Was macht ein*e Persönliche*r Assistent*in und worauf müssen Sie achten?

Die Rolle der persönlichen Assistenz ist entscheidend für das effiziente Management von Aufgaben und die Unterstützung der Führungsebene innerhalb eines Unternehmens. Eine persönliche Assistenz ist verantwortlich für die Organisation von Meetings, das Management von Terminkalendern und die Koordination von Reisen. Diese Aufgaben erfordern ein hohes Maß an Organisationstalent und die Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld effizient zu arbeiten.

Zusätzlich zu diesen organisatorischen Fähigkeiten muss die persönliche Assistenz in der Lage sein, komplexe Informationen zu verarbeiten und weiterzugeben. Dies schließt die Vorbereitung von Berichten, die Verwaltung von Dokumenten und die Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern ein. Die Assistenz fungiert oft als erste Anlaufstelle und muss sicherstellen, dass alle Informationen genau und zeitgerecht übermittelt werden.

Ein weiterer wichtiger Aspekt der Rolle ist die Fähigkeit, in stressigen Situationen Ruhe zu bewahren und Prioritäten effektiv zu managen. Da die persönliche Assistenz oft ein umfassendes Verständnis der Unternehmensziele und -strategien benötigt, spielt sie eine wesentliche Rolle bei der Unterstützung der Führungsebene, um Geschäftsziele zu erreichen. Diskretion und Vertraulichkeit sind in dieser Position unerlässlich, da oft mit sensiblen Informationen gearbeitet wird.

Die persönliche Assistenz muss zudem über ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten verfügen, um Beziehungen innerhalb und außerhalb der Organisation aufzubauen und zu pflegen. Sie sollte proaktiv sein, um potenzielle Probleme zu identifizieren und Lösungen zu finden, bevor diese eskalieren. Diese Rolle erfordert eine Mischung aus harter Arbeit, Engagement und einem tiefen Verständnis für die Bedürfnisse und Erwartungen der Führungsebene.

Anforderungen an eine*n Persönliche*r Assistent*in

• Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften und der Verwaltung von Kalendern.
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Detailgenauigkeit.
• Fähigkeit, mehrere Projekte gleichzeitig zu managen und unter Druck zu arbeiten.
• Starke Kommunikationsfähigkeiten, sowohl mündlich als auch schriftlich.
• Vertraulichkeit und Diskretion bei der Handhabung sensibler Informationen.

Mögliche Fragen für ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch

Operative und situative Fragen

• Wie gehen Sie mit einem überfüllten Terminkalender um und welche Tools verwenden Sie zur Organisation?
• Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie eine wichtige Präsentation vorbereitet haben. Wie sind Sie dabei vorgegangen?
• Wie priorisieren Sie Aufgaben, wenn alle als dringend erscheinen?
• Erzählen Sie von einem Mal, als Sie ein Problem proaktiv gelöst haben, bevor es eskalierte.
• Wie stellen Sie sicher, dass sensible Informationen vertraulich behandelt werden?

Rollenspezifische Fragen

• Welche Erfahrungen haben Sie in der Unterstützung von Führungskräften und wie haben Sie diese Position gestärkt?
• Wie gehen Sie mit der Herausforderung um, die Erwartungen mehrerer Führungskräfte gleichzeitig zu managen?
• Welche Strategien verwenden Sie, um in stressigen Situationen effektiv zu bleiben?
• Wie haben Sie in der Vergangenheit Beziehungen zu internen und externen Stakeholdern aufgebaut?
• Welche spezifischen Fähigkeiten bringen Sie mit, die Sie für diese Position besonders geeignet machen?

Fragen zu Verhalten und Persönlichkeit

• Wie würden Ihre Kollegen Ihre Arbeitsweise beschreiben?
• Beschreiben Sie eine Herausforderung, die Sie gemeistert haben, und was Sie daraus gelernt haben.
• Wie gehen Sie mit Kritik um?
• Was motiviert Sie in Ihrer täglichen Arbeit?
• Wie balancieren Sie berufliche und persönliche Verpflichtungen?

Wer sollte an einem Interview mit einem/einer Persönliche*r Assistent*in teilnehmen?

Idealerweise habe Sie einen mehrstufigen Interview-Prozess. In einem ersten kurzen Interview können die Kommunikationsfähigkeit sowie die generelle Eignung des Kandidaten geprüft werden. Hierzu reicht in der Regel die Teilnahme eines Recruiters. In weiteren Prozess-Schritten sollten neben dem Recruiter auch Vorgesetzte und Kollegen aus dem Fachbereich dabei sein, um die fachlichen Fähigkeiten des Kandidaten zu bewerten.

Die Organisation von Interview-Terminen kann mitunter sehr aufwändig sein und sich über einen längeren Zeitraum hinweg ziehen, was zu einer signifikanten Verlängerung der Time to Hire führen kann.

Mit OnApply automatisieren Sie die Terminfindung. Legen Sie Ihre eigene Verfügbarkeit, sowie die Verfügbarkeiten Ihrer Kollegen fest und machen den gesamten Planungsprozess um 50% schneller. So optimieren Sie den Bewerbungsprozess und konzentrieren sich auf das Wesentliche – die besten Talente.

Wie bewerte ich eine/n Bewerber/in direkt nach dem Interview?

Eine strukturierte Bewertung nach dem Interview ist entscheidend, um objektive und vergleichbare Entscheidungen zu treffen. Mit einer Scorecard lassen sich die wichtigsten Kriterien wie Fachkompetenz, kulturelle Passung und Soft Skills gezielt bewerten. Dabei wird jedem Kriterium eine Gewichtung und eine Punktzahl zugewiesen, um am Ende ein klares Gesamtbild zu erhalten. Mit OnApply können Sie solche Scorecards direkt im Tool abbilden, Bewertungen erfassen und so den Auswahlprozess effizient und transparent gestalten.