben.

Rollenspezifische Fragen

• Welche Erfahrungen haben Sie in der Vorbereitung und Nachbereitung von Beurkundungen?
• Wie halten Sie sich über Änderungen im Notarrecht auf dem Laufenden?
• Welche Software-Tools nutzen Sie, um Ihre Arbeit zu organisieren und Dokumente zu verwalten?
• Wie gehen Sie mit vertraulichen Informationen um, die Ihnen im Rahmen Ihrer Arbeit anvertraut werden?
• Haben Sie Erfahrung im Umgang mit internationalen Mandanten und den damit verbundenen rechtlichen Anforderungen?

Fragen zu Verhalten und Persönlichkeit

• Wie würden Ihre Kolleg*innen Ihre Arbeitsweise beschreiben?
• Was motiviert Sie in Ihrer Arbeit als Notarfachwirt*in?
• Wie gehen Sie mit Stresssituationen um?
• Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie ein Team erfolgreich bei einem Projekt unterstützt haben.
• Wie wichtig sind Ihnen Genauigkeit und Detailtreue in Ihrer Arbeit?

Wer sollte an einem Interview mit einem/einer Notarfachwirt*in teilnehmen?

Idealerweise habe Sie einen mehrstufigen Interview-Prozess. In einem ersten kurzen Interview können die Kommunikationsfähigkeit sowie die generelle Eignung des Kandidaten geprüft werden. Hierzu reicht in der Regel die Teilnahme eines Recruiters. In weiteren Prozess-Schritten sollten neben dem Recruiter auch Vorgesetzte und Kollegen aus dem Fachbereich dabei sein, um die fachlichen Fähigkeiten des Kandidaten zu bewerten.

Die Organisation von Interview-Terminen kann mitunter sehr aufwändig sein und sich über einen längeren Zeitraum hinweg ziehen, was zu einer signifikanten Verlängerung der Time to Hire führen kann.

Mit OnApply automatisieren Sie die Terminfindung. Legen Sie Ihre eigene Verfügbarkeit, sowie die Verfügbarkeiten Ihrer Kollegen fest und machen den gesamten Planungsprozess um 50% schneller. So optimieren Sie den Bewerbungsprozess und konzentrieren sich auf das Wesentliche – die besten Talente.

Wie bewerte ich eine/n Bewerber/in direkt nach dem Interview?

Eine strukturierte Bewertung nach dem Interview ist entscheidend, um objektive und vergleichbare Entscheidungen zu treffen. Mit einer Scorecard lassen sich die wichtigsten Kriterien wie Fachkompetenz, kulturelle Passung und Soft Skills gezielt bewerten. Dabei wird jedem Kriterium eine Gewichtung und eine Punktzahl zugewiesen, um am Ende ein klares Gesamtbild zu erhalten. Mit OnApply können Sie solche Scorecards direkt im Tool abbilden, Bewertungen erfassen und so den Auswahlprozess effizient und transparent gestalten.