Was macht ein*e Family-Officer*in und worauf müssen Sie achten?

Ein*e Family-Officer*in ist verantwortlich für die umfassende Betreuung und Verwaltung der finanziellen, rechtlichen und administrativen Angelegenheiten einer Familie oder eines Familienunternehmens. Diese Rolle erfordert ein hohes Maß an Diskretion, Organisation und Fachwissen in den Bereichen Vermögensverwaltung, Steuerplanung und Familienrecht.

Die Hauptaufgaben umfassen die Verwaltung von Investitionen, die Planung und Durchführung von Budgetstrategien sowie die Überwachung von rechtlichen und steuerlichen Angelegenheiten. Ein*e Family-Officer*in arbeitet eng mit anderen Fachleuten wie Anwälten, Steuerberatern und Vermögensverwaltern zusammen, um sicherzustellen, dass alle Aspekte der Familienangelegenheiten effizient und effektiv gehandhabt werden.

Ein weiterer wichtiger Aspekt der Rolle ist die Unterstützung bei der Nachfolgeplanung und der Sicherstellung, dass das Vermögen der Familie für zukünftige Generationen erhalten bleibt. Dies kann die Einrichtung von Trusts, die Planung von Erbschaftsstrategien und die Beratung bei philanthropischen Aktivitäten umfassen.

Darüber hinaus ist ein*e Family-Officer*in oft auch in die persönliche Betreuung der Familienmitglieder involviert, indem sie als Ansprechpartner*in für alle finanziellen und rechtlichen Anliegen fungiert und bei der Organisation von Familienveranstaltungen oder der Verwaltung von Immobilien hilft.

Anforderungen an eine*n Family-Officer*in

• Abgeschlossenes Studium im Bereich Wirtschaft, Recht oder Finanzen.
• Mehrjährige Erfahrung in der Vermögensverwaltung oder im Familienmanagement.
• Umfassende Kenntnisse im Steuer- und Erbrecht.
• Fähigkeit zur Verwaltung komplexer finanzieller und rechtlicher Strukturen.
• Hervorragende Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten.

Mögliche Fragen für ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch

Operative und situative Fragen

• Können Sie ein Beispiel nennen, in dem Sie erfolgreich eine komplexe Vermögensstruktur verwaltet haben?
• Wie gehen Sie mit einer Situation um, in der Sie widersprüchliche Anweisungen von verschiedenen Familienmitgliedern erhalten?
• Beschreiben Sie eine Herausforderung, der Sie bei der Planung von Familienvermögensstrategien gegenüberstanden, und wie Sie diese bewältigt haben.
• Wie stellen Sie sicher, dass alle rechtlichen und steuerlichen Anforderungen für die Familie stets erfüllt werden?
• Haben Sie Erfahrung in der Verwaltung von Immobilienportfolios? Falls ja, können Sie ein konkretes Beispiel geben?

Rollenspezifische Fragen

• Wie gehen Sie mit der sensiblen Natur der Daten und Informationen um, die Sie in Ihrer Rolle als Family-Officer*in verwalten?
• Welche Strategien verwenden Sie, um sicherzustellen, dass die Vermögenswerte der Familie optimal verwaltet werden?
• Wie koordinieren Sie die Arbeit mit anderen Fachleuten, um die umfassenden Bedürfnisse der Familie zu erfüllen?
• Können Sie Ihre Erfahrung in der Nachfolgeplanung erläutern?
• Wie unterstützen Sie Familien bei ihrer langfristigen philanthropischen Planung?

Fragen zu Verhalten und Persönlichkeit

• Wie würden Sie Ihren Arbeitsstil beschreiben, und wie passt dieser zu der Rolle eines*einer Family-Officer*in?
• Was motiviert Sie in der Arbeit mit Familien und deren komplexen Bedürfnissen?
• Wie gehen Sie mit Stress und Druck um, insbesondere wenn mehrere dringende Aufgaben gleichzeitig anfallen?
• Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie ein hohes Maß an Diskretion bewahren mussten.
• Wie stellen Sie sicher, dass Sie stets auf dem neuesten Stand der rechtlichen und steuerlichen Entwicklungen bleiben?

Wer sollte an einem Interview mit einem/einer Family-Officer*in teilnehmen?

Idealerweise habe Sie einen mehrstufigen Interview-Prozess. In einem ersten kurzen Interview können die Kommunikationsfähigkeit sowie die generelle Eignung des Kandidaten geprüft werden. Hierzu reicht in der Regel die Teilnahme eines Recruiters. In weiteren Prozess-Schritten sollten neben dem Recruiter auch Vorgesetzte und Kollegen aus dem Fachbereich dabei sein, um die fachlichen Fähigkeiten des Kandidaten zu bewerten.

Die Organisation von Interview-Terminen kann mitunter sehr aufwändig sein und sich über einen längeren Zeitraum hinweg ziehen, was zu einer signifikanten Verlängerung der Time to Hire führen kann.

Mit OnApply automatisieren Sie die Terminfindung. Legen Sie Ihre eigene Verfügbarkeit, sowie die Verfügbarkeiten Ihrer Kollegen fest und machen den gesamten Planungsprozess um 50% schneller. So optimieren Sie den Bewerbungsprozess und konzentrieren sich auf das Wesentliche – die besten Talente.

Wie bewerte ich eine/n Bewerber/in direkt nach dem Interview?

Eine strukturierte Bewertung nach dem Interview ist entscheidend, um objektive und vergleichbare Entscheidungen zu treffen. Mit einer Scorecard lassen sich die wichtigsten Kriterien wie Fachkompetenz, kulturelle Passung und Soft Skills gezielt bewerten. Dabei wird jedem Kriterium eine Gewichtung und eine Punktzahl zugewiesen, um am Ende ein klares Gesamtbild zu erhalten. Mit OnApply können Sie solche Scorecards direkt im Tool abbilden, Bewertungen erfassen und so den Auswahlprozess effizient und transparent gestalten.