Was macht ein*e Verwaltungsangestellte* und worauf müssen Sie achten?

Die Rolle der Verwaltungsangestellten ist essenziell für die Organisation und Effizienz eines Unternehmens oder einer Behörde. Verwaltungsangestellte sind verantwortlich für die Unterstützung der Führungskräfte und Mitarbeiter durch die Bereitstellung administrativer und organisatorischer Dienstleistungen. Sie tragen dazu bei, dass der tägliche Betrieb reibungslos abläuft und dass wichtige Aufgaben termingerecht und effizient erledigt werden.

Zu den typischen Aufgaben einer Verwaltungsangestellten gehören die Bearbeitung von Korrespondenz, Terminplanung, Datenverwaltung und die Organisation von Meetings. Sie arbeiten häufig mit verschiedenen Abteilungen zusammen und sind ein zentraler Ansprechpartner für interne und externe Anfragen. Ihre Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen, ist entscheidend für den Erfolg ihrer Rolle.

Verwaltungsangestellte müssen über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten verfügen, sowohl schriftlich als auch mündlich, um effektiv mit Kollegen und Kunden zu interagieren. Sie sollten auch über gute IT-Kenntnisse verfügen, da viele Aufgaben die Nutzung von Softwareprogrammen und Datenbanken erfordern. Ein hohes Maß an Genauigkeit und Detailgenauigkeit ist ebenfalls notwendig, um sicherzustellen, dass alle administrativen Aufgaben korrekt ausgeführt werden.

Darüber hinaus sind Verwaltungsangestellte oft für die Verwaltung von Budgets und die Beschaffung von Materialien verantwortlich. Sie müssen daher über gute organisatorische Fähigkeiten und ein Verständnis für Finanzmanagement verfügen. Eine proaktive Einstellung und die Fähigkeit, Probleme zu lösen, sind ebenfalls wichtige Eigenschaften, die eine erfolgreiche Verwaltungsangestellte auszeichnen.

Anforderungen an eine*n Verwaltungsangestellte*

• Erfahrung in der administrativen Unterstützung von Büros oder Abteilungen.
• Fundierte Kenntnisse in der Nutzung von Bürosoftware und -anwendungen.
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu managen.
• Fähigkeit zur effektiven Kommunikation, sowohl schriftlich als auch mündlich.
• Kenntnisse im Finanz- und Budgetmanagement sind von Vorteil.

Mögliche Fragen für ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch

Operative und situative Fragen

• Können Sie ein Beispiel für eine Situation nennen, in der Sie mehrere Aufgaben gleichzeitig verwalten mussten? Wie sind Sie dabei vorgegangen?
• Beschreiben Sie eine Herausforderung, die Sie bei der Organisation eines großen Meetings hatten, und wie Sie diese gelöst haben.
• Wie gehen Sie mit unerwarteten Änderungen oder dringenden Anfragen um?
• Erzählen Sie uns von einem Fehler, den Sie in Ihrer administrativen Arbeit gemacht haben. Wie haben Sie ihn korrigiert?
• Wie priorisieren Sie Ihre Aufgaben, wenn Sie eine Vielzahl von Aufgaben gleichzeitig erhalten?

Rollenspezifische Fragen

• Welche Softwareprogramme und Tools verwenden Sie regelmäßig in Ihrer täglichen Arbeit als Verwaltungsangestellte?
• Wie gehen Sie mit Vertraulichkeit und sensiblen Informationen um?
• Was sind die wichtigsten organisatorischen Fähigkeiten, die eine Verwaltungsangestellte haben sollte?
• Wie stellen Sie sicher, dass alle administrativen Prozesse effizient ablaufen?
• Haben Sie Erfahrung in der Budgetverwaltung? Wenn ja, wie haben Sie dies in der Vergangenheit gehandhabt?

Fragen zu Verhalten und Persönlichkeit

• Wie würden Sie Ihre Fähigkeit zur Problemlösung beschreiben?
• Welche Eigenschaften machen Sie zu einer guten Teamplayerin?
• Wie gehen Sie mit Stress oder Drucksituationen um?
• Welche Rolle spielt Genauigkeit in Ihrer Arbeit und wie stellen Sie diese sicher?
• Was motiviert Sie in Ihrer Arbeit als Verwaltungsangestellte?

Wer sollte an einem Interview mit einem/einer Verwaltungsangestellte* teilnehmen?

Idealerweise habe Sie einen mehrstufigen Interview-Prozess. In einem ersten kurzen Interview können die Kommunikationsfähigkeit sowie die generelle Eignung des Kandidaten geprüft werden. Hierzu reicht in der Regel die Teilnahme eines Recruiters. In weiteren Prozess-Schritten sollten neben dem Recruiter auch Vorgesetzte und Kollegen aus dem Fachbereich dabei sein, um die fachlichen Fähigkeiten des Kandidaten zu bewerten.

Die Organisation von Interview-Terminen kann mitunter sehr aufwändig sein und sich über einen längeren Zeitraum hinweg ziehen, was zu einer signifikanten Verlängerung der Time to Hire führen kann.

Mit OnApply automatisieren Sie die Terminfindung. Legen Sie Ihre eigene Verfügbarkeit, sowie die Verfügbarkeiten Ihrer Kollegen fest und machen den gesamten Planungsprozess um 50% schneller. So optimieren Sie den Bewerbungsprozess und konzentrieren sich auf das Wesentliche – die besten Talente.

Wie bewerte ich eine/n Bewerber/in direkt nach dem Interview?

Eine strukturierte Bewertung nach dem Interview ist entscheidend, um objektive und vergleichbare Entscheidungen zu treffen. Mit einer Scorecard lassen sich die wichtigsten Kriterien wie Fachkompetenz, kulturelle Passung und Soft Skills gezielt bewerten. Dabei wird jedem Kriterium eine Gewichtung und eine Punktzahl zugewiesen, um am Ende ein klares Gesamtbild zu erhalten. Mit OnApply können Sie solche Scorecards direkt im Tool abbilden, Bewertungen erfassen und so den Auswahlprozess effizient und transparent gestalten.