Was macht ein*e Bereichsassistent*in und worauf müssen Sie achten?

Die Rolle der Bereichsassistenz ist eine zentrale Position in jedem Unternehmen, die darauf abzielt, die Effizienz und Organisation innerhalb eines bestimmten Bereichs oder Departments zu gewährleisten. Bereichsassistent*innen arbeiten eng mit Bereichsleiter*innen zusammen und unterstützen diese in administrativen und organisatorischen Aufgaben.

Zu den Hauptaufgaben gehören die Organisation von Meetings, die Verwaltung von Terminkalendern sowie die Koordination von Projekten innerhalb des Bereichs. Sie sind oft die erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen und stellen sicher, dass alle administrativen Prozesse reibungslos ablaufen.

Bereichsassistent*innen müssen über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten verfügen, da sie mit einer Vielzahl von Menschen interagieren müssen, darunter Führungskräfte, Mitarbeitende und externe Partner*innen. Ihre Rolle erfordert ein hohes Maß an Diskretion und Professionalität, insbesondere wenn es um vertrauliche Informationen geht.

Darüber hinaus ist ein hohes Maß an Flexibilität gefragt, da Bereichsassistent*innen oft in einem dynamischen Umfeld arbeiten, in dem Prioritäten schnell wechseln können. Ihre Fähigkeit, gut unter Druck zu arbeiten und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen, ist entscheidend für den Erfolg in dieser Rolle.

Anforderungen an eine*n Bereichsassistent*in

• Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften und in administrativen Aufgaben
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Detailgenauigkeit
• Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit gängiger Bürosoftware (z.B. MS Office)
• Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld unter Druck zu arbeiten

Mögliche Fragen für ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch

Operative und situative Fragen

• Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie mehrere Aufgaben gleichzeitig priorisieren mussten. Wie sind Sie vorgegangen?
• Wie gehen Sie mit kurzfristigen Änderungen im Terminkalender um, insbesondere wenn es um wichtige Meetings geht?
• Erzählen Sie von einem Projekt, das Sie koordiniert haben. Welche Herausforderungen mussten Sie bewältigen und wie haben Sie diese gelöst?
• Wie würden Sie auf eine unvorhergesehene Abwesenheit des Bereichsleiters oder der Bereichsleiterin reagieren?
• Geben Sie ein Beispiel dafür, wie Sie erfolgreich mit einem schwierigen Kunden oder einer schwierigen Kundin kommuniziert haben.

Rollenspezifische Fragen

• Welche Erfahrungen haben Sie in der Unterstützung von Führungskräften in einer ähnlichen Rolle gesammelt?
• Wie stellen Sie sicher, dass Sie immer über die wichtigsten Entwicklungen im Bereich informiert sind?
• Welche Methoden verwenden Sie, um sicherzustellen, dass alle administrativen Prozesse effizient ablaufen?
• Wie gehen Sie mit Vertraulichkeit und sensiblen Informationen um?
• Welche Tools oder Software nutzen Sie zur Organisation von Aufgaben und Terminen?

Fragen zu Verhalten und Persönlichkeit

• Wie würden Sie Ihren Arbeitsstil beschreiben?
• Wie motivieren Sie sich selbst, wenn Sie mit einer monotonen Aufgabe konfrontiert werden?
• Was tun Sie, um Ihre Kommunikationsfähigkeiten stetig zu verbessern?
• Welche Werte sind Ihnen in einem Team besonders wichtig?
• Wie gehen Sie mit Stress in einem schnelllebigen Arbeitsumfeld um?

Wer sollte an einem Interview mit einem/einer Bereichsassistent*in teilnehmen?

Idealerweise habe Sie einen mehrstufigen Interview-Prozess. In einem ersten kurzen Interview können die Kommunikationsfähigkeit sowie die generelle Eignung des Kandidaten geprüft werden. Hierzu reicht in der Regel die Teilnahme eines Recruiters. In weiteren Prozess-Schritten sollten neben dem Recruiter auch Vorgesetzte und Kollegen aus dem Fachbereich dabei sein, um die fachlichen Fähigkeiten des Kandidaten zu bewerten.

Die Organisation von Interview-Terminen kann mitunter sehr aufwändig sein und sich über einen längeren Zeitraum hinweg ziehen, was zu einer signifikanten Verlängerung der Time to Hire führen kann.

Mit OnApply automatisieren Sie die Terminfindung. Legen Sie Ihre eigene Verfügbarkeit, sowie die Verfügbarkeiten Ihrer Kollegen fest und machen den gesamten Planungsprozess um 50% schneller. So optimieren Sie den Bewerbungsprozess und konzentrieren sich auf das Wesentliche – die besten Talente.

Wie bewerte ich eine/n Bewerber/in direkt nach dem Interview?

Eine strukturierte Bewertung nach dem Interview ist entscheidend, um objektive und vergleichbare Entscheidungen zu treffen. Mit einer Scorecard lassen sich die wichtigsten Kriterien wie Fachkompetenz, kulturelle Passung und Soft Skills gezielt bewerten. Dabei wird jedem Kriterium eine Gewichtung und eine Punktzahl zugewiesen, um am Ende ein klares Gesamtbild zu erhalten. Mit OnApply können Sie solche Scorecards direkt im Tool abbilden, Bewertungen erfassen und so den Auswahlprozess effizient und transparent gestalten.