Was macht ein*e Urkundsbeamter*in und worauf müssen Sie achten?

Der*die Urkundsbeamter*in ist für die Erstellung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten verantwortlich, die von rechtlicher oder geschäftlicher Bedeutung sind. Diese Rolle erfordert ein hohes Maß an Genauigkeit und Detailgenauigkeit, da Fehler schwerwiegende rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen können.

Zu den täglichen Aufgaben gehören die Überprüfung und Bestätigung der Echtheit von Dokumenten, die Sicherstellung der Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen und die Zusammenarbeit mit anderen Fachleuten, um korrekte und vollständige Unterlagen zu gewährleisten.

Urkundsbeamte*innen arbeiten häufig mit sensiblen Informationen und müssen daher ein hohes Maß an Vertraulichkeit und Integrität bewahren. Sie sind oft das Bindeglied zwischen verschiedenen Abteilungen und tragen zur effizienten Kommunikation und zum Fluss von Informationen innerhalb der Organisation bei.

Die Rolle erfordert ausgezeichnete kommunikative Fähigkeiten, sowohl mündlich als auch schriftlich, da der*die Urkundsbeamter*in häufig mit internen und externen Partnern interagiert, um Informationen zu verifizieren und zu beschaffen.

Anforderungen an eine*n Urkundsbeamter*in

• Abschluss in Rechtswissenschaften, Verwaltungswissenschaften oder einem verwandten Fachbereich.
• Erfahrung in der Dokumentenerstellung und -verwaltung, idealerweise in einem rechtlichen Umfeld.
• Kenntnisse in der Anwendung von Dokumentenmanagement-Systemen.
• Hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Hohe Aufmerksamkeit für Details und Genauigkeit.

Mögliche Fragen für ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch

Operative und situative Fragen

• Können Sie ein Beispiel nennen, bei dem Sie ein komplexes Dokument erstellt oder überprüft haben? Wie sind Sie dabei vorgegangen?
• Wie gehen Sie vor, wenn Sie unter Zeitdruck mehrere Dokumente gleichzeitig bearbeiten müssen?
• Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie mit einem fehlerhaften Dokument konfrontiert wurden. Wie haben Sie das Problem gelöst?
• Wie stellen Sie sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen bei der Erstellung von Dokumenten erfüllt werden?
• Erzählen Sie von einem Mal, als Sie erfolgreich mit einem schwierigen Stakeholder zusammengearbeitet haben, um ein Dokument zu vervollständigen.

Rollenspezifische Fragen

• Welche Erfahrungen haben Sie in der Verwaltung und Archivierung von rechtlichen Dokumenten?
• Wie bleiben Sie über gesetzliche Änderungen informiert, die Ihre Arbeit als Urkundsbeamter*in beeinflussen könnten?
• Welche Software oder Tools verwenden Sie zur Dokumentenverwaltung und warum?
• Beschreiben Sie Ihre Strategie zur Sicherstellung der Vertraulichkeit sensibler Informationen.
• Welche Maßnahmen ergreifen Sie, um die Integrität und Genauigkeit von Dokumenten zu gewährleisten?

Fragen zu Verhalten und Persönlichkeit

• Wie würden Ihre Kollegen Ihre Arbeitsweise beschreiben?
• Was motiviert Sie in Ihrer täglichen Arbeit als Urkundsbeamter*in?
• Wie gehen Sie mit Stress oder Druck in Ihrer Arbeit um?
• Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie Ihre Anpassungsfähigkeit unter Beweis gestellt haben.
• Was tun Sie, um kontinuierlich an Ihren Fähigkeiten und Kenntnissen zu arbeiten?

Wer sollte an einem Interview mit einem/einer Urkundsbeamter*in teilnehmen?

Idealerweise habe Sie einen mehrstufigen Interview-Prozess. In einem ersten kurzen Interview können die Kommunikationsfähigkeit sowie die generelle Eignung des Kandidaten geprüft werden. Hierzu reicht in der Regel die Teilnahme eines Recruiters. In weiteren Prozess-Schritten sollten neben dem Recruiter auch Vorgesetzte und Kollegen aus dem Fachbereich dabei sein, um die fachlichen Fähigkeiten des Kandidaten zu bewerten.

Die Organisation von Interview-Terminen kann mitunter sehr aufwändig sein und sich über einen längeren Zeitraum hinweg ziehen, was zu einer signifikanten Verlängerung der Time to Hire führen kann.

Mit OnApply automatisieren Sie die Terminfindung. Legen Sie Ihre eigene Verfügbarkeit, sowie die Verfügbarkeiten Ihrer Kollegen fest und machen den gesamten Planungsprozess um 50% schneller. So optimieren Sie den Bewerbungsprozess und konzentrieren sich auf das Wesentliche – die besten Talente.

Wie bewerte ich eine/n Bewerber/in direkt nach dem Interview?

Eine strukturierte Bewertung nach dem Interview ist entscheidend, um objektive und vergleichbare Entscheidungen zu treffen. Mit einer Scorecard lassen sich die wichtigsten Kriterien wie Fachkompetenz, kulturelle Passung und Soft Skills gezielt bewerten. Dabei wird jedem Kriterium eine Gewichtung und eine Punktzahl zugewiesen, um am Ende ein klares Gesamtbild zu erhalten. Mit OnApply können Sie solche Scorecards direkt im Tool abbilden, Bewertungen erfassen und so den Auswahlprozess effizient und transparent gestalten.