Was macht ein*e Vertragsmanager*in und worauf müssen Sie achten?

Ein*e Vertragsmanager*in spielt eine entscheidende Rolle in Unternehmen, indem er/sie für die Verwaltung, Erstellung und Verhandlung von Verträgen verantwortlich ist. Diese Rolle erfordert ein tiefes Verständnis der rechtlichen Rahmenbedingungen sowie die Fähigkeit, komplexe Vertragsdetails zu analysieren und zu interpretieren.

Vertragsmanager*innen arbeiten eng mit verschiedenen Abteilungen zusammen, darunter Recht, Beschaffung und Finanzen, um sicherzustellen, dass alle Vertragsvereinbarungen die Unternehmensziele und -richtlinien unterstützen. Sie sind auch dafür verantwortlich, Risiken zu identifizieren und zu mindern, die mit Vertragsverpflichtungen verbunden sind.

Ein wesentlicher Aspekt der Rolle besteht darin, Vertragsprozesse zu optimieren und sicherzustellen, dass alle Fristen eingehalten werden. Dies erfordert starke organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Detailgenauigkeit. Die Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld effektiv zu kommunizieren und zu verhandeln, ist ebenfalls von großer Bedeutung.

Darüber hinaus spielt ein*e Vertragsmanager*in eine Schlüsselrolle bei der Schulung und Unterstützung von Vertragsteams und sorgt dafür, dass alle Beteiligten die Vertragsbedingungen verstehen und einhalten. Diese Verantwortung erfordert sowohl Führungsqualitäten als auch die Fähigkeit, komplexe Informationen klar und präzise zu vermitteln.

Anforderungen an eine*n Vertragsmanager*in

• Abgeschlossenes Studium in Rechtswissenschaften, Betriebswirtschaft oder einem verwandten Fachgebiet.
• Einschlägige Erfahrung in der Vertragsverwaltung oder im Vertragsrecht.
• Kenntnisse in Vertragsverhandlungen und Risikoanalyse.
• Erfahrung im Umgang mit Vertragsmanagement-Software und -Tools.
• Ausgezeichnete Kommunikations- und Verhandlungsfähigkeiten.

Mögliche Fragen für ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch

Operative und situative Fragen

• Können Sie ein Beispiel für einen besonders herausfordernden Vertrag nennen, den Sie erfolgreich verhandelt haben? Wie sind Sie dabei vorgegangen?
• Wie gehen Sie mit einer Situation um, in der ein Vertragspartner mit den vorgeschlagenen Bedingungen nicht einverstanden ist?
• Beschreiben Sie einen Fall, in dem Sie ein potenzielles Risiko in einem Vertragsentwurf identifiziert haben. Wie haben Sie es gelöst?
• Wie priorisieren Sie Ihre Aufgaben, wenn Sie mehrere Vertragsverhandlungen gleichzeitig führen müssen?
• Geben Sie ein Beispiel für eine Situation, in der Sie unter hohem Druck eine kritische Entscheidung bezüglich eines Vertrags treffen mussten.

Rollenspezifische Fragen

• Welche Erfahrungen haben Sie mit der Verwaltung von Vertragsdatenbanken und -systemen?
• Wie stellen Sie sicher, dass alle Vertragsklauseln den rechtlichen und geschäftlichen Anforderungen entsprechen?
• Welche Methoden verwenden Sie, um die Einhaltung von Vertragsbedingungen innerhalb des Unternehmens zu gewährleisten?
• Wie bleiben Sie über Änderungen in der Vertragsgesetzgebung informiert und wie wirken sich diese Änderungen auf Ihre Arbeit aus?
• Beschreiben Sie Ihre Erfahrung mit internationalen Verträgen und den Herausforderungen, die sie mit sich bringen.

Fragen zu Verhalten und Persönlichkeit

• Wie würden Ihre Kollegen Ihre Arbeitsweise in herausfordernden Situationen beschreiben?
• Was motiviert Sie, sich in der Rolle eines/einer Vertragsmanager*in zu engagieren?
• Wie gehen Sie mit Kritik um, insbesondere wenn es um Ihre Arbeit in der Vertragsverwaltung geht?
• Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie Ihre Kommunikationsfähigkeiten erfolgreich eingesetzt haben, um einen Konflikt zu lösen.
• Wie balancieren Sie Präzision und Schnelligkeit in Ihrer täglichen Arbeit?

Wer sollte an einem Interview mit einem/einer Vertragsmanager*in teilnehmen?

Idealerweise habe Sie einen mehrstufigen Interview-Prozess. In einem ersten kurzen Interview können die Kommunikationsfähigkeit sowie die generelle Eignung des Kandidaten geprüft werden. Hierzu reicht in der Regel die Teilnahme eines Recruiters. In weiteren Prozess-Schritten sollten neben dem Recruiter auch Vorgesetzte und Kollegen aus dem Fachbereich dabei sein, um die fachlichen Fähigkeiten des Kandidaten zu bewerten.

Die Organisation von Interview-Terminen kann mitunter sehr aufwändig sein und sich über einen längeren Zeitraum hinweg ziehen, was zu einer signifikanten Verlängerung der Time to Hire führen kann.

Mit OnApply automatisieren Sie die Terminfindung. Legen Sie Ihre eigene Verfügbarkeit, sowie die Verfügbarkeiten Ihrer Kollegen fest und machen den gesamten Planungsprozess um 50% schneller. So optimieren Sie den Bewerbungsprozess und konzentrieren sich auf das Wesentliche – die besten Talente.

Wie bewerte ich eine/n Bewerber/in direkt nach dem Interview?

Eine strukturierte Bewertung nach dem Interview ist entscheidend, um objektive und vergleichbare Entscheidungen zu treffen. Mit einer Scorecard lassen sich die wichtigsten Kriterien wie Fachkompetenz, kulturelle Passung und Soft Skills gezielt bewerten. Dabei wird jedem Kriterium eine Gewichtung und eine Punktzahl zugewiesen, um am Ende ein klares Gesamtbild zu erhalten. Mit OnApply können Sie solche Scorecards direkt im Tool abbilden, Bewertungen erfassen und so den Auswahlprozess effizient und transparent gestalten.