Was macht ein*e Dienstplaner*in und worauf müssen Sie achten?

Ein*e Dienstplaner*in ist verantwortlich für die Erstellung und Verwaltung von Dienstplänen in einem Unternehmen oder einer Organisation. Diese Rolle erfordert ein hohes Maß an Organisationstalent und die Fähigkeit, verschiedene Anforderungen und Präferenzen der Mitarbeiter*innen zu berücksichtigen, um einen reibungslosen Betriebsablauf zu gewährleisten.

Die Hauptaufgaben umfassen die Analyse des Personalbedarfs, die Optimierung der Ressourcennutzung und die Sicherstellung, dass gesetzliche und unternehmensspezifische Vorgaben eingehalten werden. Ein*e Dienstplaner*in arbeitet eng mit anderen Abteilungen zusammen, um sicherzustellen, dass der Personalbedarf für verschiedene Schichten und Aufgaben erfüllt wird.

In dieser Rolle ist es wichtig, flexibel und anpassungsfähig zu sein, da sich Anforderungen und Verfügbarkeiten schnell ändern können. Ein*e Dienstplaner*in muss über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten verfügen, um effektiv mit Mitarbeiter*innen und Management zu interagieren.

Darüber hinaus spielt die Nutzung von Planungssoftware eine entscheidende Rolle, um die Effizienz und Genauigkeit der Dienstpläne zu maximieren. Ein tiefes Verständnis für diese Technologien und die Fähigkeit, sie effektiv zu nutzen, sind für den Erfolg in dieser Position unerlässlich.

Anforderungen an eine*n Dienstplaner*in

• Erfahrung in der Erstellung und Verwaltung von Dienstplänen in einer dynamischen Umgebung.
• Kenntnisse in der Nutzung spezieller Planungssoftware und anderer relevanter IT-Tools.
• Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten zur effektiven Interaktion mit Mitarbeiter*innen und Management.
• Verständnis für arbeitsrechtliche Vorgaben und die Fähigkeit, diese in der Dienstplanung zu berücksichtigen.

Mögliche Fragen für ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch

Operative und situative Fragen

• Wie gehen Sie vor, wenn ein*e Mitarbeiter*in kurzfristig ausfällt und der Dienstplan angepasst werden muss?
• Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie einen komplexen Dienstplan erstellt haben. Welche Herausforderungen sind aufgetreten und wie haben Sie diese gelöst?
• Wie stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter*innen über ihre Dienstzeiten rechtzeitig informiert sind?
• Welche Schritte unternehmen Sie, um die Einhaltung von Arbeitszeitregelungen und gesetzlichen Anforderungen sicherzustellen?
• Wie gehen Sie mit unerwarteten Änderungen in der Personalverfügbarkeit um?

Rollenspezifische Fragen

• Welche Erfahrung haben Sie mit der Erstellung von Dienstplänen in einem schnelllebigen Umfeld?
• Mit welchen Software-Tools zur Dienstplanung sind Sie vertraut und wie setzen Sie diese ein?
• Wie gehen Sie mit Konflikten um, die durch Dienstpläne entstehen können?
• Wie priorisieren Sie verschiedene Anforderungen bei der Dienstplanerstellung?
• Welche Strategien verwenden Sie, um die Zufriedenheit der Mitarbeiter*innen mit ihren Dienstplänen zu erhöhen?

Fragen zu Verhalten und Persönlichkeit

• Wie würden Ihre bisherigen Kolleg*innen Ihre Arbeitsweise beschreiben?
• Was motiviert Sie, in einem Team zu arbeiten, das sich auf die Dienstplanung konzentriert?
• Wie gehen Sie mit Stress um, insbesondere wenn Sie mehrere dringende Aufgaben gleichzeitig bearbeiten müssen?
• Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie eine innovative Lösung für ein organisatorisches Problem gefunden haben.
• Was sind Ihre langfristigen beruflichen Ziele und wie passt diese Position in Ihre Pläne?

Wer sollte an einem Interview mit einem/einer Dienstplaner*in teilnehmen?

Idealerweise habe Sie einen mehrstufigen Interview-Prozess. In einem ersten kurzen Interview können die Kommunikationsfähigkeit sowie die generelle Eignung des Kandidaten geprüft werden. Hierzu reicht in der Regel die Teilnahme eines Recruiters. In weiteren Prozess-Schritten sollten neben dem Recruiter auch Vorgesetzte und Kollegen aus dem Fachbereich dabei sein, um die fachlichen Fähigkeiten des Kandidaten zu bewerten.

Die Organisation von Interview-Terminen kann mitunter sehr aufwändig sein und sich über einen längeren Zeitraum hinweg ziehen, was zu einer signifikanten Verlängerung der Time to Hire führen kann.

Mit OnApply automatisieren Sie die Terminfindung. Legen Sie Ihre eigene Verfügbarkeit, sowie die Verfügbarkeiten Ihrer Kollegen fest und machen den gesamten Planungsprozess um 50% schneller. So optimieren Sie den Bewerbungsprozess und konzentrieren sich auf das Wesentliche – die besten Talente.

Wie bewerte ich eine/n Bewerber/in direkt nach dem Interview?

Eine strukturierte Bewertung nach dem Interview ist entscheidend, um objektive und vergleichbare Entscheidungen zu treffen. Mit einer Scorecard lassen sich die wichtigsten Kriterien wie Fachkompetenz, kulturelle Passung und Soft Skills gezielt bewerten. Dabei wird jedem Kriterium eine Gewichtung und eine Punktzahl zugewiesen, um am Ende ein klares Gesamtbild zu erhalten. Mit OnApply können Sie solche Scorecards direkt im Tool abbilden, Bewertungen erfassen und so den Auswahlprozess effizient und transparent gestalten.