Was macht ein*e Teamassistent*in und worauf müssen Sie achten?

Die Rolle der Teamassistent*in ist für die effiziente Organisation und Verwaltung von Büroabläufen verantwortlich. In dieser Position arbeitet man eng mit anderen Teammitgliedern zusammen, um sicherzustellen, dass alle administrativen Aufgaben reibungslos ablaufen. Dies kann die Terminplanung, das Management von E-Mails und Telefonanrufen sowie die Vorbereitung von Meetings umfassen.

Teamassistent*innen fungieren oft als erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen und sind somit ein wichtiger Kommunikationsknotenpunkt innerhalb des Unternehmens. Sie pflegen den Kontakt zu Kunden, Lieferanten und Partnern und sorgen dafür, dass alle Anfragen zeitnah und professionell bearbeitet werden.

Darüber hinaus unterstützen sie bei der Erstellung von Berichten, Präsentationen und anderen wichtigen Dokumenten, die für den Geschäftsbetrieb notwendig sind. Diese Rolle erfordert ein hohes Maß an Genauigkeit und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen.

Insgesamt tragen Teamassistent*innen wesentlich dazu bei, dass der Arbeitsalltag im Büro effizient und effektiv gestaltet wird, und unterstützen das Team, um die Unternehmensziele zu erreichen.

Anforderungen an eine*n Teamassistent*in

• Erfahrung in der Büroorganisation und Verwaltung.
• Sicherer Umgang mit MS Office und anderen relevanten Softwareprogrammen.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift.
• Fähigkeit, in einem dynamischen Teamumfeld zu arbeiten.
• Hohe organisatorische Fähigkeiten und Aufmerksamkeit fürs Detail.

Mögliche Fragen für ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch

Operative und situative Fragen

• Wie organisieren Sie Ihren Arbeitstag, um sicherzustellen, dass alle Aufgaben rechtzeitig erledigt werden?
• Können Sie ein Beispiel geben, wie Sie mit einer unerwarteten Störung in Ihrem Zeitplan umgegangen sind?
• Wie priorisieren Sie Aufgaben, wenn Sie mehrere dringende Anfragen gleichzeitig erhalten?
• Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie eine schwierige Kundenanfrage erfolgreich bearbeitet haben.
• Wie gehen Sie mit vertraulichen Informationen um?

Rollenspezifische Fragen

• Welche Tools oder Software verwenden Sie, um Ihre Aufgaben effizient zu organisieren?
• Wie unterstützen Sie ein Team bei der Vorbereitung wichtiger Meetings und Präsentationen?
• Welche Erfahrungen haben Sie in der Verwaltung von Terminkalendern und der Koordination von Besprechungen?
• Wie stellen Sie sicher, dass alle administrativen Prozesse im Büro reibungslos ablaufen?
• Haben Sie Erfahrung in der Erstellung von Berichten oder der Pflege von Datenbanken? Bitte erläutern Sie.

Fragen zu Verhalten und Persönlichkeit

• Wie würden Sie sich selbst in drei Worten beschreiben?
• Was motiviert Sie, in einem Team zu arbeiten?
• Wie gehen Sie mit Stress um und welche Techniken verwenden Sie, um in stressigen Situationen ruhig zu bleiben?
• Welche Werte sind Ihnen in Ihrer beruflichen Tätigkeit besonders wichtig?
• Beschreiben Sie eine Herausforderung, die Sie gemeistert haben, und was Sie daraus gelernt haben.

Wer sollte an einem Interview mit einem/einer Teamassistent*in teilnehmen?

Idealerweise habe Sie einen mehrstufigen Interview-Prozess. In einem ersten kurzen Interview können die Kommunikationsfähigkeit sowie die generelle Eignung des Kandidaten geprüft werden. Hierzu reicht in der Regel die Teilnahme eines Recruiters. In weiteren Prozess-Schritten sollten neben dem Recruiter auch Vorgesetzte und Kollegen aus dem Fachbereich dabei sein, um die fachlichen Fähigkeiten des Kandidaten zu bewerten.

Die Organisation von Interview-Terminen kann mitunter sehr aufwändig sein und sich über einen längeren Zeitraum hinweg ziehen, was zu einer signifikanten Verlängerung der Time to Hire führen kann.

Mit OnApply automatisieren Sie die Terminfindung. Legen Sie Ihre eigene Verfügbarkeit, sowie die Verfügbarkeiten Ihrer Kollegen fest und machen den gesamten Planungsprozess um 50% schneller. So optimieren Sie den Bewerbungsprozess und konzentrieren sich auf das Wesentliche – die besten Talente.

Wie bewerte ich eine/n Bewerber/in direkt nach dem Interview?

Eine strukturierte Bewertung nach dem Interview ist entscheidend, um objektive und vergleichbare Entscheidungen zu treffen. Mit einer Scorecard lassen sich die wichtigsten Kriterien wie Fachkompetenz, kulturelle Passung und Soft Skills gezielt bewerten. Dabei wird jedem Kriterium eine Gewichtung und eine Punktzahl zugewiesen, um am Ende ein klares Gesamtbild zu erhalten. Mit OnApply können Sie solche Scorecards direkt im Tool abbilden, Bewertungen erfassen und so den Auswahlprozess effizient und transparent gestalten.