Was macht ein*e Vorstandsassistent/-in und worauf müssen Sie achten?

Die Rolle eines/einer Vorstandsassistent/-in ist essentiell für die reibungslose Funktion des Vorstands. In dieser Position unterstützen Sie die Führungsspitze bei der Organisation von Meetings, der Kommunikation mit Stakeholdern und der Verwaltung vertraulicher Informationen. Ihre Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und effektive Zeitpläne zu erstellen, ist von entscheidender Bedeutung.

Als Vorstandsassistent/-in sind Sie das Bindeglied zwischen dem Vorstand und anderen Abteilungen sowie externen Partnern. Sie koordinieren Termine und Reisen, und sind verantwortlich für die Vorbereitung von Präsentationen und Berichten. Ihre Kommunikationsfähigkeiten sind hierbei von großer Bedeutung.

Eine weitere wichtige Aufgabe ist das Management von Projekten, die direkte Auswirkungen auf die strategischen Ziele des Unternehmens haben. Sie arbeiten eng mit anderen Führungskräften zusammen, um sicherzustellen, dass alle Projekte termingerecht abgeschlossen werden.

In dieser Rolle ist Diskretion von höchster Bedeutung, da Sie regelmäßig mit sensiblen Informationen arbeiten. Ihre Fähigkeit, in stressigen Situationen ruhig zu bleiben und schnelle Entscheidungen zu treffen, ist entscheidend für den Erfolg in dieser Position.

Anforderungen an eine*n Vorstandsassistent/-in

• Abgeschlossenes Studium im Bereich Wirtschaft, Verwaltung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise auf Vorstandsebene.
• Exzellente organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu verwalten.
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office und gängigen Projektmanagement-Tools.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch, weitere Sprachkenntnisse von Vorteil.

Mögliche Fragen für ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch

Operative und situative Fragen

• Wie organisieren Sie Ihre täglichen Aufgaben, um sicherzustellen, dass alle Fristen eingehalten werden?
• Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie erfolgreich mehrere Projekte gleichzeitig verwaltet haben.
• Wie gehen Sie mit kurzfristigen Änderungen in Ihrem Zeitplan um?
• Erzählen Sie von einem Projekt, bei dem Sie eine Schlüsselrolle gespielt haben, und wie Sie es zum Erfolg geführt haben.
• Wie stellen Sie sicher, dass vertrauliche Informationen geschützt bleiben?

Rollenspezifische Fragen

• Welche Erfahrungen haben Sie in der Unterstützung von Führungskräften auf Vorstandsebene gesammelt?
• Wie gehen Sie mit der Herausforderung um, die Anforderungen verschiedener Vorstandsmitglieder in Einklang zu bringen?
• Welche Strategien verwenden Sie, um effektive Kommunikationskanäle zwischen dem Vorstand und anderen Abteilungen zu etablieren?
• Wie stellen Sie sicher, dass alle Vorstandsmitglieder über relevante Informationen und Updates informiert sind?
• Erklären Sie, wie Sie in der Vergangenheit ein komplexes Meeting mit mehreren Teilnehmern organisiert haben.

Fragen zu Verhalten und Persönlichkeit

• Wie würden Sie Ihren Arbeitsstil beschreiben?
• Was motiviert Sie in Ihrer täglichen Arbeit?
• Wie gehen Sie mit Stresssituationen um?
• Welche Rolle spielt Teamarbeit für Sie und wie tragen Sie dazu bei?
• Wie reagieren Sie auf konstruktive Kritik?

Wer sollte an einem Interview mit einem/einer Vorstandsassistent/-in teilnehmen?

Idealerweise habe Sie einen mehrstufigen Interview-Prozess. In einem ersten kurzen Interview können die Kommunikationsfähigkeit sowie die generelle Eignung des Kandidaten geprüft werden. Hierzu reicht in der Regel die Teilnahme eines Recruiters. In weiteren Prozess-Schritten sollten neben dem Recruiter auch Vorgesetzte und Kollegen aus dem Fachbereich dabei sein, um die fachlichen Fähigkeiten des Kandidaten zu bewerten.

Die Organisation von Interview-Terminen kann mitunter sehr aufwändig sein und sich über einen längeren Zeitraum hinweg ziehen, was zu einer signifikanten Verlängerung der Time to Hire führen kann.

Mit OnApply automatisieren Sie die Terminfindung. Legen Sie Ihre eigene Verfügbarkeit, sowie die Verfügbarkeiten Ihrer Kollegen fest und machen den gesamten Planungsprozess um 50% schneller. So optimieren Sie den Bewerbungsprozess und konzentrieren sich auf das Wesentliche – die besten Talente.

Wie bewerte ich eine/n Bewerber/in direkt nach dem Interview?

Eine strukturierte Bewertung nach dem Interview ist entscheidend, um objektive und vergleichbare Entscheidungen zu treffen. Mit einer Scorecard lassen sich die wichtigsten Kriterien wie Fachkompetenz, kulturelle Passung und Soft Skills gezielt bewerten. Dabei wird jedem Kriterium eine Gewichtung und eine Punktzahl zugewiesen, um am Ende ein klares Gesamtbild zu erhalten. Mit OnApply können Sie solche Scorecards direkt im Tool abbilden, Bewertungen erfassen und so den Auswahlprozess effizient und transparent gestalten.