Was macht ein*e Schulsekretär*in und worauf müssen Sie achten?

Die Rolle als Schulsekretär*in ist essentiell für den reibungslosen Ablauf des Schulalltags. Sie sind das erste Gesicht, das Schüler*innen und Eltern beim Betreten der Schule sehen, und fungieren als wichtige Schnittstelle zwischen Lehrer*innen, Schüler*innen und der Schulverwaltung. Ihre Aufgaben sind vielfältig und reichen von der Verwaltung von Schülerakten über die Organisation von Terminen bis zur Unterstützung des Lehrpersonals bei administrativen Aufgaben.

Ein*e Schulsekretär*in ist verantwortlich für die Bearbeitung von Anfragen und die Weiterleitung von Informationen. Dies erfordert sowohl organisatorische Fähigkeiten als auch die Fähigkeit, in stressigen Situationen ruhig und effizient zu bleiben. Sie sind oft der erste Kontaktpunkt für externe Anfragen und müssen daher über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten verfügen.

In dieser Rolle ist es wichtig, einen Überblick über die täglichen Abläufe zu behalten und flexibel auf unvorhergesehene Ereignisse zu reagieren. Die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und Multitasking zu betreiben, ist entscheidend, um die vielfältigen Aufgaben effizient zu bewältigen. Zudem spielen Schulsekretär*innen eine entscheidende Rolle bei der Vorbereitung und Koordination von schulischen Veranstaltungen und Aktivitäten.

Integrität und Vertrauenswürdigkeit sind unerlässlich, da Schulsekretär*innen oft Zugang zu vertraulichen Informationen haben. Neben administrativen Aufgaben unterstützen sie die Schulleitung bei der Umsetzung von Schulrichtlinien und bieten eine wertvolle Unterstützung für das gesamte Schulteam.

Anforderungen an eine*n Schulsekretär*in

• Erfahrung in der Verwaltung und Organisation von Büroabläufen
• Fähigkeit zur Priorisierung und zum Multitasking in einem dynamischen Umfeld
• Exzellente Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten
• Kenntnisse in der Verwendung von Bürosoftware und Verwaltungstools
• Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen

Mögliche Fragen für ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch

Operative und situative Fragen

• Wie würden Sie vorgehen, wenn ein*e Schüler*in ohne Entschuldigung fehlt?
• Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie mehrere dringende Aufgaben gleichzeitig erledigen mussten. Wie haben Sie priorisiert?
• Wie würden Sie mit einer verärgerten Elternperson umgehen, die sich über eine Schulregel beschwert?
• Stellen Sie sich vor, der Drucker fällt mitten in einer wichtigen Druckaufgabe aus. Was tun Sie?
• Wie organisieren Sie Ihren Arbeitstag, um sicherzustellen, dass alle Aufgaben erledigt werden?

Rollenspezifische Fragen

• Welche Erfahrung haben Sie in der Verwaltung von Schülerakten und wie stellen Sie deren Genauigkeit sicher?
• Wie gehen Sie mit vertraulichen Informationen um, die Ihnen im Schulsekretariat anvertraut werden?
• Welche Tools oder Software verwenden Sie zur Verwaltung von Terminen und Aufgaben?
• Wie unterstützen Sie das Lehrpersonal in administrativen Belangen?
• Wie koordinieren Sie schulische Veranstaltungen und welche Schritte unternehmen Sie zur Vorbereitung?

Fragen zu Verhalten und Persönlichkeit

• Wie würden Sie Ihren Kommunikationsstil beschreiben?
• Was motiviert Sie, jeden Tag zur Arbeit zu kommen?
• Wie gehen Sie mit Stress und Frustration um?
• Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie kreativ ein Problem gelöst haben.
• Wie passen Sie sich an Veränderungen in Ihrem Arbeitsumfeld an?

Wer sollte an einem Interview mit einem/einer Schulsekretär*in teilnehmen?

Idealerweise habe Sie einen mehrstufigen Interview-Prozess. In einem ersten kurzen Interview können die Kommunikationsfähigkeit sowie die generelle Eignung des Kandidaten geprüft werden. Hierzu reicht in der Regel die Teilnahme eines Recruiters. In weiteren Prozess-Schritten sollten neben dem Recruiter auch Vorgesetzte und Kollegen aus dem Fachbereich dabei sein, um die fachlichen Fähigkeiten des Kandidaten zu bewerten.

Die Organisation von Interview-Terminen kann mitunter sehr aufwändig sein und sich über einen längeren Zeitraum hinweg ziehen, was zu einer signifikanten Verlängerung der Time to Hire führen kann.

Mit OnApply automatisieren Sie die Terminfindung. Legen Sie Ihre eigene Verfügbarkeit, sowie die Verfügbarkeiten Ihrer Kollegen fest und machen den gesamten Planungsprozess um 50% schneller. So optimieren Sie den Bewerbungsprozess und konzentrieren sich auf das Wesentliche – die besten Talente.

Wie bewerte ich eine/n Bewerber/in direkt nach dem Interview?

Eine strukturierte Bewertung nach dem Interview ist entscheidend, um objektive und vergleichbare Entscheidungen zu treffen. Mit einer Scorecard lassen sich die wichtigsten Kriterien wie Fachkompetenz, kulturelle Passung und Soft Skills gezielt bewerten. Dabei wird jedem Kriterium eine Gewichtung und eine Punktzahl zugewiesen, um am Ende ein klares Gesamtbild zu erhalten. Mit OnApply können Sie solche Scorecards direkt im Tool abbilden, Bewertungen erfassen und so den Auswahlprozess effizient und transparent gestalten.