Was macht ein*e Projektcontroller*in und worauf müssen Sie achten?

Die Rolle eines*einer Projektcontroller*in ist entscheidend für den finanziellen Erfolg und die effiziente Durchführung von Projekten innerhalb eines Unternehmens. Diese Fachkraft überwacht die Finanzplanung, analysiert Budgetabweichungen und berichtet über die finanzielle Gesundheit von Projekten. Durch enge Zusammenarbeit mit Projektmanager*innen stellt der*die Projektcontroller*in sicher, dass Projekte im Rahmen des Budgets und der Zeitvorgaben abgeschlossen werden.

Ein*e Projektcontroller*in entwickelt und implementiert auch Systeme zur Kostenerfassung und -kontrolle. Diese Systeme helfen dabei, Ausgaben in Echtzeit zu überwachen und sicherzustellen, dass alle finanziellen Ressourcen optimal genutzt werden. Der*Die Projektcontroller*in ist auch verantwortlich für die Erstellung und Analyse von Finanzberichten, die als Entscheidungsgrundlage für das Management dienen.

Die Rolle erfordert ein hohes Maß an Genauigkeit und Detailorientierung, da Fehler in der Finanzplanung oder Berichterstattung erhebliche Auswirkungen auf das Unternehmen haben können. Projektcontroller*innen müssen über ausgeprägte analytische Fähigkeiten verfügen und in der Lage sein, komplexe finanzielle Daten verständlich zu präsentieren.

Zudem ist der*die Projektcontroller*in oft in die strategische Planung involviert, um zukünftige Projekte besser zu planen und zu steuern. Eine gute Kommunikation und die Fähigkeit, mit verschiedenen Abteilungen zusammenzuarbeiten, sind entscheidend, um die Projektziele zu erreichen und den Erfolg sicherzustellen.

Anforderungen an eine*n Projektcontroller*in

• Abgeschlossenes Studium in Betriebswirtschaft, Finanzwesen oder einem verwandten Bereich
• Mehrjährige Erfahrung im Projektcontrolling oder in einer ähnlichen Position
• Fundierte Kenntnisse in Finanzplanung und -analyse
• Sicherer Umgang mit ERP-Systemen und gängiger Finanzsoftware
• Hervorragende analytische Fähigkeiten und ein ausgeprägtes Zahlenverständnis

Mögliche Fragen für ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch

Operative und situative Fragen

• Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie ein Projektbudget erfolgreich überwacht und optimiert haben. Was war Ihre Herangehensweise?
• Wie gehen Sie vor, wenn Sie feststellen, dass ein Projekt die geplanten Kosten übersteigt?
• Erzählen Sie von einem Projekt, bei dem Sie Finanzberichte erstellt haben. Wie haben Sie die Daten gesammelt und präsentiert?
• Wie stellen Sie sicher, dass die Projektausgaben im Einklang mit den Unternehmenszielen stehen?
• Welche Methoden verwenden Sie, um Risiken in Projekten zu identifizieren und zu mindern?

Rollenspezifische Fragen

• Welche Erfahrungen haben Sie mit der Implementierung von Kostenüberwachungs- und Berichtssystemen?
• Wie integrieren Sie finanzielle Kennzahlen in die strategische Planung von Projekten?
• Was sind Ihrer Meinung nach die wichtigsten KPIs für die Rolle eines*einer Projektcontroller*in?
• Wie gehen Sie mit Interessenkonflikten zwischen finanziellen Anforderungen und Projektzielen um?
• Welche Erfahrungen haben Sie in der Zusammenarbeit mit internationalen Projektteams?

Fragen zu Verhalten und Persönlichkeit

• Wie würden Ihre Kolleg*innen Ihre Arbeitsweise beschreiben?
• Was motiviert Sie in Ihrer täglichen Arbeit als Projektcontroller*in?
• Wie gehen Sie mit Stress und Druck um, insbesondere bei der Arbeit mit engen Fristen?
• Welcher Aspekt Ihrer Persönlichkeit hilft Ihnen am meisten in Ihrer Rolle?
• Wie bleiben Sie in einem sich ständig verändernden Umfeld flexibel und anpassungsfähig?

Wer sollte an einem Interview mit einem/einer Projektcontroller*in teilnehmen?

Idealerweise habe Sie einen mehrstufigen Interview-Prozess. In einem ersten kurzen Interview können die Kommunikationsfähigkeit sowie die generelle Eignung des Kandidaten geprüft werden. Hierzu reicht in der Regel die Teilnahme eines Recruiters. In weiteren Prozess-Schritten sollten neben dem Recruiter auch Vorgesetzte und Kollegen aus dem Fachbereich dabei sein, um die fachlichen Fähigkeiten des Kandidaten zu bewerten.

Die Organisation von Interview-Terminen kann mitunter sehr aufwändig sein und sich über einen längeren Zeitraum hinweg ziehen, was zu einer signifikanten Verlängerung der Time to Hire führen kann.

Mit OnApply automatisieren Sie die Terminfindung. Legen Sie Ihre eigene Verfügbarkeit, sowie die Verfügbarkeiten Ihrer Kollegen fest und machen den gesamten Planungsprozess um 50% schneller. So optimieren Sie den Bewerbungsprozess und konzentrieren sich auf das Wesentliche – die besten Talente.

Wie bewerte ich eine/n Bewerber/in direkt nach dem Interview?

Eine strukturierte Bewertung nach dem Interview ist entscheidend, um objektive und vergleichbare Entscheidungen zu treffen. Mit einer Scorecard lassen sich die wichtigsten Kriterien wie Fachkompetenz, kulturelle Passung und Soft Skills gezielt bewerten. Dabei wird jedem Kriterium eine Gewichtung und eine Punktzahl zugewiesen, um am Ende ein klares Gesamtbild zu erhalten. Mit OnApply können Sie solche Scorecards direkt im Tool abbilden, Bewertungen erfassen und so den Auswahlprozess effizient und transparent gestalten.