Was macht ein*e Personal Assistant*in und worauf müssen Sie achten?

Die Rolle des*der Personal Assistant*in ist entscheidend für die effiziente Organisation und den reibungslosen Ablauf des Arbeitsalltags von Führungskräften oder Teams. Diese Position erfordert eine hohe Flexibilität und die Fähigkeit, schnell auf sich ändernde Prioritäten zu reagieren. Personal Assistant*innen sind oft das Rückgrat der Führungskraft, da sie für die Terminplanung, Reiseorganisation und die Verwaltung von Kommunikationskanälen verantwortlich sind.

Ein*e Personal Assistant*in sollte über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten verfügen, da sie als Schnittstelle zwischen der Führungskraft und internen sowie externen Partnern agieren. Diskretion und Vertraulichkeit sind ebenfalls unerlässlich, da sensible Informationen professionell gehandhabt werden müssen. Die Fähigkeit, unter Druck präzise und effizient zu arbeiten, ist eine weitere wichtige Eigenschaft.

Zusätzlich zu den organisatorischen Aufgaben übernimmt ein*e Personal Assistant*in häufig auch die Vorbereitung von Besprechungen, die Erstellung von Berichten und die Unterstützung bei Projekten. Ein gutes Verständnis für die Unternehmensstruktur und -kultur ist von Vorteil, um proaktiv Bedürfnisse zu erkennen und darauf zu reagieren.

Die besten Personal Assistant*innen sind selbstständig, vorausschauend und verfügen über ein starkes Zeitmanagement. Sie haben die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu jonglieren, während sie stets den Überblick behalten und höchste Qualität in ihrer Arbeit sicherstellen.

Anforderungen an eine*n Personal Assistant*in

• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Flexibilität
• Erfahrung in der Verwaltung von Kalendern und Reiseplänen
• Starke Kommunikationsfähigkeiten und die Fähigkeit, Informationen diskret zu behandeln
• Erfahrung im Umgang mit Office-Software und anderen relevanten Tools
• Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld unter Druck zu arbeiten und Prioritäten zu setzen

Mögliche Fragen für ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch

Operative und situative Fragen

• Wie organisieren Sie Ihren Tag, um sicherzustellen, dass alle Termine eingehalten werden?
• Können Sie ein Beispiel geben, wo Sie unter Druck eine schnelle Entscheidung treffen mussten?
• Wie gehen Sie mit einer unerwarteten Änderung im Zeitplan Ihrer Führungskraft um?
• Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie erfolgreich mehrere Projekte gleichzeitig verwaltet haben.
• Wie priorisieren Sie Aufgaben, wenn Sie mit mehreren dringenden Anfragen konfrontiert sind?

Rollenspezifische Fragen

• Welche Strategien nutzen Sie, um die Kommunikation zwischen Ihrer Führungskraft und anderen Abteilungen zu verbessern?
• Wie stellen Sie sicher, dass vertrauliche Informationen sicher verwaltet werden?
• Beschreiben Sie Ihre Erfahrung mit der Reiseorganisation für Führungskräfte.
• Welche Software und Tools verwenden Sie zur Verwaltung von Terminen und Aufgaben?
• Wie gehen Sie mit Feedback von Ihrer Führungskraft um, insbesondere wenn es um die Verbesserung Ihrer Arbeit geht?

Fragen zu Verhalten und Persönlichkeit

• Wie würden Sie Ihre Fähigkeit zur Problemlösung beschreiben?
• Was motiviert Sie in Ihrer Arbeit als Personal Assistant*in am meisten?
• Wie gehen Sie mit Stress um?
• Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie Ihre Kommunikationsfähigkeiten erfolgreich eingesetzt haben.
• Wie würden Ihre Kolleg*innen Ihre Teamfähigkeit beschreiben?

Wer sollte an einem Interview mit einem/einer Personal Assistant*in teilnehmen?

Idealerweise habe Sie einen mehrstufigen Interview-Prozess. In einem ersten kurzen Interview können die Kommunikationsfähigkeit sowie die generelle Eignung des Kandidaten geprüft werden. Hierzu reicht in der Regel die Teilnahme eines Recruiters. In weiteren Prozess-Schritten sollten neben dem Recruiter auch Vorgesetzte und Kollegen aus dem Fachbereich dabei sein, um die fachlichen Fähigkeiten des Kandidaten zu bewerten.

Die Organisation von Interview-Terminen kann mitunter sehr aufwändig sein und sich über einen längeren Zeitraum hinweg ziehen, was zu einer signifikanten Verlängerung der Time to Hire führen kann.

Mit OnApply automatisieren Sie die Terminfindung. Legen Sie Ihre eigene Verfügbarkeit, sowie die Verfügbarkeiten Ihrer Kollegen fest und machen den gesamten Planungsprozess um 50% schneller. So optimieren Sie den Bewerbungsprozess und konzentrieren sich auf das Wesentliche – die besten Talente.

Wie bewerte ich eine/n Bewerber/in direkt nach dem Interview?

Eine strukturierte Bewertung nach dem Interview ist entscheidend, um objektive und vergleichbare Entscheidungen zu treffen. Mit einer Scorecard lassen sich die wichtigsten Kriterien wie Fachkompetenz, kulturelle Passung und Soft Skills gezielt bewerten. Dabei wird jedem Kriterium eine Gewichtung und eine Punktzahl zugewiesen, um am Ende ein klares Gesamtbild zu erhalten. Mit OnApply können Sie solche Scorecards direkt im Tool abbilden, Bewertungen erfassen und so den Auswahlprozess effizient und transparent gestalten.