Was macht ein*e Kaufmännische/-r Assistent/-in und worauf müssen Sie achten?

Die Position als Kaufmännische/-r Assistent/-in ist eine zentrale Rolle in vielen Unternehmen, die administrative und organisatorische Unterstützung bereitstellt. In dieser Rolle arbeiten Sie eng mit verschiedenen Abteilungen zusammen, um den reibungslosen Ablauf der täglichen Geschäftsaktivitäten zu gewährleisten. Zu den Hauptaufgaben gehören die Verwaltung von Dokumenten, die Koordination von Terminen und die Unterstützung bei der Vorbereitung von Berichten.

Ein/e Kaufmännische/-r Assistent/-in ist oft der erste Ansprechpartner für interne und externe Anfragen und spielt daher eine wichtige Rolle im Kommunikationsfluss des Unternehmens. Diese Position erfordert ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie die Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld effektiv zu arbeiten.

Darüber hinaus ist ein hohes Maß an Diskretion und Professionalität erforderlich, da Sie mit sensiblen Informationen umgehen und oft in Projekte eingebunden sind, die strategische Entscheidungen betreffen. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit sind ebenfalls wichtig, um auf die sich ändernden Bedürfnisse des Unternehmens reagieren zu können.

Eine erfolgreiche/r Kaufmännische/-r Assistent/-in zeigt Eigeninitiative und kann sowohl selbstständig als auch im Team arbeiten. Die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und Deadlines einzuhalten, ist entscheidend, um den Anforderungen dieser vielseitigen Rolle gerecht zu werden.

Anforderungen an eine*n Kaufmännische/-r Assistent/-in

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung im Umgang mit Microsoft Office und anderen relevanten Software-Tools
• Hervorragende organisatorische und administrative Fähigkeiten
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich
• Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld präzise und effizient zu arbeiten

Mögliche Fragen für ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch

Operative und situative Fragen

• Wie gehen Sie mit mehreren gleichzeitig anstehenden Aufgaben um und wie setzen Sie Prioritäten?
• Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie eine dringende Anfrage bearbeiten mussten. Wie haben Sie diese gemeistert?
• Wie würden Sie vorgehen, wenn Sie einen Fehler in den von Ihnen bearbeiteten Dokumenten entdecken?
• Welche Schritte unternehmen Sie, um sicherzustellen, dass alle administrativen Aufgaben termingerecht abgeschlossen sind?
• Wie koordinieren Sie Ihre Arbeit mit anderen Abteilungen, um sicherzustellen, dass Projekte effizient ablaufen?

Rollenspezifische Fragen

• Welche Erfahrungen haben Sie in der Verwaltung und Organisation von Unternehmensdokumenten?
• Wie gehen Sie mit vertraulichen Informationen um?
• Erzählen Sie von einer Zeit, in der Sie ein wichtiges Meeting organisiert haben. Wie haben Sie es geplant und durchgeführt?
• Welche Software-Tools nutzen Sie zur Erleichterung Ihrer administrativen Aufgaben und warum?
• Wie stellen Sie sicher, dass Sie über die neuesten Entwicklungen in Ihrer Rolle informiert bleiben?

Fragen zu Verhalten und Persönlichkeit

• Wie würden Sie Ihren Arbeitsstil beschreiben?
• Was motiviert Sie, in Ihrem Job hervorragende Leistungen zu erbringen?
• Wie reagieren Sie auf stressige Situationen am Arbeitsplatz?
• Wie gehen Sie mit Feedback um, und wie integrieren Sie es in Ihre Arbeit?
• Wie tragen Sie zu einer positiven Arbeitsumgebung bei?

Wer sollte an einem Interview mit einem/einer Kaufmännische/-r Assistent/-in teilnehmen?

Idealerweise habe Sie einen mehrstufigen Interview-Prozess. In einem ersten kurzen Interview können die Kommunikationsfähigkeit sowie die generelle Eignung des Kandidaten geprüft werden. Hierzu reicht in der Regel die Teilnahme eines Recruiters. In weiteren Prozess-Schritten sollten neben dem Recruiter auch Vorgesetzte und Kollegen aus dem Fachbereich dabei sein, um die fachlichen Fähigkeiten des Kandidaten zu bewerten.

Die Organisation von Interview-Terminen kann mitunter sehr aufwändig sein und sich über einen längeren Zeitraum hinweg ziehen, was zu einer signifikanten Verlängerung der Time to Hire führen kann.

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Wie bewerte ich eine/n Bewerber/in direkt nach dem Interview?

Eine strukturierte Bewertung nach dem Interview ist entscheidend, um objektive und vergleichbare Entscheidungen zu treffen. Mit einer Scorecard lassen sich die wichtigsten Kriterien wie Fachkompetenz, kulturelle Passung und Soft Skills gezielt bewerten. Dabei wird jedem Kriterium eine Gewichtung und eine Punktzahl zugewiesen, um am Ende ein klares Gesamtbild zu erhalten. Mit OnApply können Sie solche Scorecards direkt im Tool abbilden, Bewertungen erfassen und so den Auswahlprozess effizient und transparent gestalten.